淺談辦公室管理工作的創(chuàng)新

范凱軍

【摘要】為保證機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位順暢、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室管理工作必須堅(jiān)持以人為本的理念，順應(yīng)對代的變化，在創(chuàng)新中求發(fā)展，通過學(xué)習(xí)型組織的創(chuàng)建、深入明確辦公室管理工作的職責(zé)，不斷提高管理工作水平，適應(yīng)新形勢新任務(wù)的要求。

【關(guān)鍵詞】辦公室管理 創(chuàng)新 以人為本

創(chuàng)新就是要擺脫陳腐，發(fā)現(xiàn)新概念、新理念、新技術(shù)、新文化。對于一個(gè)社會(huì)而言，創(chuàng)新有利于開拓新的領(lǐng)域，而對于一個(gè)組織而言，創(chuàng)新無疑是組織發(fā)展的必要條件。新時(shí)代里，辦公室呈現(xiàn)出管理職能特殊化、協(xié)調(diào)工作復(fù)雜化、督查督辦工作多樣化、管理服務(wù)效能化等特點(diǎn)，在促進(jìn)單位協(xié)調(diào)運(yùn)作方面充當(dāng)著越來越重要的角色。站在新的歷史起點(diǎn)上，作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的辦公室管理工作只有堅(jiān)持以人為本的理念，確立政治意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和窗口意識(shí)，在創(chuàng)新中求發(fā)展，不斷提高工作水平，才能適應(yīng)新形勢新任務(wù)的要求。

一、“以人為本”是辦公室管理工作的服務(wù)理念創(chuàng)新

所謂“以人為本”的管理與服務(wù)，就是在管理與服務(wù)中充分體現(xiàn)尊重人、理解人、關(guān)心人、激發(fā)人的熱忱，滿足人的合理需求，完善人的個(gè)性，充分付廷見人的勞動(dòng)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人的預(yù)定目標(biāo)。辦公室管理的服務(wù)理念的創(chuàng)新，首先需要對管理人員的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行更新。辦公室工作是建立在服務(wù)基礎(chǔ)上的?？茖W(xué)技術(shù)和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使辦公室管理工作科學(xué)化、復(fù)雜化和綜合化，為此，辦公室的管理人員必須適應(yīng)形勢、轉(zhuǎn)變觀念。辦公室管理工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)下級(jí)單位和人民群眾服務(wù)。管理者需要由墨守成規(guī)向應(yīng)變求新轉(zhuǎn)變、要由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。

其次，辦公室管理服務(wù)理念的創(chuàng)新，要求注重管理者的全面發(fā)展，實(shí)現(xiàn)個(gè)人的人生價(jià)值。這樣才有利于調(diào)動(dòng)管理者的積極性和培養(yǎng)他們的團(tuán)隊(duì)工作精神。這需要單位要完善管理制度，更多地關(guān)心工作人員，這也是實(shí)現(xiàn)“以人為本”管理與服務(wù)的根本。

二、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，努力提高辦公室管理水平

學(xué)習(xí)型組織，是美國管理學(xué)家彼得·圣吉以系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)為基礎(chǔ)研究的，系統(tǒng)地闡述了如何掌握學(xué)習(xí)規(guī)律，并進(jìn)一步將個(gè)人的學(xué)習(xí)融于一個(gè)團(tuán)隊(duì)或組織中，從而形成“學(xué)習(xí)型組織”。他提出了學(xué)習(xí)型組織必須經(jīng)過五項(xiàng)修煉：超越自我、改善心智模式、建立共同愿望、團(tuán)體學(xué)習(xí)、系統(tǒng)思考。在學(xué)習(xí)型組織中，每個(gè)成員必需樹立終身學(xué)習(xí)的理念，面對不斷變化著的環(huán)境和新的挑戰(zhàn)，需要通過不斷學(xué)習(xí)來補(bǔ)充知識(shí)，并且不斷增強(qiáng)對環(huán)境的適應(yīng)能力。

目前，我們黨和政府倡導(dǎo)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型社會(huì)、學(xué)習(xí)型政黨、學(xué)習(xí)型城市、學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)、學(xué)習(xí)型企業(yè)、學(xué)習(xí)型社區(qū)、學(xué)習(xí)型家庭已成為我國進(jìn)入21世紀(jì)后的發(fā)展趨勢。通過學(xué)習(xí)型組織的創(chuàng)建，辦公室管理者樹立終身學(xué)習(xí)理念，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。比如學(xué)習(xí)管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、組織行為學(xué)等知識(shí)，用以指導(dǎo)辦公室的各項(xiàng)工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)中國特色社會(huì)主義理論體系特別是科學(xué)發(fā)展觀，從根本上提高政策理論水平。學(xué)習(xí)研究上級(jí)的政策，收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領(lǐng)導(dǎo)制定政策時(shí)參考?？梢哉f，學(xué)習(xí)型組織的創(chuàng)建有助于辦公室工作不僅成為精干高效的辦事機(jī)構(gòu)，而且還發(fā)揮了“智囊”作用。

三、明確職責(zé)是辦公室管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)

要想做好辦公室工作，首先必須明確辦公室工作的基本職責(zé)。辦公室就其主要職責(zé)應(yīng)有以下幾項(xiàng)：一是管理服務(wù)職責(zé)：主要包括公文管理和日常事務(wù)管理；公文管理即負(fù)責(zé)公文收發(fā)、傳遞、催辦、歸檔、立卷等多環(huán)節(jié)的具體事宜。日常事務(wù)管理如會(huì)議通知的下發(fā)安排、通訊聯(lián)系、印信管理、辦公用品管理、圖書資料管理以及人事、勞資、財(cái)務(wù)、環(huán)境衛(wèi)生等多項(xiàng)事務(wù)性管理。二是綜合協(xié)調(diào)職責(zé)：主要是指單位與單位之間的一般性日常事務(wù)聯(lián)系，或領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些事務(wù)性工作及單位內(nèi)部科室問起著上情下達(dá)、下情上報(bào)和為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手的作用。

辦公室所承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，都是涉及全局的工作，它工作的好不好對整個(gè)部門的工作質(zhì)量、效率、效果都會(huì)產(chǎn)生直接的影響，所以要想履行好辦公室基本職責(zé)，增強(qiáng)做好辦公室工作的緊迫感，就必須強(qiáng)化“六種意識(shí)”。一是要強(qiáng)化政治意識(shí)。因?yàn)檗k公室工作由其特殊性，所以辦公室管理者必須要具備良好的政治素質(zhì)。碰到大事要冷靜，碰到難題要思考。二是強(qiáng)化大局意識(shí)。胸中無大局，不能成大事。辦公室的管理工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，大事小事交織在一起，事事都牽涉大局、關(guān)系全局，所以作為辦公室管理者都要時(shí)刻保持頭腦清醒，想問題、辦事情都要站在大局的高度，做到令行禁止。三是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。辦公室無小事，每一件工作都容不得出現(xiàn)疏漏。一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子，誤大事。所以辦公室管理者要切實(shí)樹立“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在任何事上都要從嚴(yán)要求，從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保工作萬無一失。四是強(qiáng)化效率意識(shí)。辦公室管理者尤其要增強(qiáng)效率意識(shí)，努力做到“兩快”，即反映快，增強(qiáng)工作主動(dòng)性；節(jié)奏快，對領(lǐng)導(dǎo)說的事說辦就辦、急事急辦、特事特辦，決不能推諉扯皮，拖拖拉拉。五是強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是前進(jìn)的動(dòng)力。辦公室的事務(wù)常規(guī)性、重復(fù)性較多，但這不能成為不變的定式，要實(shí)現(xiàn)工作的突破，就必須打破原有的思維模式，樹立創(chuàng)新思維，增強(qiáng)創(chuàng)新膽略，走出新路子，取得新業(yè)績。六是強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)。辦公室工作的服務(wù)性就決定了辦公室工作突發(fā)事情多，應(yīng)急事情多，服務(wù)對象多。所以，辦公室管理者必須保持一種平衡心態(tài)，一種平靜心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取，耐得住工作的艱苦。

對于既要適應(yīng)對代變化的工作要求，又要完成方方面面工作任務(wù)的辦公室來說，進(jìn)一步明確辦公室管理職責(zé)，以更科學(xué)、合理和適用的理念來引導(dǎo)辦公室管理工作的快速、有效運(yùn)作和促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的落實(shí)至關(guān)重要。因此，辦公室管理工作需要解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新思路，有效推升辦公室管理水平，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。

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