事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

張寶新

摘要：改革開放以來，我國的綜合國力得到顯著提高。事業單位作為部分國家機構的分支，其檔案管理工作較企業單位來講任務更加繁瑣，并且在整個事業單位中扮演者不可或缺的作用，傳統的檔案管理形式已經不能滿足現代化的需求，且在一定程度上降低了事業單位檔案管理的效率，所以在事業單位的檔案管理工作中融入信息化，不僅順應時代的發展達到與時俱進的目標，同時還能提高檔案管理的工作效益。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

引言

檔案記錄著每個人的隱私和機密，是要得到很大重視的。如果管理不當，不僅會造成他人信息泄露，而且對單位造成巨大經濟損失。與傳統紙質檔案相比較，信息化檔案管理具有歸檔方便、容易查找和安全可靠等優點，有利于從整體上提高事業單位的運作效率，減少管理成本，提高單位信息安全性。

一、檔案管理信息化建設的必要性

以前，傳統的檔案絕大多數都是紙質檔案，管理效率很低，容易出現失誤。在新形勢下，事業單位加快信息化建設勢在必行，尤其是在應用OA等先進系統以后，極大提升了事業單位辦公自動化水平。在事業單位檔案管理工作中，也要用好先進信息技術，讓各種珍貴的檔案資料得到有效保存，能夠為事業單位各項工作的開展提供全面、準確、可靠的依據。同時，事業單位領導也可以將檔案利用起來，確保制定的決策更加科學、合理，有力推動事業單位的發展。由此可見，事業單位加快檔案信息化建設意義重大，有利于對檔案資源的開發與利用，提升服務質量，真正實現事業單位的可持續發展。

二、事業單位檔案管理信息化存在的問題

（一）對檔案工作的重視程度不足

檔案管理信息化具有很多的優勢，但凡事都有兩面性。雖然我國的信息化進程較快，電子信息技術在高速的發展，但相比較于歐美等發達國家，我國的信息化水平較低是不爭的事實。因此，一些單位對于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒。并且，某些單位對于自身的檔案管理工作的重視程度不足。隨著競爭的日益激烈，事業單位往往更加注重自身的發展狀況，對于一些內部的信息重視程度不足，尤其是與事業單位人員相關的檔案管理當中，投入的力量更加稀少。必然會導致事業單位內部的檔案管理系統不健全，在這種不健全的體系上，難以將檔案管理信息化進行有效的推廣，進一步阻礙事業單位檔案信息化的發展。因此，如何加強事業單位的重視程度，健全事業單位的檔案管理體系成為當前諸多工作人員研究的重點所在。

（二）缺乏必要的資金投入

目前，我國的事業單位檔案信息化管理還處于剛開始發展階段。很多事業單位都向加快建設檔案管理信息系統，但是又缺乏必要的資金投入，所以資金也成為很多事業單位進行檔案管理信息化建設的瓶頸。這種情況嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，因此，只有有了穩定的資金來源，事業單位檔案管理的信息化建設才能夠獲得有力的支持，實現信息化的穩定建設與發展。各事業單位要強化檔案管理信息化建設的資金保障，這樣才能夠促進檔案管理信息化系統的開發。

（三）信息化程度不夠深入

目前，我國大部分事業單位已經實現了利用信息化軟件對檔案進行管理，然而，還有一些事業單位的信息化程度較低，相關軟件尚未完成升級和更新，致使檔案管理工作仍然停留在紙質管理階段，不利于事業單位檔案管理工作的有效開展。

三、我國事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

（一）建立規范的信息化管理制度。

1.確定單位檔案信息化發展目標

目前事業單位在檔案信息化管理建設時，發展目標不夠統一，因此很容易出現分歧，導致出現各自為政的混亂情況，不利于事業單位管理工作的有序進行。因此，單位要結合戰略計劃，制定統一的管理目標，實現事業單位檔案的集約化和標準化管理。此外，對于重要文件進行備份，打印的紙質資料，要求用統一的文件袋和紙張，實行規范化管理。

2.科學制定管理制度

信息化管理與傳統檔案管理不同，信息被修改后無跡可尋，使用資料的時候才發現資料已經被篡改，造成的后果不可估量。因此，要完善檔案信息化管理，就要制定一套完善的管理制度，從信息取得、歸檔、修改、查閱等各個過程進行認證，不但可以保證信息的真實有效性，而且還明確了管理人員的責任，加強了信息的安全性。對單位重要機密的資料，要進行加密處理，對訪問人員設置閱讀權限，確保單位機密。

（二）加大資金投入，引進先進硬件設備

硬件設備是檔案管理信息化的基礎設施，它的質量直接影響到檔案管理的水平。在實際工作當中，計算機容易受到自然原因和人為原因的干擾，造成數據的丟失。在計算機的使用中，尤其要注意防水、防火、防磁場干擾，這就要求單位加大資金投入，購買抗干擾性比較強的硬件設備，防止數據丟失。此外，事業單位信息內容較多，為了保證信息的全面和詳細，要使用大存儲量的設備，保證有足夠的存儲空間容納單位信息，使信息化管理更加準確可靠。

（三）檔案管理人員要不斷提高自身素質

在信息飛速發展的時代，事業單位的檔案管理人員要充分認識到提高自身素質的重要性，不僅要積極參加事業單位開展的各種培訓課程，還要利用業余時間“充電”，夯實專業基礎知識，努力提高計算機操作水平，確保自己的專業素質能夠滿足檔案管理信息化建設的需要。此外，檔案管理人員還要積極轉變舊有的管理理念，與時俱進，開拓創新，努力適應檔案管理新模式。檔案管理人員在日常工作中要端正工作態度，富有責任感和使命感，努力提高檔案信息化管理水平。

結語

總之，事業單位檔案管理信息化建設，可以有效的減少管理費用，并且還能夠提升檔案信息的可靠性和安全性。因此，事業單位必須要不斷的完善檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質，加強建設檔案管理平臺，全面推進事業單位檔案管理信息化建設，提高管理質量。

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