淺析甘肅省食藥系統科研經費財務管理精細化

■/滕 蕾 雷 虹

甘肅省食藥系統（以下簡稱“系統”）自成立以來，一直擔負食品藥品技術監督、承擔實驗方法研究和建立、標準制訂和完善、標準物質研制和開發、質量評價技術體系建立和提高、應對公共突發事件技術支持以及培養專業人才重任。2014年，中央巡視組巡視報告中列示“科研單位的科研經費管理均存在問題”的結論，系統高度重視科研經費合法合規的管理問題，以“精細化財務管理視角下甘肅省食藥系統科研經費管理研究”視角進行立項，進一步規范系統科研項目資金管理機制，加強科研資金風險防控建設。

一、系統科研經費管理概況

2014年以來，系統努力實施“科研興檢”戰略、全面提升科技水平，科研工作量逐年增加，趨勢見圖1。

圖1 系統2014-2017年度科研項目工作趨勢圖

目前系統省本級和各下屬單位經費由省局財務部門總盤管理及劃撥，下屬單位財務部門以“多口進，單口出”的模式負責本單位財務收支活動。具體到相關管理部門工作職能分布見圖2。

圖2 系統科研項目管理工作職能分布圖

在明確工作職能的大前提下，各單位科研經費管理隸屬于專項資金大類進行管理，具體按照參與部門的職能劃分管理職責，如：科研管理部門牽頭組織制定本單位科研管理辦法并負責組織實施；財務部門負責科研經費的日常收支核算工作；項目組負責科研項目的運行、進度、項目預算的編制以及科研經費使用控制等。

二、系統科研經費運行管理現狀

（一）存在的問題

鑒于行業科研資金有其獨特之處，我們認真總結了系統科研項目特點：涉及面廣，民生項目多，公益性強，精細度要求高，研究周期長，資金管控難度大等等。實際運行過程中也發現不少問題。

1.項目籌備階段--科研資金的預算環節。

通過對管理部門調研了解到，項目組人員財務知識局限，預算觀念不強，普遍認為項目申請書中預算的編報只是爭取科研經費的一道手續；經費到位使用過程中，多未結合實際可研進度制定資金使用計劃，工作是自控的、資金使用是隨機的；管理部門無法結合需求動態督導項目進度，導致后續服務較為混亂，諸多課題組均出現過變更或調整預算情況。

自籌備期開始，科研項目相關資料均應納入檔案管理范圍，包括預算調研、費用測算方案等等，避免資料丟失、整理歸類不到位、資料被私自篡改、泄密風險。實際工作中部分單位存在科研項目資料管理不健全現象。

2.規劃階段--科研經費的分配環節。

（1）各項目資金規模缺乏考量。按照相關規定，項目申請依據每年特定科研領域與項目的申請指南，重點傾斜國家重大需求項目，立題角度、科研質量優劣、研究周期與科研經費規模的分配沒有具體、詳實的標準和考量。

（2）配套資金落實困難。據了解，系統2014年以來承接的科研課題配套資金全部到位率非常之低。主要原因還是項目組對專項資金認知不足，個別項目申報時可能存在提高立項成功率、虛增科研規模行為，后期在課題執行過程中，表現為配套資金到位不及時、到位率低甚至不提供配套，用課題占用的房屋、儀器設備原值、水電暖、耗材等列入配套的做法來彌補。

3.執行階段--科研經費的支出環節。

以系統某一部門級課題為例，它是2016年批準立項，立項當年全額預撥科研經費20萬元，此項目周期為2年，該項目實際支出明細見表1：

表1 項目支出明細表

表中，外協費所占比例最大為50%，其次是實驗測試費用45.75%，材料費只占1.15%，依據該單位參照《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》規定之“間接費用實行總額控制，500萬元及以下部分為20%，用于支付管理費及績效等”條款要求，該項目明確應該列支的管理費為0，資源占用為0，設備費為0，項目鑒定費為0，與常理不符，支出結構存在問題。

調研中還發現部分項目存在科研經費使用與項目實際進度不相符，存在前松后緊或結題時突擊花錢現象，說明對科研經費的過程管理缺乏科學控制，預算、核算管控方式存在問題。

4.完成階段——科研經費的結算環節。

（1）未結題項目過多。以下屬單位為例，2014-2017年的承擔的29個科研項目具體結題情況見圖3。

圖3 2014-2017年度科研項目結題情況統計圖

這種現象長期存在必然導致大量閑置資金沉淀，也掩蓋了實際支出過程中存在的不合規問題，應及時提醒所屬單位關注，視情況分類展開督導，及時結項結題。

（2）績效評價指標不明晰。系統科研經費效益評價包括經濟效益、技術效益和社會效益三方面，評價以獲批準項目的“立項申請書”、“技術開發合同”為主要依據，目前對完成技術效果、社會效益評價以定性要求居多，具體操作過程中缺乏公正、公平、明晰性。

（3）科研資產管理缺位。課題組購置的科研固定資產，結題后大部分單位沒有對這部分資產采取有效管理措施，制度上也沒有就其使用范圍窄、專業領域特定、使用期限較短的特殊性完善相應規定，多采取跟單位的其他固定資產同樣的管理方式，無法實現資源共享、循環利用，造成科研經費的浪費，降低科研經費的使用效率。

（二）原因分析

1.管理流程存在斷點。

通過查閱項目資料、對業務流程跟蹤調研，發現所屬單位項目管理部門間存在“各司其職”現象：科研管理部門注重組織申報、爭取項目數量和規模，資金管理部門側重于收支合規合法，項目組注重科研質量和進度，整個過程中采購部門、紀檢參與較少，項目、經費、合同三方管理銜接不夠緊密，忽略了項目進度推進、流程管理、經費使用及預期效益的管理，總體沒有形成完整、統一、協調、聯系機制，往往多在收支合理性、結題決算環節出現問題。

2.內部審計環節缺失。

根據相關內審條例規定，系統內部審計是指系統內部審計機構和審計人員對本系統、本單位實施的一種獨立客觀的監督、評價和咨詢活動，通過運用系統、規范的方法，審查和評價業務活動、內部控制和風險管理的適當性和有效性，以促進單位完善治理，提升管理水平和服務能力。通過對資金管理資料和審計頻率調研，發現對科研項目資金內審及監管沒有專門的、專業的綜合監管部門，導致相應研發階段無法結合科研資金專項管理要求開展事前項目預算及對外協單位資質、能力選定、外協費用預算、合同簽訂的審定、事中資金使用進度及采購等安全審核、事后資金使用效益綜合監督，各相關職能部門缺乏有效手段，只能是馬路警察各管一段，常態化監管模式缺失，所以發現問題多在項目成果評審環節，沒有整改機會。

3.財務管理職能弱化。

通過財務部門數據和圖表的綜合分析，可以看出由于相關制度不完善，相關政策宣貫、專業知識培訓不夠，存在項目報銷不嚴謹，績效標準不統一，或大量購買辦公耗材、燃油，或少列、虛列成本、加大計提比例，項目承擔者預算意識和資金規劃能力不足，導致財務部門、項目組在執行項目管理過程中不能很好的履行項目資金監管、服務職能。

4.管理模式有待更新。

由于每筆科研經費多元化的來源，同一筆科研經費，不同崗位理解都存在很大的差異，這就需要科研管理部門或項目負責人提供詳細的項目預算計劃與信息，目前所屬單位部門間信息難以共享，還沒有納入賬務系統，無法將科研項目數據與信息、預算計劃、研究狀態對應到相關的項目實現同步管理，相關部門要做大量的重復工作，不僅浪費人力物力與時間。隨著科研經費總量的與日俱增，經費來源多元化及數據量的不斷加大，依賴這種傳統管理方式己經不能適應現階段科研經費管理的要求。

四、完善系統科研經費管理的措施

（一）統一思想，提高認識

加強系統科研經費管理目的不是應付審計檢查、不是自找麻煩，而是查漏補缺，完善組織機構、完善內控制度、強化崗位培訓與整合，切實提高科研經費使用和管理水平，保證預算合理、政策一致、使用合法、管理合規、人力設備資源共享，最終實現服務與管理兼顧的動態平衡。

（二）明晰項目運行部門責任

層層明確科研相關管理部門業務分工協作及項目負責人的權責界限，明確跨部門的業務分工與協作，尤其是跨部門間信息傳遞鏈中涉及到的工作任務必須細化分工，結合科研資金經濟管理活動每一細節的核算、監督要求，對相關環節、部門職能程序化、標準化，便于準確、及時地溝通、反映、協作，避免管理斷點。科研項目運行與項目資金使用流程見圖4。

（三）健全科研經費內審機構

為保證科研經費管理規范化、長效化，應依據《中華人民共和國內部審計條例》《甘肅省內部審計工作考核辦法》相關規定成立專門的內審機構，對部門履職、項目執行、經費使用、預算執行的合理性、規范性進行定期核查，建立主管部門日常監督、研究機構內部控制、審計部門事后監督各盡其責的三層監督機制，實現對科研經費進行全面監管，杜絕管理漏洞。

（四）建立項目管理共享平臺

針對目前科研資金管理現狀，單純的單位內部管理或外部管理、事前、事中或事后監管都不完全適合系統實際，應結合系統科研經費特點和管理需求，以“細化”“務實”“精致"為基本原則，對科研項目資金管理流程進行全面梳理，查漏補缺，利用互聯網和大數據技術嘗試在系統現有信息平臺上進一步開發，以項目組發起組建信息庫為核心，通過科研項目負責人、科研管理部門、計劃財務部門、設備管理部門、物資采購部門、紀檢監督、內部審計部門全程參與課題從申報到結題過程，由被動式管理轉變為主動式服務，由審計監督變為日常精細化管理，實現對科研經費的全過程服務，使科研活動的各個參與方溝通更加順暢、信息更加透明、協作更加密切。

圖4 科研項目運行與資金使用流程

期間，我們嘗試針對一個單位進行了試點，在專業工程師指導下，把對科研項目管理的各項要求轉化為功能模塊，與正在建設的LIMS系統業務軟件進行有效銜接，設置預算預警、提示系統，設定流程，有效實現項目、管理以及財務核算的技術融合，部門工作信息共享，實時動態管理與監督，實現各部門相互協調、相互依托、相互滲透、相互監督、相互制約，規范工作流程，促進科研經費精細化管理上一個臺階。通過試運行經驗，證明在LIMS建設開發基礎上著手構建貫穿科研項目立項、執行、結題全過程，涉及事前、事中、事后全過程管理的一體化科研管理信息平臺是可行的、有效的。