我國電子文件單套制研究現(xiàn)狀

邢琳悅 王俊慧 四川大學(xué)公共管理學(xué)院

引言

電子文件管理是目前檔案學(xué)研究的一個重要領(lǐng)域。為了更好地了解我國電子文件管理理論研究的最新進展，把握電子文件管理理論研究發(fā)展趨勢，進一步明確今后的研究方向。因此對目前與電子文件單套制相關(guān)的研究成果進行梳理，總結(jié)出、我國電子文件管理單套制研究領(lǐng)域的重要成果和進展。

從目前國內(nèi)情況來看，早期對于單套制的討論是對國外的政策和實踐進行的分析研究。側(cè)重于對國外先進經(jīng)驗的學(xué)習(xí)和介紹。周文泓等較為全面的梳理四個國家的數(shù)字連續(xù)性行動，探討各國對數(shù)字連續(xù)性的定位、政策、特征，且進行對比研究，肖秋會等介紹了ERA增量開發(fā)方式和開發(fā)階段，回顧了十年的建設(shè)成果，闡述ERA現(xiàn)階段運營狀況。

很多學(xué)者處于對國外成果的基礎(chǔ)上，進一步反思國內(nèi)現(xiàn)實發(fā)展情況，對雙套制等現(xiàn)存管理模式提出質(zhì)疑。例如，楊茜茜在基于對澳大利亞政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策的剖析，提出我國當(dāng)前的雙軌制管理模式亟待轉(zhuǎn)型，單軌化是優(yōu)化我國電子文件管理的主要策略。馮惠玲在也重點總結(jié)美國在數(shù)字轉(zhuǎn)型過程中的戰(zhàn)略與方法。

另有部分研究直接針對國內(nèi)現(xiàn)實情況，指出雙套制已無法適應(yīng)當(dāng)下電子文件管理需求。其中，具有代表性的研究成果包括周潔的《淺議雙套制存在的爭議性》、陶水龍、田雷的《電子檔案雙套制管理問題研究》和李麗潔、張照余的《在線文檔中心；雙軌制背景下的電子文件管理模式》等。此類文章聚焦于雙套制管理暴露出的主要問題，并提出解決問題的基本對策，其核心即為向“單套制“轉(zhuǎn)型。陶水龍明確提出，國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)施行電子檔案“單套制”接收政策，通過完善的信總技術(shù)解決電子檔案的長期保存問題，通過法規(guī)的修訂終止電子檔案的雙套制管理模式。

一、理論辨析

在數(shù)字轉(zhuǎn)型的時期，學(xué)術(shù)與實踐領(lǐng)域還普遍存在相關(guān)概念使用混亂的情況，通過論文調(diào)查發(fā)現(xiàn)目前已有的表述方式包括單套制、雙套制、多套制、雙軌制、單軌制等等，不一而足。但是逐漸有學(xué)者開始對這一概念進行辨析，錢毅、丁德勝、魏麗維等人。如錢毅在《電子文件“單套制”管理的相關(guān)概念辨析與思考》對“單套制”等相關(guān)概念的辨析，本質(zhì)上是對我國電子文件與電子檔案管理模式的自我拷問。其倡導(dǎo)以單軌制為核心的電子文件管理模式，可簡述為“單軌運行+雙套保存+多份利用”的組合形式，以滿足多重現(xiàn)實需求。

二、政策解讀

于英香在《大數(shù)據(jù)視閾下檔案信息化建設(shè)新路向——基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考》分析《綱要》提出，在有條件的部門開展電子檔案，單套制及電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存單軌制，即不再生成紙質(zhì)檔案管理試點。《綱要》仍然保留“數(shù)字檔案資源異地異質(zhì)備份”的提法，這和有條件的部門試點單套單軌制并不矛盾。

三、實踐案例分析

將電子文件單套制運用到具體的文件中才是根本所在。已經(jīng)很多行業(yè)實踐中提出了這一理論方法，陳海平、楊安榮、蘇莉等人針對具體領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案就實行“單套制”管理的合理性與發(fā)展策略進行了研究。如高志強提出《電子檔案單套制在煙草企業(yè)的應(yīng)用前景》蘇莉《汽車產(chǎn)品檔案單套制應(yīng)用研究》，他們認(rèn)為就目前的條件來說是對全電子化的一種機遇和挑戰(zhàn)，雖然有了政策的一定支持，但是具體實施仍然有一定困難，需要慎重選擇對待。

對于已經(jīng)實現(xiàn)的案例也有分析，錢毅的《電子文件“單套制”管理的相關(guān)概念辨析與思考》指出：部分行業(yè)開始自發(fā)對“單套制“進行探索。其中，行政事業(yè)中的電子公文，公共服務(wù)中的電于稅單、電子病歷、電子證照，制造中的設(shè)計模型、電子圖紙、電子工單，電子交易中的電子訂單、電子合同和電子保單等，都是各行業(yè)開展“單套制”探索的重點對象。2015年上海市、浦東新區(qū)兩級檔案部門和保稅區(qū)管理局首創(chuàng)開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，國家開發(fā)銀行承擔(dān)的電子合同國家電子文件管理試點任務(wù)，開展助學(xué)貸款合同電子化和業(yè)務(wù)流程無紙化試點工作。二者都取得了較好的成績，受到各方好評。

四、問題與總結(jié)

從定義辨析來說，業(yè)界并未對單一的無紙化環(huán)境下電子文件從生成、運轉(zhuǎn)到歸檔有一個明確的說法和定義。但此次研究，筆者找了單套制、單軌制、全電子化幾個方面的文獻，發(fā)現(xiàn)各自有較大重合，所以正如錢毅所說國內(nèi)并沒有對單套制具體下一個定義，從而造成用語混亂問題。如英國就有數(shù)字連續(xù)性這樣的口號，易于探討研究。若能統(tǒng)一叫法認(rèn)識，對于以后的研究或者是實踐工作都會有較大益處。

從實踐案例分析來說，且筆者發(fā)現(xiàn)，并沒有對國內(nèi)已有的較好的單套制試點地區(qū)有完善的經(jīng)驗總結(jié)，多為新聞報道，較為簡短且不全面，但是類似上海自貿(mào)區(qū)、國家開發(fā)銀行這種具有代表性、先進性的實踐案例卻無人研究介紹，若能進行匯總整理，將其單獨的經(jīng)驗進行介紹，甚至將多個不同的案例進行比較分析，得出其發(fā)展的共通之處，甚至是各自的特色優(yōu)勢，定能為其他地區(qū)日后發(fā)展提供借鑒與幫助。已有的研究要么脫離實踐層面，要么局限于單一行業(yè)，不具有普適性，可操作性也較低。由于我國現(xiàn)在信息技術(shù)區(qū)域性差異較大，以上的討論都還有待于深入，進行具體調(diào)研才可以。

總而言之，我國對電子檔案單套制管理的研究尚處于初級階段，研究成果的豐富性、研究內(nèi)容的深入性尚顯不足。需要緊跟國家政策，多關(guān)注具體案例經(jīng)驗，不斷完善理論方面研究，才能使得這一領(lǐng)域更加完善。