關于高中檔案管理工作有效實施的研究

李艷

【摘 要】高中學校檔案管理工作是學校管理體系中不可分割的組成部分。高中檔案的安全存放與科學管理能促進檔案資料的有效利用，對學校未來的發展和建設規劃都大有裨益。本文將對如今高中檔案管理工作的現狀進行分析，發現管理工作中存在的問題，探究解決問題促使高中檔案管理工作有效實施的策略。

【關鍵詞】高中檔案管理；有效工作；實施策略

高中學校檔案是國家檔案的重要組成部分。它既是用來記錄學生的個人詳細信息、學籍成績和在校生活情況的相關文件，也是學校在各個歷史階段的工作內容與完成情況的反饋，具有很高的保存和參考價值。目前，我國大多數高中沒有充分意識到檔案資料的作用，常常只是把它們收集整理后就閑置在一旁，未能將其有效利用。而且，檔案的管理人員們人均素質普遍較差，導致管理工作效率低下，未能取得良好效果。

一、高中檔案管理工作現狀

（一）對檔案管理工作的重視程度不足

在如今一些觀念里，檔案被認為是過去式，不過是一堆龐雜的文字資料而已，它對于管理學生和規劃學校未來的重要意義被忽視了。人們在執行檔案管理工作時，常常只是例行公事，缺少對檔案管理的熱情和鉆研。而且，某些高中的檔案管理工作者們不是檔案管理相關的專業出身，未接受過系統的檔案管理培訓，所以他們綜合素質會有欠缺，業務能力不夠強。因此隨著社會發展，當學生人數激增，檔案管理任務愈加龐大時，不積極提升自我能力的檔案管理工作者便出現了工作效果不理想的情況。

（二）檔案管理工作的協調性不足

在當今社會上，很少有哪一所高中擁有自己獨立完整的檔案管理體系。由于整個學校的檔案資料量非常龐大而且涉及到方方面面的信息，所以這些工作通常需要多個部門的相互配合，共同整理[1]。但又因為每個部門已有自己常規的主體工作內容，收集或整理檔案資料只是他們部門工作的附加項。因此，各個部門的工作人員們對檔案管理工作一般只是完成任務，難以擁有熱忱。

（三）管理工作中智能化程度低

隨著社會科技水平的不斷進步，信息化智能技術也已漸漸滲透到教育領域，很多教師們已逐步利用科技提升教學效果，但檔案管理的工作者似乎是個例外，他們中很少有人會主動更新自己的觀念，去學習新的檔案管理智能化的知識與技能。大多數的他們仍沿用著傳統的人工方式去進行信息的收集整理。所以，面對巨大繁雜的檔案任務，現在的檔案管理工作者們往往感覺壓力很大。

二、高中檔案管理工作有效實施的策略

（一）領導應增強管理意識，健全管理制度

檔案管理是件任務量重大、涉及到的部門眾多的綜合性工作，它對培養學生和規劃學校發展都有重要的參考指導意義。學校領導理應首先增強對它的重視，了解自己學校檔案管理的現狀，運用智慧，去精心地構建適應學校發展的檔案管理體系。學校領導應單獨設置專門的檔案管理部門，讓他們全職負責檔案的整理維護工作，讓他們去與其他各部門溝通協調以此得到需要的檔案信息。并且校領導在指導檔案管理團隊時，應運用科學的人才管理方案，設定有效的管理制度。比如說，在對檔案管理工作者的考核上，可以采用“能者多得”的績效考核方式。在評判檔案管理者的薪水時，不應再單按他們的基本工資和工作時長進行累加，而應從工作者的工作總量以及效果來評估。領導可將學校所有需被登記在案的人員、物品與事件分成同等適當分量的若干份，再給每份編號并做好記錄，之后在每月初，讓檔案管理工作者們根據自身能力情況去領取自認為能勝任的合適份數的工作，同時對他們的領取情況做好登記，再在每月末時，直接對每位管理工作者所登記的每份工作進行打分，最后讓他們各自的工作份數與每份的分數相乘，所得到的即為他們的最終總分。每位管理工作者的薪水便由那個最終總分的高低決定。

（二）加強培訓管理工作者，提升人員素質

與檔案直接接觸的管理工作者們對檔案管理工作的質量起著最關鍵的作用。他們的業務能力如果不足，那么繁多的學生與教師的信息將無法被統計完整；他們的辦公態度如果不夠嚴謹，那么珍貴的信息資料將無法被妥善保存；他們的管理技巧如果欠缺，那么復雜的檔案資料將無法被高效利用。所以，學校領導必須對提升檔案管理人員工作素養一事高度重視。首先，學校可以成立一個專門的檔案管理委員會，從一開始檔案工作人員的選擇上就要“高要求嚴標準”，讓他們與當地專業的檔案管理培訓機構取得聯系，招聘一些專業素質優秀的管理工作者，為接下來的檔案管理工作的有效實施打好人員基礎。接著，管理委員會還應繼續緊密關注一線檔案管理工作者的工作情況，隨時在適當時機對檔案工作者進行心態調整，提出工作建議或者為他們安排適合的工作上的拓展培訓。

（三）管理工作者應積極運用現代信息管理技術

在科技水平已經足夠優異的今天，信息技術完全可以融合進檔案管理工作中，為檔案管理工作者快速提升工作效率。首先學校應加大智能化硬件設施的建設，實現辦公自動化，接著檔案管理工作者管理再逐步推進檔案資料的信息數字化，建立全面穩固的網絡檔案庫。舉個例子，在收集龐雜分散的檔案信息時，管理工作者可事先創作一個檔案信息收集的網絡系統，在系統中發布要調查的信息類別的問卷，再給每位要進行信息采集的學生和教職人員分發一個登錄系統的賬號和密碼，讓學生和教職人員們自行登錄網絡系統進行信息問卷的填寫。并且在系統中還設置一個網絡咨詢頻道，由專門的某位檔案管理工作者進行問答管理，讓學生和教職工們在填寫過程中遇到問題時可以隨時利用互聯網進行詢問，以此增強信息收集工作的靈活性、便捷性和準確性。

三、結語

高中檔案管理是復雜艱巨卻意義重大的事務性工作，如今的大多數高中學校在這此方面還有非常大的進步空間。學校領導應從根本意識上引起重視，建立更為科學完善的檔案管理的制度與體系，打造出更為優異的檔案管理工作者團隊。檔案管理工作者們也應不斷更新自己的工作理念，跟上信息化時代的步伐，努力提升自我素養，使得高中檔案管理工作有效實施。

參考文獻：

[1]胡敏.高中檔案管理工作有效實施及細節問題把握[J].長江叢刊，2017（35）：285-285.

[2]章雷芬.高中檔案管理工作之我見[J].卷宗，2015，5（10）：33-33.

[3]宣勇.高中學校檔案管理工作存在問題及檔案創新管理的探討[J].中國高新區，2017（14）.