公路工程監理檔案資料在項目建設管理中的作用

劉清燕

摘要：公路工程項目的順利建成離不開監理檔案資料的重要作用。一方面，完善的監理資料可以促進工程的質量管理，一方面可以利用監理資料更快地完成工作，充分利用監理資料可以有效的控制工程造價以及解決項目實施過程的工作問題，同時完善的監理檔案資料對項目建設管理的及時驗收也是十分重要的。

關鍵詞：公路工程；監理檔案資料；建設管理；作用

本人在從事公路工程施工監理工作的過程中，通過這幾年的編制資料實踐，結合我公司承接的省道347線陽山青思樹橋至五愛段二級公路路面改造工程項目的監理工作，談談監理檔案資料在公路工程項目建設管理過程中的重要作用。

一、工程概況

省道347線陽山青思樹橋至五愛段二級公路路面改造工程，項目建設起點位于陽山縣省道347線青思樹橋橋頭（樁號K201+881.309），經過青蓮鎮，潮水坑，終點位于五愛，與省道260線水口大橋相交（樁號K213+698）。按原有公路技術標準進行設計，路線全長約11.817Km，路基寬度12m，路面寬度9m，全線采用水泥混凝土路面結構。

二、監理檔案資料內容

按照監理合同的相關要求，由總監辦負責項目實施過程中的監理資料編制。根據《關于印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發[2010]65號）、《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發[2010]382號）等文件精神，在施工準備階段，總監辦主要編制監理計劃、監理實施細則等，審核施工單位提交的施工組織設計、總體開工報告以及單位分部分項工程的劃分，劃分工作可以參考《公路工程質量檢驗評定標準》進行，是竣工資料編制最基礎、最重要的部分，這對以后的資料整理以及歸檔工作尤為重要。在施工階段，緊跟施工進度進行監理資料的編制。主要有：各分項工程的抽檢資料、工程照片、音像資料、監理日志、旁站記錄、巡視記錄、工作指令、會議記錄、監理月報、監理管理文件、質量控制文件、變更設計報告、中間交工證書等。驗收階段，按公路工程檔案管理的有關要求，完成質量評定報告、監理工作報告以及合同管理文件等相關資料的收集、整理、歸檔工作。

三、監理檔案資料在項目建設管理中的作用

（一）監理檔案資料是項目實施過程中的原始記錄，是對工程質量、進度、費用、安全、環保監理工作的真實記錄。

公路工程監理資料是評定工程質量、竣工交付使用的必要條件，是我們在項目實施過程中開展相關監理工作的依據與憑證，能夠真實反映監理人員工作能力、職業素養和總監辦管理水平、管理能力。公路建設的發展會帶動科學技術資源的發展，科學技術資源來自于檔案資料。因此，監理檔案資料也變得越來越重要，從開工到竣工，整個項目實施過程都會完整地體現在檔案資料中，監理檔案資料不僅可以保留之前的工作經驗，同時也可以啟發監理人員對建設思路的想法，總結出更多的工作經驗。進一步完善監理檔案資料，可以吸取之前的經驗教訓，避免犯同樣的錯誤，使我們的監理工作更加有效，從而保證項目順利實施。

（二）監理竣工資料及時完成，可以大大縮短項目收尾工作的持續時間，盡早實現竣工資料驗收與現場交工驗收同步進行。

項目實施過程中，如果總監辦不重視監理資料的編制，人員配置不足，工作計劃凌亂，監理資料滯后，直接影響到各分項工程的中間交驗，進而影響到后續的所有工作。本項目在工程開始總監辦就制定了嚴謹的資料編制計劃，并在項目實施過程中根據實際進度及時調整了編制計劃，在工作量大的時候增加資料員，使得本項目的監理資料能夠緊跟施工進度及時完成，為順利開展驗收工作打下了堅實的基礎。

（三）完善、詳細、真實的監理日志、往來文件等監理資料對參建各方在工期索賠、費用索賠問題發生時提供有力的證據。

由于在項目實施過程中，索賠可能貫穿于工程項目全過程，可能發生的范圍比較廣泛，影響索賠的因素比較多，而且具有不確定性。進行索賠時，索賠證據作為索賠文件的組成部分，在很大程度上關系到索賠的成功與否。證據不全、不足或沒有證據，索賠是很難獲得成功的。在工程項目的實施過程中，會產生大量的工程信息和資料，這些信息和資料是開展索賠的重要依據。如果索賠資料不完整，索賠就難以順利進行。索賠證據的基本要求就是真實性、及時性、全面性、系統性、關聯性、有效性。所以，作為監理人員，在監理工作過程中，特別是有可能發生索賠事件時，必須認真做好相關資料的填寫保存工作，包括征地拆遷情況、氣象資料、往來文件、各項會議紀要、監理簽認單、隱蔽工程的影像資料、各類財務憑證等等。索賠資料的完整有效，將對索賠工作產生積極的影響，做好了這步監理工作，發生索賠時，監理人員能夠按照合同的要求積極開展相關工作，公平公正地維護合同雙方的合法利益。

（四）完整的監理檔案資料是項目建設管理的強有力保障。

公路工程建設的順利實施少不了對技術文件、分析論證文件等一些監理檔案資料的研究。首先公路檔案是公路管理者之間進行決策的參考，監理檔案資料可以清晰的反映問題和處理問題的過程，缺少監理檔案資料，有可能就會直接影響到公路工程建設的順利進行。其次，公路建成后，在維護、管理過程中少不了進行經濟分析和技術分析，這時監理檔案資料就可以提供很好的參考，完整、規范的監理檔案資料可以有效保證正確的決策。靈活地運用監理檔案資料提供的有效信息，迅速作出部署，用項目建設管理的成功經驗可以走出更好的一步，避免了一些不必要問題的出現。同時由于有經驗借鑒，有些工作就可以一步到位，不用摸索前行，可以節省大量的人力、財力和物力，縮短在決策上的時間，利用檔案資料所反映的問題以及處理辦法直接制定出準確的下一步，推動公路工程建設發展的進程。最后，利用已有的檔案資料，總結前者經驗，取其精華，棄其糟粕，開拓更多的建設思路，用于積累，開闊視野，從而進行更深層次的研究，借助監理檔案資料的幫助進一步研究出適合項目建設的最佳方案，從而為公路工程項目建設管理提供強有力的保障，使公路工程項目發揮最大的經濟效益和社會效益。

（五）規范的監理檔案資料能夠進一步加強工程技術人員的相互交流。

在公路工程項目建設過程中，離不開廣大工程技術人員的辛勤付出，技術人員的專業水平和執業能力，直接影響到工程項目的質量。公路監理檔案是科學技術信息交流的樞紐之一，工程技術人員通過交流，不斷總結經驗教訓，通過不斷的學習，能夠大大提高自身的專業技術知識和項目管理水平。通過科學技術信息交流，可以得到有用的信息，利用檔案資料的信息，專業技術人員能夠及時解決項目實施過程中出現的問題。因為在實際工作期間，你不知道會發生什么樣的事情，因此，有效的將技術人員交流問題和監理檔案資料結合起來，保證檔案資料的完整性，確保面對棘手問題時不慌不忙的狀態，為技術人員交流提供渠道，獲得公路工程建設方面的新經驗，從而進一步完善檔案管理水平，進一步提高處理問題的實際能力。

（六）加強監理檔案資料管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質，能夠進一步發揮檔案資料在項目建設管理中的重要作用。

檔案資料管理人員一定要有上進心和責任心，提高他們的綜合素質，能夠更好的提高檔案資料的真實性和完整性。為確保各部門之間工作的順利接軌，更好的運用檔案資料，要求各部門的檔案管理標準統一，進一步優化檔案管理方式。通過進行電腦儲存、搜索工具、目錄查詢等方式可以讓公路決策者快速的了解監理檔案資料管理，在短時間之內充分了解工程信息，作出準確的決策，進一步提高監理檔案資料的利用效率。另外，充分調動公路管理者對科研工作積極性，大力支持檔案管理工作，不斷提高檔案工作人員的積極性，使之全身心地投入到檔案工作中去，使得檔案資料與科研成果更好結合起來，保證科研資料的完整，進一步發揮檔案資料在項目建設管理過程中的重要作用，推動公路建設又快又好發展。

四、結語

公路工程建設動態管理是一門很深的學問，監理檔案資料的完善更是至關重要。完整的監理檔案資料不僅可以很好的反映工程實體質量和工作質量，同時還可以直觀反映項目建設順利進行的程度，是監理工程師依據工程項目目標實施質量、進度、費用、安全、環保監理的基礎性工作，是公路工程完工驗收交付使用后維護、改建、擴建的重要依據，公路工程監理檔案資料在今后的項目建設管理中將會發揮越來越重要的作用。

參考文獻：

[1]《公路工程質量檢驗評定標準》JTG F80/1—2004

[2]《關于印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發[2010]65號）

[3]《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發[2010]382號）