精細化考勤在人力資源管理系統中的應用

李穎

【摘 要】考勤是人力資源管理的一項重要內容，在人力資源管理系統中精細化考勤具有重要的應用價值。企業要結合自身管理模式，對人力資源管理系統進行優化設計，充分發揮精細化考勤的作用，進而提升企業的人力資源管理水平。本文對精細化考勤的重要性進行了分析，并探討了精細化考勤在人力資源管理系統中的應用措施。

【關鍵詞】精細化考勤；人力資源管理系統；應用；措施

精細化管理是源于發達國家的一種管理理念，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向更深層次的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。考勤管理是企業管理的重要環節，隨著計算機技術的發展，電子考勤管理逐步得到應用，精細化考勤管理也應運而生，使考勤管理工作更加科學化、規范化、智能化。在精細化考勤應用過程中，企業要借助人力資源管理系統，經過差異分析、權限設置、規范運作、需求配置及強化應用，建立健全考勤管理系統，實現考勤、管理的雙重職能，從而為考勤管理提供支持平臺。

一、精細化考勤的重要性分析

（一）傳統考勤管理問題

隨著企業發展規模擴大，員工數量增多，傳統的手工考勤管理方式無法精確地記錄和查詢員工考勤信息，同時還存在著管理難度大、人為影響因素多的現象，浪費了很多的人力、物力，卻無法保證數據的及時性和精確性，給企業的考勤管理帶來諸多困難。考勤管理人員素質對考勤管理水平影響較大，考勤信息的準確性與真實性無法得到有效保證，容易弄虛作假，也容易發生考勤糾紛，特別是在遲到、早退、曠工的管理上，缺乏強有力的制約與監控手段。此外，傳統的紙質考勤管理存在著不易更新、不易存放、容易丟失、難以備份、隨意修改等重大缺陷，無法保證考勤信息的準確性。

（二）精細化的重要性

通過上述分析，可以發現傳統考勤方式的落后性日趨明顯，成為企業實現全面信息化管理中的一個短板。精細化考勤就是通過制度化、程序化、標準化和數據化的手段，使考勤管理各單元精確、高效、協同和持續運行，做到管理責任具體化、明確化。精細化考勤的具體特點為：第一，制度化，企業要建立完善的考勤管理制度，例如，結合企業的實際情況，制定符合企業特點的休假模式，不能毫無緣由地進行隨意休假，雖然休假時間按照國家的相關標準，但是一旦出現請假、曠工和遲到早退等多次違紀情況，就要酌情考慮職工的休假問題；第二，程序化，根據企業的不同情況，制定不同的考勤表，同時要確定企業的考勤管理負責人，定期將考勤表的結果進行匯總，上報給相關領導，以便領導能夠及時了解考勤的具體情況，便于日后的考勤監督和管理；第三，嚴謹化，嚴格按時間和相關要求標準，實事求是上報考勤情況，各科室、班組考勤負責人要按照規定的時間，在網上提交考勤數據，領導進行簽字同意后，才能夠完成考勤管理工作。總之，精細化考勤管理與傳統粗放式考勤管理的區別就在于對員工考勤過程進行記錄，實現員工工作班次和休假定額的管理，對員工休假、缺勤、出勤、加班等信息的維護，通過考勤計算和審批，產生相應的考勤統計信息，實現考勤流程的精細化管理。

二、精細化考勤在人力資源管理系統中的應用

（一）明確精細化考勤制度

在企業的管理實踐中，對員工管理的基本手段就是制度化管理，而考勤管理是企業人力資源管理的重要內容，因此，必須建立并不斷完善企業的考勤管理制度。精細化考勤制度應包括的主要內容有：考勤的原則和目的；上班時間、休息時間的界定；考勤方式、不同工時制度員工的考勤方式；遲到、早退、曠工的界定及次數的限制；串崗、離崗的界定；請假的程序及批準權限；請銷假制度、獎勵措施及懲罰措施等。考勤制度的制定走民主程序，一是符合法律要求，二是這樣制定出來的制度更能反映職工需求，保證制度更符合實際，減少后續執行中的障礙。通過明確精細化考勤管理制度，能夠為人力資源管理系統相關功能的設定提供可靠的依據。

（二）合理配置系統功能

企業要根據實際情況制定人力資源管理系統中出勤管理、缺勤及休假、加延班等管理規則，并配置相應審批流程。精細化考勤系統的主要功能是記錄員工日常出勤信息及加班、出差、請假、簽卡信息的記錄，因此系統中各類假別的設置以及統計計算方法設置尤為重要。企業應根據國家法律法規和具體考勤管理制度，合理配置員工的假期額度、系統請假、簽卡、加班等審批流程等，通過讀取員工的機器考勤記錄，結合排班計算出員工的出勤工時、缺勤及休假時間、加延班時間。此外，考勤結果直接輸出到薪酬管理模塊，包括加延班時間、各類產生扣款的假別及缺勤時間等。對于實行綜合工時制的企業，在系統中設置綜合工時制人員加延班時間和預調休時間的自動抵扣，根據加班、延班、節假日加班的不同類別維護，系統自動按出勤工時和加班類別計算加班工資、延班工資和節假日加班工資以及預調休扣款，大大減少人工數據統計計算的工作量，提高數據準確性。

（三）細化管理角色

考前管理中主要涉及考勤排班、考勤員、考勤管理、考勤審批等四項內容，其中前三個角色與考勤審批有一定的矛盾，在實際工作中，單一的角色劃分不能夠滿足工作要求，因此，分級管理的情況一直存在，例如各基層單位的“計劃工作時間”應由企業統一指定，“休假定額”的生成應由二級單位確認等。為此，企業在權限采集時將各個管理角色按“公司級”、“分廠級”、“車間級”進行劃分，滿足管理需求。在精細化考勤中，要對各級用戶的管理職責進行明確，如考勤的真實性由審批用戶負責；基層單位無權使用批量導入考勤數據的權限；計劃工作時間的修改由二級單位人事部門負責監督管理；休假定額由二級單位人事部門依據有關文件管理維護等。權限的分級管理是一個權限下移和規范的過程，基層用戶有了更多的權限，但同時也有了更大的責任，考勤數據一經審核無法更改，有效地保證了歷史數據的完整性。

（四）強化系統應用功能

在人力資源管理系統使用過程中，企業應不斷提升系統性能，以應對不斷增大的數據量、減少用戶等待時間，同時，應不斷健全系統功能，如提升操作界面的友好程度、設置相關的提醒功能等。在精細化考勤中，通過對考勤數據處理記錄的統計分析得出員工的遲到、早退、曠工信息和加延班、出差、請假天數信息，根據需求編制自動生成多維度多方案的考勤報表，例如員工考勤表、缺勤統計表、考勤簽字表等，可根據不同單位、不同時間范圍、不同人員類別等進行數據統計和輸出，便于統計分析和員工核對確認。此外，編制管理手冊，管理手冊是系統應用過程中必要的規范性指導文檔，同時也是管理文檔。在系統推廣應用過程中編制用戶手冊，并有針對性地進行用戶培訓，在系統應用過程中，明確由業務為中心，關鍵用戶協助開展工作的方式進行，并將系統運行情況納入企業的績效考核管理，強化系統應用。

三、結束語

總而言之，考勤管理是企業人力資源管理的重要環節。加強考勤管理、嚴肅考勤制度是企事業單位做好各項經營管理工作的前提與保障。隨著計算機技術的高速發展和人力資源管理系統的不斷完善，電子考勤管理逐步得到應用，使得企業的精細化考勤管理水平得到提升，這就需要企業加強實踐，進一步發揮細化考勤的重要作用。

【參考文獻】

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