檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

[摘 要]新時代的社會發展一大特點就是高度信息化、數字化，越來越多的不同領域的企業對于信息管理的重視程度逐漸提高，在大數據時代收集信息對于促進和推動行業的發展十分重要。當信息管理的需求與計算機信息技術的飛速發展碰撞到一起，應用計算機信息技術進行信息管理的檔案式建設逐漸發展壯大，檔案式的信息管理在一定程度上對于信息的收集質量和效率起到了促進作用。文章通過分析信息化的發展環境以及檔案式信息管理進行探索，提出建議和意見。

[關鍵詞]計算機信息技術；信息管理；檔案式信息建設

信息化是一個緩慢發展的過程，需要一定的技術及經驗實踐基礎來累積，而檔案式信息管理更是不能急于求成，首先是針對已經儲存的信息實體進行向信息化檔案轉變的過渡，其次是信息化技術在檔案式信息管理中的實際應用需要一定的時間來推動發展，計算機技術在發展中也有改變，在檔案式信息管理中的應用也有相對應的發展，這都不是一成不變的，既需要時間經驗來累積，也需要發展技術來推動。

一、檔案式信息建設發展中的障礙

盡管檔案式管理信息建設在推動行業發展和實現技術進步的道路上較為先進，在一定程度上提高了行業收集和存儲信息管理工作的質量和效率，但是檔案式信息建設對于現有產業領域來說還太過新穎，不少傳統企業對于檔案式信息建設仍抱有懷疑態度，因此對企業內部的檔案式信息建設發展沒有大量投入人力物力，發展速度緩慢，除此之外還有其他一些問題都成為了檔案式信息建設發展中的嚴重障礙。

1.傳統觀念限制。檔案式信息建設主要技術支持來源于先進的計算機信息技術以及多媒體計算機技術的完善，這都屬于近幾年的高新技術，盡管在諸多行業中已經有了較為良好的應用，但是依舊有很多傳統行業對此并不認同。不少傳統行業從業者認為，檔案信息就應當是以傳統信息存儲方式中的實體檔案為主，這是已經過時的想法，電子信息技術的存儲手段在一定程度上已經沖擊了傳統信息存儲手段，首先是傳統存儲手段大多使用紙質材料，有一定的使用年限，易損耗，復原技術不高等問題，這都是會影響信息存儲質量的致命問題，而電子信息存儲手段不僅容量大、速度快，且占用資源體積小，保存手段簡單，理論上可以保存無限期，這都是傳統實體存儲所不具備的。同時檔案式信息化建設對于推動行業在市場中的發展進程，最大化利用信息資源價值有著更加優質的效用發揮。

2.從業人員素質不高。檔案式信息建設是以計算機信息技術為基礎建立在檔案管理上的新式項目發展，對相關從業人員有一個技術上的硬性要求，同時對思想上的新式觀念也有更為直觀的要求。無論是計算機信息處理，還是多媒體計算機技術，這都是檔案式信息建設中需要應用的技術手段，如果從業人員素質水平不高無法靈活運用相關技術，那么不僅檔案式信息建設得不到應用的推廣和發展，就連日常的運營維護也無法進行，工作質量和效率大大下滑。

3.人力物力投入過大。計算機信息技術的飛速發展離不開硬件設備的高度進步，而檔案式信息建設也是建立在一定硬件設備基礎之上的，包括主機設備、信息收錄設備、網絡設備等等都要一應俱全，針對不同的信息內容進行不同的設備收取、存儲、分類等操作，同時還要注意信息安全的問題，針對電腦系統進行合理安全的保護，針對網絡層設置足夠安全的防火墻防止有不良內容竊取信息或者損壞信息，這些都是需要大量資金以及人力注入的。而硬件設備也不是一成不變的，時代的進步科技的發展會推動硬件設備的更新，而更新設備對于促進檔案式信息建設發展也是十分重要的。

4.管理技術參差不齊。由于檔案式信息建設在國內諸多領域企業還沒有大范圍的推廣使用，導致相關的計算機信息技術以及多媒體計算機技術在檔案信息處理這一個領域沒有一個可以嚴格執行的相關技術標準，再加上檔案式信息建設自身的特殊性更令管理技術參差不齊，各地的發展水平不一樣，不同行業對待檔案式信息建設的態度也不一樣，同時對于相關技術的共享、推廣也比較落后，讓大環境里的技術標準更加難以統一。

二、如何推動檔案式信息建設發展

1.建設新式檔案式處理觀念。傳統觀念在很大程度上影響了檔案式信息建設發展前進的腳步，設法改變傳統觀念使其接受新式的技術和觀念是十分重要的，首先在各企業管理層的認知上要讓檔案式信息建設的形象有一個明亮清楚的印象，再對比傳統的檔案存儲手段，令檔案式信息建設的必要性更加明朗，要讓檔案式信息建設在發展戰略中占有一席之地，這樣檔案式信息建設的發展才會有一個比較大的推動力量。

2.加大人才培養力度。專業人員對于推廣和維護檔案式信息建設的發展意義十分重大，可以說是戰斗在行業領域內第一線的人員，任務艱巨職責重大，而培養專業人員的任務就顯得更加意義非凡，為企業領域培養新項目的儲備軍對于推動行業發展，促進社會發展環境發展水平加快有起到非常重要的作用。

3.人力物力資金投入加大。檔案式信息建設離不開強有力的硬件設備支持，如果硬件設備支持不夠，那么檔案式信息建設的發展水平將在很長一段時間停留在一個不高的程度，這對于飛度發展且競爭激烈的市場環境是非常致命的，競爭力的不足非常容易導致企業在競爭中被淘汰，因此對于檔案式信息建設加大人力物力資金的注入就顯得非常有必要。

4.建立正確的技術標準。檔案式信息建設是需要大量先進技術支持的項目，如果沒有正確統一的技術標準那么檔案式信息建設的工作質量和效率將大打折扣，而建立正確的技術標準需要對社會環境中的相關部門、企業開展系統的組織以及合作，對信息的存儲手段技術進行分享，加大信息資源的利用率。

三、結語

檔案式信息建設是新時代背景下的新興產物，集合了以計算機信息技術為代表的的新式技術的結晶，也代表著時代進步中傳統事物在新式技術下的全新發展，保證了行業在發展中的競爭力，也體現了先進技術在時代發展中的進步與應用。

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作者簡介：姜冬梅（1973-1-20），女，漢族，工作單位：煙臺市萊山區政務服務管理辦公室，職務：科長，職稱：館員，籍貫：山東省煙臺市；研究方向：檔案。