淺析新時代背景下不動產登記檔案管理

李麗

【摘要】不動產登記檔案的主要特點包括：數量大、種類多；跨度大、周期性長；動態性強，具有歷史延續性；專業性強，具有不可替代性；真實性要求高。因此，當前檔案管理存在以下難點：一是現有檔案業務重點不同，整合難。不動產登記業務分類復雜，各有各自業務側重面與標準，業務銜接不可能一毗而就，檔案管理的業務銜接難度亦不容低佑。二是檔案數量巨大、時間長，關聯難。目前，分散在各部門的不動產登記檔案數量大，歷史跨度長，動態性強。如何將這個巨大信息資源有序整合融合關聯，需要統籌規劃。隨著中國特色社會主義步入新時代，做好不動產登記檔案管理工作的意義和作用日益凸顯。本文針對不動產登記檔案管理工作中的問題，有針對性地提出了幾點建議。

【關鍵詞】不動產登記檔案 新時代 管理

不動產登記檔案，作為一種權威性的官方原始證明材料，往往以不動產登記簿的形式進行記錄，應用紙質文字、圖表描述、網絡登記表等存儲方式，將文字、數據、圖表、聲像等關鍵信息記錄在紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等介質之上。

一、不動產登記檔案管理存在的主要問題

（一）原始材料分散在不同部門，沒有形成統一的管理標準

在機構整合之前，不動產登記職責較為分散，國土、住建或房管、林業、農業等部門自行保存相關檔案資料，歸檔標準千差萬別，使用的檔案管理技術手段各有不同，缺乏統一、協調的規范管理。

（二）材料不完整，數據真實性準確性較低

數據的準確性對于檔案登記管理來說是重中之重。如果不動產檔案原始材料不準確、不規范，不僅老百姓的財產安全得不到保障，而且政府信用將會面臨嚴重危機，工作將會變得混亂不堪。在檔案登記管理方面，特別是原始檔案存在的主要問題如下：一是土地性質、房屋用途、不動產坐落、面積等數據方面誤登、錯登問題；二是存在著身份信息、門牌信息缺失的問題；三是存在不動產檔案信息不完整、資料不清晰、數據不準確的問題；四是存在著檔案管理雜亂無序的問題。

（三）數據整合質量不高，信息共享水平有待完善

不動產登記中心是將多個部門相關職責、編制整合到一起，必然要對原單位相關檔案數據，集中統一管理，完成整合工作。但是，由于技術力量不足，整合的質量還有待提高。

同時，不動產登記檔案信息化管理水平還不是很高。例如，依然存在一些沒有數字化的紙質檔案，給集中、規范化管理帶來了困難，也制約了檔案管理資源的共享。

二、規范不動產登記檔案管理的幾點建議

（一）制定目標計劃，逐步分步實施

根據建立不動產登記制度工作部署，不動產登記檔案的整合，建立新型管理工作應分三個階段實施。第一階段目標是理順關系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準備。第二階段目標是整合現有檔案，規范電子文檔，建立電子文檔數據庫，逐步移交檔案，逐步實現集中統一管理。第三階段目標是全面規范檔案管理，建立完整數據庫，實現不動產檔案以傳統管理為輔，信息化管理為主的根本轉變，為不動產登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務。

（二）理順管理機制，規范操作流程

整合、優化不動產登記檔案機構、人員、庫房資源，構建分工明確、協調一致的管理機制。根據不動產登記機構工作量情況配備檔案專業人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調動員工積級性。全面梳理業務流程，從申請、受理開始，經過審核、審批，到最后繕證、發證、歸檔，這是檔案形成到歸檔的生命線，使辦理業務與歸檔環節緊密銜接，需嚴格執行操作規范和統一歸檔標準。

（三）建立統一信息平臺，健全網絡風險防范機制

以不動產登記信息平臺為基礎，建立不動產檔案管理系統。實現“統一歸檔、統一監管、統一查詢與服務”等主要功能，同時要注重做好網絡風險防范工作，采取嚴格的保密措施，為不動產統一登記信息化平臺建設奠定技術基礎。

（四）設立省市不動產登記檔案數據中心

近年來，二維碼、物聯網信息技術發展突飛猛進，大數據時代己經來臨，給檔案管理、流轉帶來極大的發展空間。我們應充分利用這個高科技環境，構建一個基于計算機網絡環境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的不動產登記檔案信息資源管理系統，對分散各部門的不動產登記檔案進行優化組合與無縫聯結，實現數據安全地傳輸、充分地共享，實現不動產登記檔案信息資源的內在價值和社會效益，為社會提供多維的、一體化的信息服務，最大化地發揮出不動產檔案信息資源整體效能。

（五）建立一支高素質人才隊伍

不動產登記檔案是不動產登記動態管理的基礎和保證，高質量的檔案管理需要一支既懂登記業務、又熟悉檔案業務、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。為做好這項專業性、技術性強的工作，檔案管理人員要主動、及時地加強政治知識、相關科學文化知識和檔案學知識的學習，熟悉檔案工作的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的規定，密切關注國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平。人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托，不動產登記部門要重視專業人才隊伍的建設，為現職工作人員創造條件鼓勵他們崗位成才，同時不定期組織業務培訓，及時更新、增長業務知識，還要創造條件，引入專業科技人才。

三、總結

綜上所述，對不動產登記檔案進行整合、集約化管理，不但能夠在管理上極大節省時間，提高工作效率，而且還能優化資源管理，減少不必要的資源浪費。檔案登記管理方面缺乏相關的技術型人才，管理設備上落后；較多農村地區檔案登記管理工作仍停留在紙質存檔登記管理，管理技術上落后。如果檔案數據信息不準確，信息滯后，那么今后的工作后續將難以展開，造成了許多困難與麻煩。因此，必須加強不動產登記檔案工作的管理，加快登記檔案整合、集約化管理的步伐。

參考文獻：

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