檔案管理中存在的問題及解決辦法

王開磊

摘要：檔案管理是當前社會發展的重要基礎，是各個企業提高工作效率和質量的主要依據。在科學不斷發展的今天，檔案管理逐步形成了一項系統的政策性、機密性和專業性的工作。在企業管理和工作的過程中，對各個員工和各個工作階段工作采用檔案數據總結方式進行預計和整理，不但提高企業工作效率，促進員工積極性，而且能夠增加企業市場競爭力。本文主要針對檔案管理中存在的問題進行分析，并提出相關的解決辦法。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；解決辦法

一、檔案管理概述

隨著當前信息化技術的普及，提高企業管理的工作效率成了企業發展的重要問題，這就對企業檔案管理工作提出了一定的要求。檔案管理工作作為企業管理中一項重要組成部分，對于企業內各個部門的協調發展有著直接的影響。在我國社會經濟的飛速發展和計算機技術創新雙重作用下，檔案管理也朝著信息化和高效化方向不斷發展，這使得檔案的查閱和管理工作更加的便捷有效。但是現如今大多數的檔案管理部門仍然按照傳統的方式進行檔案的管理，這在一定程度上阻礙了市場的順利運行和發展。檔案的管理業務在市場中屬于一種經濟聯系發展的產物，是企業發展中都有著不可替代的作用，同時也是市場重要價值的體現。近些年來，我國經濟和技術的不斷發展，使得企業受到市場經濟的影響越來越大，要想提高企業檔案管理就必須順應時代的發展趨勢，創新管理手段和方法，并根據企業當前檔案管理的現狀來進行有效分析，并從中找到問題的解決對策。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化程度低

隨著社會的發展，當前互聯網技術信息技術都得到了廣泛的使用。筆者在實際的工作中發現，企業檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。

（二）缺少完善的企業檔案管理制度

任何一項工作要想高效率的完成，都需要明確、規范的管理制度，檔案管理工作也不例外，但是大部分企業缺少對檔案管理工作的正確認識，導致其在開展企業檔案管理工作中，缺少完善的檔案管理制度，大部分工作人員在開展管理時，多按照自身管理經驗開展工作，但是由于管理人員之間管理水平不同，對檔案內容應屬的類別也存在著不同的理解，導致企業檔案管理人員在工作過程中缺少可以遵守的制度，這樣不僅會降低他們的工作效率，還會使檔案沒有明確的類別，不利于后期使用者的調取。

（三）缺乏專業的檔案管理人員

我國的大部分檔案管理人員沒有經過的專業知識培訓，大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓。對于檔案保存的重要性、檔案管理的基本要求都不是十分了解。檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今各個企業的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

三、企業檔案管理中問題的解決對策

在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

（一）運用現代管理技術

目前社會正處于快速發展階段，科學技術發達，新科技不斷涌現，在這種大前提下，各個行業的發展也得到了很大的促進，檔案管理工作也一樣。檔案是對過去實際發生的事項進行的記錄，能夠企業管理工作提供方便。將新興科學技術運用到檔案管理中，可以對信息資料按照時間順序進行排序，并打印出來，從而減少檔案管理工作中的工作量，還可以提高工作的準確率，減少人力、財力等方面的資源浪費。

（二）樹立正確的檔案管理意識

任何的工作如果不能及時的更新工作觀念，就無法跟得上時代的進步，造成工作效率的低下，最后被社會所淘汰，檔案管理的工作也是這樣。因此，檔案的管理人員必須要根據當前時代發展的實際情況來更新工作理念，并且對先進的檔案管理模式和方法有一定的了解，幫助管理者創建新的管理機制，并積極的參加相關培訓和講座等活動，增加日常管理工作的時效性。此外，相關管理部門應當設置專門的檔案管理的崗位，設置專門人員進行檔案信息的錄入、檔案收集、信息修改、信息核對和更新等一系列工作。完善檔案的管理制度，以授權形式來約束檔案借讀和查閱等情況，增強檔案信息的保密性質，防止重要信息出現泄漏情況。同時應當建立一個上下銜接的檔案收集系統，來保證檔案管理的工作落到實處。

（三）引進專業技術人才

現代化的檔案管理設備更需要人來操作，對于當前很多的企業來講，檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對企業檔案管理工作十分的不利。所以，要加強對檔案管理工作人才的引進。在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎知識，并且具備了與企業相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門檔案管理人員的企業來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高企業檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。

結束語

檔案管理是一項集技術性責任性機密性的一項工作，為了提升檔案管理的水平，必須規范操作流程，進一步完善檔案管理制度，緊跟時代的步伐。要改變強檔案管理工作者的社會地位，就要加強對檔案管理工作的社會認知，大力發展相關的正式人才，要做到嚴謹高效秩序穩定的檔案管理工作在科技迅速發展的今天是十分必要的。

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