傳統檔案管理轉型提升策略研究

黃波

（北京精密機電控制設備研究所，北京 100076）

1 企業檔案管理轉型的迫切性

物聯網技術、移動通訊技術及云計算技術的應用日益廣泛并具有廣闊的發展前景，將不可避免地對檔案知識管理產生深遠的影響。信息化大背景下的檔案管理轉型需要在保障安全的基礎上，利用現代化手段將信息和知識資源進行集成整合，并嵌入到企業業務活動中，才能真正實現檔案知識的價值。檔案管理轉型既需要與業務活動智能化相協調，又需要不斷從自身進行有價值的知識挖掘。

企業檔案管理轉型是業務活動智能化的協調性要求。除了原始的見證性、管理性、法規性紙質文件需要大量簽署來保證生產過程的可追溯性，試點開展檔案數字化造成了企業檔案共容共生的雙軌制管理現狀。但總體來看，更多原始記錄趨于無紙化，電子業務流程正在完善，業務環節產生的保密及利用問題都在逐步解決，加上電子檔案法律性地位的確認，整個業務活動向著智能化大步邁進。從產品全生命周期管理角度考慮，檔案作為產品整個生命周期的重要憑證和記錄，需要從源頭就保持知識鏈形式和內容的統一。另外，業務活動的重心在哪里，檔案工作就需要主動配合協調。既然生產過程已經逐步智能化，企業檔案更要先行先試點，與生產過程和企業管理活動真正協同發展。真正的業務協同式管理需要更新檔案管理理念，實踐單軌檔案管理模式，才能實現檔案管理轉型。

企業管理轉型是檔案知識管理發展的必然要求。企業檔案與企業生產活動息息相關，產量和范圍的擴展導致了文件形態的變化和文件數量的劇增，這使企業檔案管理活動更為繁瑣而價值性不夠凸顯。企業檔案管理模式已經進入到知識管理模式階段，對于隱藏在文件和檔案中的知識，只有通過良好的需求引導和模塊建構才能實現檔案的價值。企業檔案同樣需要將檔案知識結構進行很好的梳理，對共性問題制定流程化范式，對特殊問題進行范例式模塊化，優化生產和管理流程，更大程度上為生產決策提供支持。另外，從企業資源基礎理論角度來看，企業檔案是重要的無形資產和信息資源。提升企業的核心競爭力毋庸置疑需要保持無形資產的戰略性和獨特性。因此，企業檔案還有很多的地方需要挖掘和注入新理念。關注知識價值、強調知識利用和創新是檔案管理發展的方向，注重自身知識挖掘是企業檔案管理轉型的理念支撐和必然趨勢。

2 企業傳統的檔案管理模式存在的問題

管理流程不統一帶來的理念誤區。傳統的紙質檔案在長期的管理過程中有相應的制度和標準來固化。由于業務革新產生的電子文件在形成文件的業務系統中運行并受控，便“被認為”已經完成歸檔工作。事實上，電子文件只有完成業務系統向電子文件管理系統的移交，才能以正確和獨立的方式來保證檔案的原始憑證性。雙軌制下紙質和電子文件管理流程不統一使用戶對檔案工作產生了誤解，大量電子文件滯留于業務管理系統中無法完成管理責任的轉移。理念誤區對檔案工作者來說是日后工作推進的阻礙，對最終用戶來說并未提供便利的檔案知識利用條件。

管理模式不成熟帶來的資源浪費。電子文件是社會信息化技術發展帶來的福利，它本應帶來的是工作效率的提升和保管檔案成本的降低。檔案的門類劃分上，傳統的紙質檔案分類方式中電子文件歸屬于特殊載體檔案，而紙質檔案實體還會從內容上進行分類。這樣在單軌制管理模式尚不成熟的前提下，部分檔案不僅需要完成紙質文件的歸檔，還需要轉換為光盤等特殊載體進行雙套歸檔。這樣的雙向浪費出于對虛擬載體的不信任，并且為檔案工作增加了工作量和成本。企業管理活動會產生大量的電子數據，這些數據卻由于安全性和利用性考慮需要完成紙質和特殊載體的雙套歸檔，大量重復工作是暫時性雙軌制現狀下必須付出的代價，而這樣的人力、物力的資源浪費完全源于尚未形成系統的管理模式。

管理制度待優化帶來的供需偏差。長期的檔案管理理念極為注重檔案的原始記錄性和憑證性，紙質文檔因其痕跡可見性而備受信任。電子文件則由于尚未完全以法律、制度和標準等體系固化下來，出現了推進困境。端對端的服務，我們目前所秉承的是記錄觀，用戶所持的是效率觀。企業檔案的價值于何處，可追溯性所代表的不止是對責任的定位，也代表著用戶利用檔案的可操作性。用戶的需求更多的是對效率的追求，而沒有制度保障的電子檔案則無法為用戶便利地提供服務。因此只有管理體系的完善才能從流程、方式和環境上保障供需端的有效對接。

3 企業檔案管理轉型發展思路

企業檔案管理轉型是一個長期的過程，雙軌制過渡向單軌制不是一個簡單的操作，與此同時轉型理念需要統一思想、多層兼顧，轉型模式需要試點先行、逐步深入，轉型保障正在逐步完善、推敲明晰。隨著電子證據法律地位的確立和智能制造的業務系統推進，企業檔案管理轉型迎來了前所未有的發展契機。

記憶觀與效益觀并重的轉型理念。從檔案管理角度來看，檔案管理必須保證其憑證性和可追溯性；從企業檔案用戶角度來看，檔案需要便于利用并可提供決策支持。雙軌制向單軌制的轉型，既需要保證單軌制后電子文件的原始記錄性及其法律證據地位，又要保證電子文件在用戶端是便于利用并可以提供決策支持的。一方面，檔案管理者需要更新理念，更加注重檔案知識價值的挖掘。不能因為對紙質載體檔案的管理已經輕車熟路，檔案管理者就寧愿花費大量的時間和精力去維護雙套管理現狀，而不去探索電子文件檔案管理的新路徑和新價值。另一方面，用戶需要強化檔案意識，配合確保電子檔案的可靠性。在檔案雙軌制向單軌制的轉型階段，會出現一段時間內的管理無序。這樣的情況需要用戶的積極配合，既要協助探索節約成本的新方式，又要確保電子文件歸檔的真實可靠性。企業檔案管理轉型需要檔案管理者和用戶在轉型理念上達成一致。我們所共同追求的不是簡單的雙軌向單軌的改變，真正的轉型是通過理念的統一和模式的轉變，達到供需的匹配和檔案價值的實現。

力求無縫銜接的轉型模式。企業檔案轉型是一個長期的過程，不可能一蹴而就，現階段需要關注的問題是保證檔案在銜接環節不出現紕漏。這樣就需要對企業檔案的現行管理情況進行分析，挑選某些業務智能化的產品進行試點運作，實施增量文件的電子化；同時，針對存量檔案要根據業務要求和信息獲取的實際需要，適當對部分檔案進行數字化，雙管齊下才能保證檔案的歷史聯系性。虛擬的電子文件既容易造成有用信息流失，又有部分信息的有機聯系難以追溯的風險，因此在業務系統智能化和數字檔案館建設尚未成熟的前提下，需要在增量和存量上綜合考量，確保轉型階段的檔案均有跡可循。但是，雙軌制轉型只是過渡階段，日后的單軌制統一才是轉型實施的最終目的。

標準化流程化的轉型保障。新時期業務活動趨于智能化和情景化，大量的企業檔案已經或者即將產生數字版本的檔案。有哪些電子文件會隨之產生，哪些電子文件中的信息更有利用價值，如何進行電子文件的分類和結構化并進行歸檔等等，都是需要通過結構化和標準化確定下來。只有完備的標準化體系為業務活動和檔案管理活動提供基準，才能保證檔案資源的有效可用性。現階段，電子文件的法律證據的法律地位已確立，企業的數字檔案便可以此為參照。另外，紙質檔案管理擁有覆蓋全生命周期的管理規范和標準體系，但在現有的參考體系中，電子文件只能作為數字檔案歸屬于特殊載體類。我們所缺失的面向電子文件全生命周期的完備體系標準，正是實現單軌制不可或缺的關鍵點。關于標準化的體系構建，各門類的電子檔案都面臨著同樣的問題，也需要從上至下的標準化體系重構。

4 企業檔案管理轉型提升策略

企業檔案在“質量終身責任制”的推行背景下更具見證價值，同時現階段的檔案管理轉型是一個長期過程，包含著理念、載體傾向、制度完善等全方位的改革升級。大環境影響及自身發展驅動下的轉型是挑戰也是機遇，因而有必要根據企業檔案管理轉型的具體情況提出提升策略：

（1）供需匹配，提升利用價值：業務活動智能化以及知識管理發展對檔案提出了新的要求。企業檔案在未來不僅需要繼續保證其見證價值，更需要從用戶需求出發挖掘和提升利用價值。另外，對查詢量較大和使用頻次較高的企業檔案進行檔案數字化，提供方便情景化利用和利于知識系統構建的檔案利用服務。

（2）手段創新，推進模式革新：要實現企業檔案新的發展，雙軌制向單軌制的模式轉變是必然選擇，轉型期重要的是做好增量文件和存量文件的雙管齊下，利用信息化手段推進轉型模式的革新。對于已經實現電子化的部分企業文件，應探索全數字化的管理流程和無紙化受控歸檔移交，未來的歸檔可以是清單式選取、標準化審核、自動由受控到歸檔的數字歸檔流程。更多的針對門類的個性化開發可以加強用戶和檔案工作者之間的互動銜接，并且更加精準到位地服務。與此同時，企業的業務系統也正在智能化發展，檔案的手段創新也需要跟隨業務活動創新，實現電子文件的全過程管理并提供更有價值的知識情景化服務。

（3）構建體系，確立條件保障：企業檔案制度體系的重構，是確保轉型順利進行的重要保障。首先需要將檔案在紙質和電子歸檔方面要求和規劃納入職能部門的計劃當中，并通過對完成物的審核進行有效的閉環考核管理；檔案部門應該對檔案的歸檔和移交工作提出要求，并對文件形成機構的文件管理進行指導；制度方面需要對業務流程、文件流轉流程、檔案管理流程進行統一的標準固化，以進行統一的制度約束和調配。明晰職責、固化流程、統一標準、閉環考核，構建完善的檔案體系，并結合實際發展需求進行及時調整和優化，才能為企業檔案管理轉型提供保障。