檔案管理信息化發展的制約因素及解決對策

牟慶玲

摘 要：隨著信息化的發展，特別是以互聯網為代表的網絡時代的來臨，檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，信息技術的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案管理信息化建設轉移。

關鍵詞：檔案管理信息化發展；制約因素；解決對策

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，應用數字化原理和設備，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。 隨著信息化的發展，特別是以互聯網為代表的網絡時代的來臨，檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，信息技術的廣泛應用和電子商務的加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案管理信息化建設轉移。在信息時代這一必然趨勢下，只有改變傳統的檔案保管、利用、檢索方式，建立適合檔案的現代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會民展實際，避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護發揮檔案部門應有的職能作用。

一、檔案管理信息化發展的制約因素

1.檔案信息化管理基礎工作不牢

主要表現在硬件設施和軟件環境兩個方面。硬件設施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏，硬件設施主要是相關的一系列必要的工具器材，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等，由于這些設備的配備都需要較大的經費投入作保障，而且設備的后期維護成本也較高，資金缺乏往往就會導致設備配置緊張。缺乏了必要硬件設備，紙質的檔案轉換、加工處理、整理分析工作也會受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環境的問題是指檔案信息管理各個環節的標準規范不統一。如在把紙質檔案轉換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統一的標準來要求何種紙質檔案應采用何種轉換格式，導致相同類型的紙質檔案經過不同的部門和人員處理得到不同的電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度；在電子檔案的保管、傳遞、調閱、使用等環節都沒有統一的要求，存在很多人為主觀因素。

2.檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點決定的，檔案信息共享是檔案信息化建設的基本目標之一。而信息共享具有限制性，即在一個特定范圍內共享；但檔案信息又在一定程度上具有保密性。在檔案信息化管理中，由于網絡等技術的應用，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息在泄露后可借助網絡快速傳播，很難實現泄密后的補救控制。

3.檔案管理人員素質偏低

作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，還應具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求，因此，只有那些既熟悉檔案管理又掌握現代信息技術的復合型人才才能勝任這項工作，但是，囿于我國傳統的用人體制，再加上現階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，現有工作人員接受培訓機會渺茫，優秀人才又難以被吸納進來，直接導致檔案隊伍綜合素質普遍不高，嚴重制約了先進技術和先進管理理念在檔案管理信息化建設中的推廣和應用。

二、實現檔案管理信息化的對策

1.夯實檔案信息化管理的基礎

首先，要加強硬件設備的配置。檔案部門必須正確認識自身工作的重要性，多方面爭取領導的支持，使其將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中，改善設備條件。設備配備要把握既滿足工作需要，又節約成本的原則。對于這些設備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設備進行維護，保證設備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。充分配備計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機等信息化管理必要的硬件設備。其次，加強標準化、規范化建設。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉、處置、直到歸檔的各個環節，實行標準化、規范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行信息化管理。如文本檔案要采取Txt記事本格式還是Excel格式，必填的項目該如何填寫，選填項目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調閱的方式和辦理程序等等，都要有統一的要求。在此基礎上，嚴格電子檔案管理的各個環節，做到歸檔統一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。

2.確保檔案信息的安全

網絡化檔案信息開發利用的正常運行，要依賴于計算機網絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，確保信息的保管安全；在系統安全管理上，通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網絡系統安全運行；此外，要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

3.加強檔案信息管理人才的培養

檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。作為應用性很強的檔案工作，為了培養檔案管理人才，須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護，以滿足檔案管理信息化的需要。因此，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。