淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

弓澄鑫

摘要：近年來，隨著社會的發展，我國的企業發展迅速，企業的檔案越來越多。檔案管理工作在企業發展過程中占有較為突出的地位，是每個企業都不可或缺的重要組成部分，保證檔案管理工作的順利開展對企業的進一步提高具有十分重要的影響。新形勢下，各個行業對檔案管理工作提出了更高的要求，本文旨在分析新形勢下檔案管理工作的規范化研究，總結檔案管理工作實現規范化過程中所存在的問題，進而提出合理的解決對策，確保檔案管理工作的有序進行。

關鍵詞：檔案管理；工作；規范化

引言

在新形勢下，事業單位的檔案管理工作產生了一些新變化，讓檔案管理工作的規范化發展面臨較大挑戰。如何實現檔案管理工作的規范化，促使檔案管理工作符合現代化發展需求，保證檔案管理效率的穩定提升，成為目前檔案事業發展的又一個重要節點。

一、新形勢下檔案管理過程中出現的問題

（一）對檔案企業沒有對檔案管理給予足夠的重視

實際生活中，檔案管理通常會涉及很多種內容，并且對檔案管理工作過程中的人員綜合素質有著更高要求。所以，保證檔案管理工作的規范化有著很重要意義。但在實際的情況中，檔案企業管理人員并沒有對在檔案管理工作過程中的規范化沒有給予足夠的重視，而且也沒制定出更好的制度規范給予檔案管理工作進行一定的約束。因此，檔案管理中往往很多環節都會出現很多隱患，不能夠滿足檔案管理工作所需規范化的要求，對檔案管理質量以及效率的提高造成了影響。

（二）檔案管理體系的缺乏

隨著現代社會經濟水平的提升，各個單位的管理制度以及管理職能都得以完善，促進了各個崗位管理職能的充分發揮。但是，在檔案管理工作執行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現代化發展需求，不能充分發揮引導作用，導致檔案創新發展體系得不到有效利用。同時，由于沒有完善的執行體系，導致檔案管理工作人員在工作中操作不規范，對檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個行業將經濟效益作為主體，對檔案管理工作不夠重視，這種檔案意識的缺乏，導致檔案管理工作效率較低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，檔案人員的責任意識不強，慣性地沿用傳統的檔案管理模式，致使檔案信息管理工作的執行無法符合現代社會發展的需要，減緩了檔案工作創新性發展的趨勢。

（三）檔案管理相關人員素質不高

當前還有一個較為明顯的現象就是很多公司的檔案管理人員的自身素質都不是很高。有部分的管理人員認為檔案管理工作相當輕松，并且難度不是很大，因此對于管理工作也就是記錄、保存文件，這也就造成了管理人員對于工作的疏忽，可能會對相關工作造成很大的損失。再加上一些事業單位對于檔案管理工作不夠重視，因此對于檔案部門的人員沒有進行嚴格的培訓，或者是在招聘相關人員時就沒有提高素質門檻，從而導致很多的檔案管理工作效率較為低下。這也是造成我國目前檔案管理工作人員素質不高的一個主要原因，因此相關部門以及事業單位應該對于這個現象有足夠的重視，并且要積極采取措施，比如對管理人員進行培訓，讓其能夠適應工作的需要，從而更好地為公司的發展獻一份力。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化途徑探析

（一）給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關法律法規的前提下還應該加強對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數據，進而提升檔案管理工作的規范性。通過不斷擴大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實詳細地反映出信息的真實情況，突出信息的核心重點。在具體的檔案管理過程中，根據整合的相關數據資料，提取出最為有用的信息，發揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個角度優化檔案和管理工作內容，能夠讓檔案體現出真實性，為使用者提供可靠的數據，發揮出檔案管理工作的積極作用。相關單位還應該投入更多的檔案管理設備，提高檔案管理人員的工作效率。

（二）健全檔案管理工作制度

為了實現檔案管理工作的規范化運行，需要為其建立完善的檔案管理制度。檔案管理工作執行期間，規范性目標的建立需要按照相關的工作制度有效執行，促進檔案管理工作體系的完好發展。因此，需要加強職責權利的清晰性與權責性，以保證管理工作人員執行期間能夠充分落實。實現完善的規章制度，能夠對檔案管理工作進行制約與指導。具體執行工作中，需要明確檔案管理工作人員的崗位職責和工作任務，并按照執行的相關制度，促進管理水平的穩定提升。在檔案管理工作中，基于完善的規章制度，還需要保證制定的制度與發展目標相符合，促進規章制度的完好發展，這不僅能實現檔案管理工作的嚴格操作以及有效發展，還能在工作執行期間，認識到制度發揮的重要性，以促進檔案管理工作的規范化實施。基于以上的分析和闡述合理發現，檔案管理工作并不是單純的紙質形式，為了使其能夠深度利用，一定要將制度滲透到檔案建設、檔案管理工作中，保證其價值的充分體現。

（三）提高檔案管理人員素質

隨著我國檔案管理事業的發展，檔案管理工作也會涉及更多的內容，因此需要提高檔案管理人員的綜合素質。實際情況中，有很多檔案管理的工作人員沒有較高的綜合素質，而且在信息技術等方面也存在著很多問題。企業需要合理的分析市場環境，并且掌握檔案管理人員實際的情況，實施有針對性的培訓方法，增加檔案管理工作人員對信息技術使用的能力，逐漸提高其專業知識的水平，使其可以更好地使用信息技術到檔案管理過程中的各項工作。

結語

在現實生活中，檔案管理工作已經取得了很好的發展。但在新形勢下，經常要受到人為因素以及外部客觀因素的影響。不能夠滿足檔案管理工作的要求。因此，為了促使檔案管理工作的規范化，檔案管理企業需要能夠認識檔案管理工作的重要性，并對自身的實際情況做出合理的分析，完善檔案管理的制度，增加網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，以便促進檔案管理工作的規范化。

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