淺析如何做好勞動保障檔案管理工作

郝曉攀

摘 要：進入21世紀以來，隨著時代的進步與發(fā)展，勞動保障檔案管理工作的重要性越發(fā)明顯。對于任何一個企業(yè)或者是單位而言，檔案承載了發(fā)展過程中所有的信息，能夠為今后的發(fā)展提供一些具有參考價值的信息。可見，企業(yè)或者是單位要想得以可持續(xù)發(fā)展，就需要注重勞動保障檔案管理工作的開展，并且需要落實到具體行動上，才能確保勞動保障檔案管理工作既有作用的充分發(fā)揮。本文從提高勞動保障檔案管理認知、管理人員專業(yè)素質(zhì)、健全管理機制、信息化系統(tǒng)的建立以及完善安全保密制度五個方面，闡述了如何做好勞動保障檔案管理工作。

關鍵詞：勞動保障；檔案；管理工作

全球化經(jīng)濟發(fā)展的態(tài)勢下，一體化發(fā)展與國家間社會保障制度改革不斷深入，勞動保障工作任務不斷增多，同時任務也越發(fā)繁重，具體關系到民情、民生以及民意等重大問題。可見勞動保障檔案管理工作的重要性。然而當下勞動保障檔案管理工作的開展，還面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何做好勞動保障檔案管理工作是當下相關人員最為值得深入思考的問題。鑒于此，本文對“如何做好勞動保障檔案管理工作”進行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1.強化相關人員勞動保障檔案管理工作的認識

大部分事業(yè)與企業(yè)在日常管理工作中，相關管理人員并沒有全面掌握檔案管理工作的具體內(nèi)容，同時對檔案管理工作的認識產(chǎn)生了一定的偏差，具體表現(xiàn)在單純認為檔案管理工作就是整理資料，或者是相關信息的存檔。但是勞動保障涉及到單位與企業(yè)員工的退休以及社保等一系列問題，決定了勞動保障檔案管理工作的重要性[1]。隨著社會經(jīng)濟的進一步增長，企業(yè)政策更新加快，同時就業(yè)形式也朝向多元化方向發(fā)展，越來越多的勞動者走上了工作崗位，造成勞動保障部門工作任務越發(fā)繁重，相應的勞動保障檔案數(shù)量不斷增多。要想勞動保障檔案既有作用得以充分發(fā)揮，就需要各級勞動保障部門相關領導重視起檔案管理工作的開展，同時需要提升全體勞動保障檔案管理人員的管理意識，并且需要嚴格遵守《檔案法》開展相關檔案管理工作。

2.提高勞動保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

勞動保障檔案管理人員作為勞動保障檔案管理工作的執(zhí)行者，也是決定勞動檔案管理工作效果的重要影響因素，要想確保勞動保障檔案管理工作得以順利開展，切實發(fā)揮檔案管理人員職責范圍內(nèi)的作用，就需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，具體為通過系統(tǒng)的學習，以此有效提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)[2]。鑒于檔案管理人員綜合素質(zhì)，直接影響到檔案管理工作效率、水平以及質(zhì)量，檔案管理人員一直采取原有的管理方式，必然無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理工作需求。因此，新時期下，檔案管理人員要想做好檔案管理工作，就需要加強交流與學習。（1）不定期向一些先進單位進行交流學習，或者是將行業(yè)內(nèi)的精英人員引進來，指導實際檔案管理工作，同時需要從檔案管理各環(huán)節(jié)入手，不斷引進高效率的工作方式與人才，逐漸建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，以此為勞動保障檔案管理工作的開展奠定夯實的基礎。（2）定期將本單位、企業(yè)的檔案管理人員安排到教育培訓地進行系統(tǒng)的學習、不斷豐富檔案管理人員的實踐經(jīng)驗以及基礎知識、技能，促使檔案管理工作人員具備檔案管理工作的能力，從而有助于確保勞動保障檔案管理工作的順利開展。與此同時，結合單位與企業(yè)的實際情況與發(fā)展動態(tài)進行具體分析，在不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的基礎上，摸索出適合本企業(yè)、單位的檔案管理工作方法。

3.完善勞動保障檔案管理機制

勞動保障檔案管理工作逐漸朝向現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化以及制度化方向發(fā)展。完善勞動保障檔案管理機制作為檔案管理工作的前提。勞動保障檔案管理工作主要涉及到檔案資料的歸檔、收集以及整理，如何切實提升工作效率，就需要建立完善勞動保障檔案管理制度[3]。以就業(yè)領域檔案管理工作為例，首先需要建立完善的下崗事業(yè)人員檔案管理制度，為下崗工作人員的再就業(yè)奠定夯實的基礎；其次，通過檔案庫中查詢下崗失業(yè)人員的具體情況，在再就業(yè)分配時，可以結合不同人的實際情況進行分配，為下崗失業(yè)人員的再就業(yè)問題提供更為優(yōu)質(zhì)的服務[4]。由此可見，勞動保障檔案管理機制的完善，能夠為檔案管理工作的開展提供制度保障。

4.注重現(xiàn)代信息技術、數(shù)字化技術的應用，構建信息化系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率

近年來，我國信息技術得以迅速發(fā)展，并且在社會諸多領域當中得到了廣泛的應用，均取得了不凡的成效。鑒于信息技術的應用具有諸多優(yōu)勢，檔案管理工作也需要注重信息化技術的應用，以此實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、網(wǎng)絡化[5]。辦公自動化在國家機關、團隊、事業(yè)單位以及企業(yè)等方面得到了廣泛應用，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案管理方式也隨之產(chǎn)生。鑒于勞動保障涉及到就業(yè)、失業(yè)以及社會保險等方面的內(nèi)容，可見，勞動保障檔案管理工作內(nèi)容的繁瑣性。要想將繁瑣的檔案管理工作落實到實處，不僅僅需要投入大量人力、物力以及財力，還需要耗費大量的時間。在信息化時代，這種管理方式是明顯不可取的。新形勢下，要想切實做好繁瑣的檔案管理工作，就需要注重現(xiàn)代信息技術、數(shù)字化技術的應用，構建信息化系統(tǒng)，以此有效提升檔案管理工作效率。首先，檔案管理工作人員需要將原始檔案數(shù)據(jù)，輸入計算機當中，對于新登記的信息，可以直接錄入計算機當中。相比傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)存檔方式，不僅僅省時省力，還減少了修改、刪減以及檢查時所出現(xiàn)的錯誤。其次，借助數(shù)字化管理，將檔案形成、運行以及轉(zhuǎn)換聯(lián)系起來，以此簡化檔案管理工作，以此有效提升檔案管理工作效率。除此之外，相關人員需要不斷完善現(xiàn)代技術的應用，促使現(xiàn)代信息技術在勞動保障檔案管理工作中得到更好的應用，從而有助于促進勞動保障檔案管理水平的提升。

5.完善勞動保障檔案管理的安全保密制度

根據(jù)國家相關法律法規(guī)要求，在具體的檔案管理工作中，每一檔案管理人員應該在自身權責范圍內(nèi)，認真履行自己的職責，同時嚴格遵守職業(yè)道德，做好勞動人員的檔案信息安全保密處理工作。鑒于勞動保障檔案涉及到勞動人員眾多信息，一旦勞動保障檔案管理工作中泄漏了勞動人員的信息，將會直接影響到勞動人員的切實利益。要想切實做好勞動保障檔案管理安全保密工作，就應該完善安全保密制度，通過安全保密制度，規(guī)范檔案管理工作人員的管理行為。與此同時，單位或者是企業(yè)需要結合自身實際情況，選擇合適的檔案管理工作人員。首先優(yōu)先考慮檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)；其次，選用電子檔案管理軟件時，需要重視起軟件的通用性、安全性、技術維護以及后期開發(fā)，確保電子檔案不會受到網(wǎng)絡非法攻擊，以此確保勞動保障檔案信息的安全。

6.結語

綜上所述，在社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，全民養(yǎng)老、失業(yè)以及社會化保障問題成為了當下相關人員作為值得深入思考的問題。勞動保障檔案管理工作人員需要從提高勞動保障檔案管理認知、管理人員專業(yè)素質(zhì)、健全管理機制、信息化系統(tǒng)的建立以及完善安全保密制度五個方面，做好勞動檔案管理工作。

參考文獻

[1]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（03）：105.

[2]吳新華.對新形勢下加強勞動保障檔案管理的思考[J].才智，2016（33）：248.

[3]杜鳳慧，蔡正明.對勞動保障檔案管理工作的探討[J].蘭臺內(nèi)外，2013（04）：52.

[4]劉軍，李玉杰.對勞動保障檔案工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2011（05）：24-25.

[5]王紅霞.淺議勞動保障檔案管理中存在的問題與對策[J].山西檔案，2011（S1）：75-76.