淺析檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

岑桃

摘 要：檔案信息化是通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。檔案信息化以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目的，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為社會各項建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；發(fā)展趨勢

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。

三是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。

2 檔案信息化的意義

（一）檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰(zhàn)略地位進一步提升，處于改革開放關(guān)鍵時期的中國，社會與國民經(jīng)濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要資源來進行管理。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計算機網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。

檔案管理信息化建設(shè)是時代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。

（二）檔案信息化建設(shè)也是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項重要任務(wù)就是：“貫徹落實國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強以計算機網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)；加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)；實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。

檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化作為一項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。

（三）社會的發(fā)展促進和推動了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。隨著檔案信息化的逐步推進和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過度，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案領(lǐng)域通過運用計算機技術(shù)開展檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標(biāo)引、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

3.1制定行之有效的規(guī)章制度。

制度的保障是檔案信息化建設(shè)順利開展的前提，制度管理是法治理念的體現(xiàn)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，每一個環(huán)節(jié)都要做到制度先行，利用嚴(yán)格的規(guī)則把管理約束住，把信息化建設(shè)的各個方面有機結(jié)合起來，保證檔案管理行為在任何時候都有序開展。同時要建立檔案工作人員責(zé)任追究制度，對于違反文件收集、歸檔和檔案管理相關(guān)條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定進行處罰和責(zé)任追究。

3.2檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)。

高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息化管理人員，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進程中起到?jīng)Q定性作用。現(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異，先進的技術(shù)必須依托于優(yōu)秀的人才，在職檔案工作人員也應(yīng)該與時俱進，積極主動學(xué)習(xí)檔案學(xué)、管理學(xué)和計算機方面的知識，讓自己成為綜合型人才，在推動檔案信息化建設(shè)中起到更好的作用。

3.3做好檔案安全保障工作

做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設(shè)情況，從實際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護機制和檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對于突發(fā)情況和自然災(zāi)害，檔案管理人員能夠在第一時間進行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對檔案資料造成的損壞，提高應(yīng)對各種危險情況的快速反應(yīng)能力，切實保證檔案資源的安全。

3.4處理好傳統(tǒng)管理和信息化管理的關(guān)系

只有處理好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)系，才能更好的實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。這要求我們在保證傳統(tǒng)檔案管理的特殊性同時，也要考慮到全面普及檔案信息化建設(shè)之后與其的矛盾。作為檔案的根本屬性，原始記錄性是其重要保存形式，檔案信息化建設(shè)必須要兼顧信息化管理和其原始憑證作用兩方面，才能達到檔案信息化建設(shè)的科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。總之，隨著科技不斷進步，檔案信息化建設(shè)的全面實行將不再遙遠，利用電子計算機等先進設(shè)備并發(fā)揮其作用，可以使檔案信息管理效率得到有效提高；同時建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，加強檔案信息安全工作，可為檔案信息化建設(shè)提供安全保障；對檔案管理人員進行信息技術(shù)的培訓(xùn)有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐。當(dāng)前我國已經(jīng)把社會信息化擺在重要位置，這也為檔案信息化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展前景。

4 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)并非一日之功，需要各部門的長期努力。而且，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)別、資金投入等多種因素有關(guān)。在檔案信息化的發(fā)展過程中，各檔案管理單位具有較為充裕的時間及時根據(jù)檔案信息化的發(fā)展來調(diào)整發(fā)展方向，從而能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，更好地服務(wù)于社會。我們必須要不斷完善檔案信息化技術(shù)，把握機遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻。

參考文獻

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