辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的相關要點探討

蔣麗娟

【摘 要】在社會辦公自動化水平的不斷提高下，醫院檔案管理也開始朝著技術化、信息化、現代化的方向發展。文章在闡述辦公自動化內涵、特點的基礎上，結合現階段醫院檔案管理存在的問題，就如何在辦公自動化環境下開展醫院檔案管理進行分析，以供參考。

【關鍵詞】辦公自動化；醫院檔案；管理；改善策略

隨著我國經濟的不斷發展，我國迎來了數字化信息時代。數字信息化已經滲透在每個人的周圍當中。無論是政府辦公還是單位已經利用數字信息進行檔案管理。與傳統的檔案管理相比，傳統檔案雖具有真實性以及安全性，但隨著各種新型檔案載體的出現，與傳統的檔案不同，電子檔案在管理理念和管理方式上具有一定的便利性，辦公自動化管理一方面可以提高檔案的工作效率，另一方面能夠完善檔案管理，對我國醫院檔案管理工作的高效開展有重要意義。

一、醫院檔案信息化管理的必要性

在辦公自動化背景下，很多醫院對管理理念和管理方式進行創新和改革，加強了對各種新技術的應用，使得醫院管理水平有了很大提升。檔案管理是醫院管理過程中的重要環節，是對醫院經營過程中的各種檔案進行收集、整理、保存、利用的過程，對于醫院的可持續發展有十分重要的意義。在信息時代背景下，醫院檔案管理模式如果不能實現轉型，則會導致醫院檔案管理的發展受到阻礙。信息技術、效率成為醫院之間競爭的一個重要因素，在對醫院檔案進行管理時實現自動化和信息化管理，不僅可以提高醫院檔案管理的管理效率，而且還可以減少傳統檔案管理過程中的出錯率，為醫院提供更多準確、有效的檔案資料。此外，當前我國的信息計算機技術已經發展到一定的程度，為醫院檔案信息化管理提供了必要的支持。比如“大數據技術”、“石技術”等，這些都可以為海量檔案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得檔案管理信息化和智能化更具有可操作性。

二、辦公自動化環境下的醫院檔案管理要點

（一）辦公自動化與醫院檔案管理一體化

現今隨著檔案管理工作的不斷發展，傳統的管理檔案受到新型的檔案管理沖擊。由紙質檔案轉化為辦公自動化檔案，由單一的檔案管理方式轉變為多型的總和檔案。隨著醫院的不斷改革和發展，其新技術也在不斷地更新，醫院的檔案數量每日劇增，而傳統的醫院檔案已經不適應當今醫院的發展現狀，尤其在管理體制方面。現今社會的發展導致人們在生活方面追求高效率高質量，因此采用傳統的體制已經滿足不了人們的需求和問題的產生。辦公自動化在管理檔案方面具有高效率、高質量。

（二）規范化標準化的檔案歸檔

通常檔案主要分為紙質檔案以及電子檔案。如今隨著檔案的發展辦公自動化已經能夠利用資源進行歸檔，得以實現信息化以及網絡技術。建立一個高標準的系統，利用計算機平臺進行規范，這樣能有效地發揮其作用和優勢。

（三）醫院部門之間的共同協作

與傳統的檔案相比，辦公自動化環境的檔案一般都是獨立且以文件為主要單位，醫院的自動化檔案將直接處理好的文件直接歸檔。然而自動化檔案是一項需要檔案部門以及信息技術部門一起完成的文件歸檔，任何一個缺一不可，缺少一個部門那么這個檔案是不完整的。因此在自動化辦公系統建立過程中，應該將兩個部門的工作分配好以及設計好，這樣檔案才能發揮其優勢。

三、辦公自動化背景下醫院檔案管理策略

（一）完善醫院電子檔案系統提高信息化水平

完善的電子檔案管理系統對醫院檔案管理辦公自動化水平的提升具有重要的促進意義。鑒于此，醫院必須完善電子檔案系統，提高檔案管理的信息化水平。首先，醫院要對辦公自動化系統進行深入研究。對辦公自動化系統進行深入、全面、廣泛的研究是提升辦公自動化水平的第一步，有了研究做基礎，辦公自動化系統的運用、升級、更新便顯得游刃有余、得心應手了；其次，醫院要加大資金投入，開發兼容性強、性價比高的辦公系統，使該辦公系統不僅能滿足客戶需求，又能實現文件傳輸、文件管理等的一體化，最大限度提升辦公系統運行效率，推動電子檔案管理質量的提升；最后，醫院可建立專門的電子檔案管理信息化系統，為醫院各部門搭建信息化檔案資源共享平臺，提升檔案信息的利用率。

（二）加強醫院檔案自動化管理的網絡安全建設

為了保證醫院檔案自動化管理的安全，需要加強對構成醫院檔案自動化管理系統設施、軟件、硬件的管理，從而保證醫院檔案自動化管理各網絡系統應用不受損害，促進醫院檔案自動化管理系統的穩定運行。在醫院檔案自動化管理過程中還需要加強對數據加密技術、攻擊檢測技術、數據恢復技術的綜合應用，保證患者個人信息的安全，維護醫院和患者雙方各自的利益。另外，在實現醫院檔案自動化信息管理的同時，還需要加強對檔案信息安全的保護，對自動化環境下醫院檔案管理應用操作作出明確的規定，并借助計算機技術進一步提升醫院檔案自動化管理的實用性和科學性。

（三）醫院檔案管理要做到統一標準規范管理

為提升醫院電子檔案管理效率，醫院檔案管理必須做到統一標準、規范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統一標準。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負責文檔前期工作，而檔案部門負責文檔接收、規整、管理等后期工作，但二者在管理上要規范體制，統一標準，這樣才能使二者相互配合，相互協調，共同服務于醫院管理工作開展；第二，制定規范、統一的檔案管理業務流程進行標準。辦公自動化環境中，醫院檔案管理必須要有嚴格、規范統一的管理流程與標準，以此來引導工作人員規范進行，提高電子檔案管理效率；第三，統一技術操作標準。電子檔案管理與紙質檔案管理不同，需要有統一的技術操作標準。例如，在流程設計時，應采用兼容性強、性能相對較好的系統，并對相關的技術標準（數據接口標準、數據安全標準、數據轉化標準等）進行規范化處理。

（四）加強信息系統建設—以病案歸檔為例

病案是患者就醫的醫療記錄檔案，真實客觀的記錄了醫務人員對患者進行的問診、檢查、診斷治療與護理等的醫療活動情況。病案管理的第一步是病案回收，病案的整理、編碼、輸機、環節和終末質量監控均建立在此基礎上；病案能否按時回收更影響到各種醫療統計數據能否按時限上報；影響到患者復印、醫療保險理賠、醫保部門、醫療管理部門等的利用。因此，保證住院病案的及時回收是一項非常重要和緊迫的工作。為提升病案歸檔效率醫院可以加強相關信息系統建設，如，在醫院信息系統（HIS）、醫技綜合查詢系統上設置提醒功能，只要臨床醫師、醫技檢查科室人員登陸該系統，若已出院患者的病案未完成打印、住院患者的檢查報告未出等，系統自動檢測并彈出提示對話框，提示內容包括患者姓名、病案號、出院科室、出院日期等，提示對話框可手動關閉，甚至可設置為必須完成操作后才能進行新的操作，否則繼續彈出提示框。

四、結束語

綜上所述，在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理工作的開展是一項繁瑣復雜、循序漸進的系統工程，不可一蹴而就。醫院要強化對檔案管理信息化的重視，并加大資金投入，完善硬件建設；建立統一規范的醫院檔案管理標準等，為辦公自動化提供良好的外在條件。與此同時，醫院檔案管理人員也要不斷提升自身綜合素質，以扎實的基礎知識、較高的工作技能以及良好的工作狀態投入醫院檔案的信息化管理中，真正提高醫院檔案管理工作的質量與效率。

【參考文獻】

[1]王坤.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業，2016，13（24）：148-149.