從一份移交清冊(cè)談企業(yè)內(nèi)控建設(shè)

陳筱薇

摘要：文章通過(guò)一起司法會(huì)計(jì)鑒定案件得到了幾點(diǎn)啟示，一是財(cái)會(huì)人員離職須按照相關(guān)規(guī)定履行離職手續(xù)；二是加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，嚴(yán)格審核批準(zhǔn)程序；三是須杜絕讓財(cái)會(huì)人員以個(gè)人名義開(kāi)立賬戶(hù)；四是不僅要加強(qiáng)事中控制和事后控制，還要做到任何工作“留痕”可追溯。

關(guān)鍵詞：司法鑒定；規(guī)范操作；內(nèi)部控制

一、案例

（一）案情介紹

2012年9月26日，某鑒定機(jī)構(gòu)接到了海口市公安局某分局的司法會(huì)計(jì)鑒定委托，對(duì)海南XX工程有限公司原出納員顏某涉嫌侵占公司資金24萬(wàn)余元的財(cái)務(wù)事實(shí)進(jìn)行司法會(huì)計(jì)鑒定。

新騰集團(tuán)是一家以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、建筑施工、舊城改造項(xiàng)目、物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理于一體的綜合性大型企業(yè)。海南XX工程有限公司是新騰集團(tuán)下屬分公司。集團(tuán)公司為了更好的管理下屬企業(yè)，同時(shí)保證下屬企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，規(guī)定其下屬分公司的工資、資金及各項(xiàng)費(fèi)用由下屬公司向集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部出納員借支，報(bào)支后再拿單據(jù)向集團(tuán)公司沖銷(xiāo)。

根據(jù)案發(fā)單位介紹：顏某2012年4月應(yīng)聘為該公司出納員，2012年7月與公司簽訂勞動(dòng)合同，2012年9月離職，并辦理了移交手續(xù)。公司在顏某離職后發(fā)現(xiàn)，她在離職前隱瞞了向新騰集團(tuán)2012年9月領(lǐng)取的300，000.00元的事實(shí)，并在出納交接清單上弄虛作假，以虛假平衡掩蓋上述財(cái)務(wù)事實(shí)。顏某涉嫌侵占公司資金。

（二）案情分析

1. 顏某在新騰集團(tuán)財(cái)務(wù)部出納員林某處9月份一共借款2次，作為新興公司日常所需費(fèi)用：

（1）2012年9月14日借款289，136.04元。

（2）2012年9月19日借款300，000.00元。

以上共計(jì)人民幣（本報(bào)告幣種均為人民幣）589，136.04元。

2. 2012年9月底由顏某整理的《出納交接清單》，主要數(shù)據(jù)如下：

（1）進(jìn)（款）部分：向集團(tuán)公司出納林某借款289，136.04元，出租車(chē)輛36，960.00元，林總報(bào)銷(xiāo)回款4，599.00元，其他30，000.00元，合計(jì)360，695.04元。

（2）出（款）部分：待審單據(jù)96，351.90元，借出116，239.00元，待簽單據(jù)103，626.14元，零錢(qián)5，235.00元，現(xiàn)金其他支出30，000.00元，伙食9，243.00元，合計(jì)360，695.04元。

（3）接交人李某（新上任的出納）、移交人顏某、監(jiān)交人辦公室主任陳某在交接清單上分別簽名。

3. 2012年9月底在顏某離職幾天后新上任的出納李某到新騰集團(tuán)財(cái)務(wù)部報(bào)賬，總部出納林某稱(chēng)顏某尚有借款未清，于是根據(jù)顏某的報(bào)銷(xiāo)憑證重新核對(duì)，經(jīng)過(guò)相關(guān)人員、賬簿記錄和其他證據(jù)的仔細(xì)調(diào)查，經(jīng)司法鑒定，最后確認(rèn)的事實(shí)如下：

（1）截至2012年9月顏某離職之日尚有244，280.04元未移交。

（2）移交清單中隱瞞了顏某向總部新騰集團(tuán)財(cái)務(wù)部借款300，000.00元的財(cái)務(wù)事實(shí)。

（3）其所列支出360，695.04元部分屬虛列，因未有明確的報(bào)銷(xiāo)憑證作支撐。

4. 顏某作為新騰集團(tuán)下屬公司的出納員，移交時(shí)未有上級(jí)財(cái)務(wù)部的相關(guān)人員參與，其制作的交接清單在接交人李某、辦公室主任陳某不知辦理移交程序的情況下簽了名，其過(guò)程未依據(jù)實(shí)際的報(bào)銷(xiāo)憑證，甚至連實(shí)際移交現(xiàn)金都未表明，其支出事項(xiàng)及金額是顏某為平衡賬項(xiàng)而虛列的，因此，經(jīng)司法鑒定，認(rèn)定為無(wú)效移交。

我們?cè)賮?lái)看看這個(gè)過(guò)程：一個(gè)小姑娘，應(yīng)聘到一家公司做出納。幾個(gè)月以后，在公司總部借了30萬(wàn)，然后大大方方地辦好了交接手續(xù)，帶著20多萬(wàn)人間蒸發(fā)。

二、啟示點(diǎn)評(píng)

1. 《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第二十五條 會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作全部移交給接替人員。沒(méi)有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第二十八條會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般會(huì)計(jì)人員交接，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交；會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員交接，由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)交，必要時(shí)可由上級(jí)主管部門(mén)派人會(huì)同監(jiān)交。

此案中，顏某作為出納人員，應(yīng)該按照一般會(huì)計(jì)人員交接的要求進(jìn)行。這不僅是出納員應(yīng)盡的職責(zé)，也是分清交接雙方責(zé)任的決定性的舉措，同時(shí)辦好交接手續(xù)是企業(yè)內(nèi)部控制手段中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。鑒于目前很多中小企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)工作的重視程度不夠，人員配備不足的情況，我們假定這家公司沒(méi)有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，只有簡(jiǎn)單的記賬會(huì)計(jì)和出納，那么在出納離職交接的時(shí)候，監(jiān)交人應(yīng)該是該單位的領(lǐng)導(dǎo)人（即該單位法律責(zé)任的承擔(dān)者），而不是辦公室主任；或者由集團(tuán)總部派人會(huì)同監(jiān)交。特別是在新上任的出納沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)、辦公室主任又不懂財(cái)務(wù)知識(shí)的情況下，這樣的交接手續(xù)完全是走過(guò)場(chǎng)的形式主義，才會(huì)造成在移交清冊(cè)上甚至連實(shí)際移交現(xiàn)金都未表明的不可思議的現(xiàn)象。

如果單位負(fù)責(zé)人不太懂財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面的知識(shí)，對(duì)交接工作需要注意的事項(xiàng)了解甚少，加之工作繁忙，難以全過(guò)程參與會(huì)計(jì)人員的交接；集團(tuán)總部也由于種種原因派不出人員參與，甚至被當(dāng)事人利用某個(gè)時(shí)間差（如領(lǐng)導(dǎo)出差）的機(jī)會(huì)舞弊，還有另外一個(gè)辦法解決這個(gè)問(wèn)題。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員離任的監(jiān)交可由單位負(fù)責(zé)人委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所協(xié)助監(jiān)交。

2. 目前，企業(yè)集團(tuán)公司對(duì)于下屬企業(yè)的資金管控，常見(jiàn)的模式有統(tǒng)收統(tǒng)支、撥付備用金、資金結(jié)算中心、內(nèi)部銀行和財(cái)務(wù)公司模式。五種模式各有利弊。其中，統(tǒng)收統(tǒng)支、撥付備用金這兩種模式適用于企業(yè)規(guī)模較小，業(yè)務(wù)相對(duì)單一，非獨(dú)立核算的分公司等分支機(jī)構(gòu)為主要成員的企業(yè)集團(tuán)；而大型的多元化經(jīng)營(yíng)的母子公司框架下的企業(yè)集團(tuán)多采用資金結(jié)算中心，內(nèi)部銀行和財(cái)務(wù)公司模式。

本案中的新騰集團(tuán)及其下屬分公司所采用正是常見(jiàn)的撥付備用金模式。這種模式簡(jiǎn)單、靈活、易于操作，有利于績(jī)效考評(píng)，其最大的缺點(diǎn)是由于給了下屬企業(yè)一定的資金使用的自由支配權(quán)，一旦企業(yè)的資金計(jì)劃、預(yù)算的監(jiān)督管理工作不到位，資金的安全性就不能得到充分的保障。不幸的是，本案中的集團(tuán)公司和下屬企業(yè)的內(nèi)部管理控制完全失效，不僅僅是內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)缺陷，內(nèi)部控制制度的運(yùn)行缺陷更是顯而易見(jiàn)的。

撥付備用金模式有一個(gè)非常重要的特點(diǎn)，就是集團(tuán)公司要提前合理地編制各下屬企業(yè)的資金預(yù)算，按照一定的期限核定所需求的資金數(shù)額且嚴(yán)格執(zhí)行。這個(gè)期限通常可以是一個(gè)月。在本案中我們可以看到，該公司出納顏某在9月份一共借款兩次，分別是9月14日借款289，136.04元，9月19日借款300，000.00元，共計(jì)589，136.04元。超過(guò)了集團(tuán)公司原本規(guī)定的備用金限額，使得顏某有了可乘之機(jī)。

撥付備用金模式由于給了下屬企業(yè)一定的資金自主權(quán)，因此在資金的使用上必須嚴(yán)格限定在集團(tuán)規(guī)定的現(xiàn)金支出范圍和支出標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，且必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核批準(zhǔn)。而此案中，顏某所提供的諸多原始憑證中，經(jīng)司法鑒定，有大量的未經(jīng)審核的或手續(xù)不齊全或弄虛作假的單據(jù)。另外，出納人員權(quán)限過(guò)大，缺乏有效制約，印章監(jiān)管形同虛設(shè)等等，千里之堤，毀于蟻穴，這些日常混亂的財(cái)務(wù)活動(dòng)缺乏相應(yīng)的甚至是基本的財(cái)務(wù)監(jiān)督進(jìn)一步為公司最終的損失埋下隱患。

3. 無(wú)論是2006年1月1日起開(kāi)始實(shí)施并沿用至今的原《公司法》的第172條，還是于2013年12月28日第十二屆全國(guó)人大常委會(huì)第六次會(huì)議通過(guò)修訂并與2014年3月1日起施行的新《公司法》第171條，均有一條相同的明文規(guī)定，“對(duì)公司資產(chǎn)，不得以任何個(gè)人名義開(kāi)立賬戶(hù)存儲(chǔ)”。

根據(jù)《人民幣銀行結(jié)算賬戶(hù)管理辦法》第三條第一款規(guī)定，單位銀行結(jié)算賬戶(hù)按用途分為基本存款賬戶(hù)、一般存款賬戶(hù)、專(zhuān)用存款賬戶(hù)、臨時(shí)存款賬戶(hù)。

在實(shí)踐中，很多企業(yè)為了轉(zhuǎn)賬、支取現(xiàn)金方便，往往讓出納人員以個(gè)人名義開(kāi)立賬戶(hù)作為“公用”，且不說(shuō)這樣做本身就是一種違法違紀(jì)行為，同時(shí)也隱藏著巨大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本案中，出納人員顏某正是利用了這一點(diǎn)，輕松攜款潛逃。

4. 2008年6月28日，國(guó)家五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》。其中，不相容職務(wù)的相互分離控制、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、信息與溝通等手段都給了我們對(duì)于如何加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)控非常具體且行之有效的方法和指導(dǎo)。企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，我們?cè)谶@里只強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)。事中控制和事后控制固然非常重要，防患于未然更是應(yīng)該引起我們的高度重視。本案中，顏某事發(fā)之后不知所蹤，也在一定程度上暴露了該企業(yè)在人員招聘上存在著問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：海南政法職業(yè)學(xué)院）