論條碼系統在企業存貨管理中的運用

李超楠

摘要：面臨ERP管理系統失效、倉庫作業效率低差錯多、存貨信息傳遞滯后、呆滯存貨管理無力等問題，越來越多的制造型企業引入倉庫條碼系統，用于改善倉儲管理。本文從條碼系統的設計、對存貨管理的推動、相應財務管理工作的挑戰，簡述了企業存貨管理方式的創新。

關鍵詞：存貨管理；條碼系統；提升；挑戰

現代企業的競爭，是供應鏈資源整合能力的競爭，而在供應鏈的業務鏈條中，存貨貫穿全程。以最小的資金占用保障供應，是企業存貨管理的目標。為實現這個目標，除了需求精準、有序采購、高效物流等前提條件外，存貨從入庫到出庫的過程管理是重中之重。財務部門在日常的業務監督檢查中，常常發現制造型企業在存貨過程管理中面臨種種難題，比如，出入庫業務效率低且差錯率高、庫區管理規范難以有效執行、存貨信息傳遞滯后、呆滯存貨預警管理無法有效開展等。以上問題即使在應用了成熟的ERP管理軟件的企業仍然存在，且因為這些問題的存在，影響ERP系統在物料管理模塊的有效運行，導致企業高價引進的ERP管理系統在存貨模塊淪為單純的財務信息采集端口。

一、倉庫條碼系統簡介

倉庫條碼系統是通過條形碼掃描方式進行存貨移動或狀態變更等信息實時采集，最終實現倉庫有序管理的信息化系統。該系統最早應用于零售業、倉儲物流企業，目前越來越多的制造型企業也通過條碼系統提升倉庫管理。企業通過定義條碼規則、條碼信息，建立與ERP管理系統MM模塊的接口管理系統，用條碼掃描實現存貨的入庫、內部移庫、出庫、期末盤點等倉儲業務，解決倉儲業務中效率低、差錯多、信息傳遞難、內控風險管理等問題。整個管理系統的用戶設計主要包括以下幾部分（不包括硬件實現方案）：

第一，條形碼信息的設計。條形碼信息用于支撐后續管理規范，應根據管理需求盡可能詳盡，主要包括物料編號、物料名稱、供應商、供貨通知單號、入庫日期、生產日期、版本號、批次號、數量、庫區、質量標識等；

第二，條碼系統下的倉庫作業流程設計。區別于手工模式下的倉庫作業，存貨的出入庫均通過掃碼槍掃碼條形碼實現。作業流程設計中應兼顧效率與風險管控雙重原則。

第三，基于條碼系統的內部管理報表設計。條碼系統實現了真實庫存信息的實時共享，實現了存貨的批次管理，基于這兩項進步，財務部門協同計劃、采購、物流進行多類型管理報表的設計開發。比如，存貨的庫齡分析表（基于批次）、呆滯存貨分析表、銷售訂單的存貨匹配度分析表、庫存與未來需求的匹配度分析表等等。這些管理報表的應用將對于提升企業周轉效率、降低資金占用、減少呆滯報廢發揮重要作用。

二、倉庫條碼系統對存貨管理的推動

第一，簡化倉庫作業流程，提升工作效率。一方面，掃碼槍實時掃描替代了原先的倉庫手工臺賬登記及ERP管理系統的事后錄入，大大減輕了倉管員的工作量，提升了工作效率；另一方面，實現庫區管理規范和先進先出的有效執行，根據設定的庫區管理規則，掃描系統根據各庫位的存放情況，自動分配入庫物料應存放的區域或擬出庫物料應出庫的庫區，減少了入庫作業中上架工作難度和出庫作業中揀配工作難度。

第二，實現存貨信息的實時共享，為企業MRP系統有效運行創造條件。手工模式下倉管員的作業流程注定無法實現庫存信息的實時共享，掃碼系統上線后，掃碼代替了手工錄入，直接在實物移動時將存貨的出入庫記錄到集成的信息系統，系統自動結算剩余庫存情況，實現存貨信息的實時共享；同時，質量部門的制程質量檢測、庫存質量檢測也通過掃碼槍進行信息錄入，在質量決策完成的第一時間，將信息共享給倉庫、計劃、采購等部門。

第三，提升企業存貨的內控風險管理能力。首先，條碼系統取消了倉管員的手工錄入權限，所有的出入庫業務均有前端業務發起，比如物料入庫由采購下達供貨通知單、車間領料由車間申請領料，倉管員只能在前端發起的業務中進行固化操作，規避了倉管員工作失誤或監守自盜的可能性；其次，條碼系統創新了倉庫存貨盤點的方式，倉管員隨時可使用掃碼槍掃描盤點，掃描后自動加總計算并與系統賬務進行核對，速度快準確率高，有效提升了倉管員日常業務自查及月底財務監盤的效率效果。此外，條碼系統可結合庫存的上下限，實現企業安全庫存及庫存限額的管理。

第四，推動呆滯存貨的預警管理，減少報廢損失。呆滯存貨是指短時間內不會使用、周轉率極低或者永遠不會使用的庫存，具有極大減值風險。條碼系統上線實現了存貨的批次管理，通過掃碼槍錄入及后期報表開發，對呆滯存貨分批次標識，包括根據生產日期統計的臨期過期物料、根據質量決策判定的異常物料、根據出庫頻次統計的周轉率極低物料、擬下市產品的專用物料等信息，通過這些呆滯存貨信息的自動提報，有效推動呆滯存貨的關注和處置，減少報廢損失。

三、倉庫條碼系統對財務管理工作帶來的挑戰

條碼系統是信息化技術在倉庫管理的進一步應用，對倉庫作業帶來了較大的提升，但同時也對財務部門如何在新環境下發揮“監督與協作”雙重職責帶來了挑戰。第一，財務部門對存貨管理過程中的風險監督，應側重于條碼系統設計中的作業流程合規性、條碼系統運行中軟硬件運行順暢度、條碼系統下反饋出來的呆滯料處理推動等；第二，財務協作與服務職能發生轉變。一方面可協同業務部門基于條碼系統搭建有效的分析報表，將條碼系統實時共享的信息轉化為有效的管理信息，幫助計劃、采購、物流提升業務順暢度；另一方面，條碼系統對倉庫及采購物流等相關部門的操作人員技能要求較高，財務部門應定期組織開展培訓工作，提升操作技能及管理意識。

參考文獻：

[1]李劍.條形碼管理系統在生產企業中的應用[J].大科技·科技天地，2013.

[2]呂惠馨.企業存貨管理存在的問題及對策[J].會計師，2017.

（作者單位：香飄飄食品股份有限公司）