計算機技術在現代檔案管理中的應用

王櫻

摘 要：進入21世紀以來，伴隨著計算機技術在我國現代檔案管理中的應用已成必然，日益受到人們的廣泛關注。計算機技術的應用在很大程度上有利于提高檔案管理工作的質量與效率。文章將主要介紹分析計算機技術在現代檔案管理中的具體應用，并提出幾點注意。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用；注意

1 計算機技術

計算機技術是指有關信息的收集、識別、提取、變換、存貯、傳遞、處理、檢索、檢測、分析和利用等的技術。它包括了計算機應用技術、新型網絡與檢測控制技術、多媒體技術應用等。隨著計算機革命的不斷推進與發展變化，計算機技術變得日新月異，以計算機科學為中心的技術革命改變了或正在改變著人們的生產、生活、消費、管理、溝通、戰爭、教育等各行各業、方方面面的活動方式，正在深刻的影響著社會經濟發展和大眾的生產生活模式。

2 現代檔案管理中計算機技術應用的重要性

傳統的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現代社會發展的需要，計算機技術的發展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數據及強大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

檔案管理現代化的發展對檔案管理人員的綜合素質有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現代學科技術，通過先進的技術設備來完成檔案管理工作，這樣既可以節約時間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統的檔案管理工作中的工作強度，為了適應現代化的檔案管理要求，需要進行大規模的信息化管理模式及技術準備。公民的真實憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點的疏忽差錯，這也為人力資源的管理提供強大的先決條件。計算機技術在檔案管理中的應用，就是將這種意識轉化為信息化，從而促進生產力的進一步發展。另外，在對相關信息進行整理、收集等方面，計算機就顯示了它在檔案管理當面的便利性，聯網狀態下可以輕松實現信息資源共享，提高信息處理的便利性。

3 計算機技術在現代檔案管理中的具體應用

3.1 檔案管理自動化

計算機網絡技術是信息化先進技術手段的核心，其它技術手段大多以此為基礎。近年來，計算機網絡技術發展極其迅速，它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷，使其對高校黨政機關形成的有保存價值的文字、圖標、影像等資料進行現代化管理，使其具有傳統檔案管理所不具備的功能。計算機網絡技術在檔案信息資源自動化管理中的應用范圍廣泛，從一般業務管理到檔案檢索、編目、編輯出版等等，幾乎無所不能，從而大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高檔案信息開發利用的效率。

3.2 檔案信息數字化

紙制檔案錄入麻煩，浪費大量的人力和紙張，且存取修改與查閱調取都不方便，與之相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞。運用計算機技術實現檔案信息數字化后，不僅可以提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失，并可實現數據的快速傳播和保存，滿足了用戶的需要。

3.3 信息檢索網絡化

信息檢索網絡化已經在當前的圖書系統中得以大量應用，并且表現出了令人及其滿意的效果，同樣，我們將現代計算機網絡通信技術應用在檔案信息建設中，實現其計算機檢索系統，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化，達到檔案資源共享。

3.4 計算機壓縮技術

檔案管理中有大量的信息需要進行傳輸和備份。為了節省存儲空間，常常將備份文件進行壓縮。為此，檔案管理系統具應有非常先進的數據壓縮技術。（1）Group 4： 壓縮黑白圖像， 速度較快。（2）JPEG： 壓縮灰度及彩色照片圖像；（3）JPEG2000： 壓縮各類照片， 壓縮比率較高；（4）MPEG1、 MPEG2、MPEG4：壓縮音頻和視頻；（5） 其它壓縮技術。

3.5 數據恢復技術

檔案的管理與運用中，由于使用者水平的不一，以及由于誤操作帶來的麻煩，完備的數據恢復技術是非常重要的。現階段通常使用以下兩種方法：（1）定時自動備份，系統可以按照設定，在一定時間間隔內對系統所有數據進行數據備份。（2）UNDO功能，我們都使用過WORD 軟件，當我們進行編輯出錯后可以使用UNDO菜單恢復到發生誤操作之前的狀態。在現在的檔案管理中同樣出現了這樣的技術 。

4 計算機技術在現代檔案管理的應用注意

4.1 加強網絡安全意識

計算機技術在雖然為檔案管理提供了優勢條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據材料的內容進行保密安全分類。例如一級保密檔案應禁止聯網，防止檔案共享造成信息泄露；耳機保密檔案應使用局域網，三級保密檔案可以支持聯網查詢。同時應針對信息化檔案管理制定相關的法律法規進行約束，提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

4.2 提高人員素質水平

在現代這個信息化時代，檔案作為一種寶貴的信息資源，已經被廣泛關注及重視，各單位檔案管理工作人員應該順應時代要求努力提高自身素質，提高業務素質和工作能力，在進行檔案工作的過程中充分利用計算機科學技術，更新檔案管理設備，掌握好計算機辦公技術，例如，網絡技術和多媒體技術等等，以更好的運用在對檔案資料的搜集、管理和保存等工作中。提高對檔案信息資源的開發意識，以滿足社會各界對檔案資源需求的增長。

4.3 優化計算機檔案管理系統

大部分檔案管理部門都充分認識到計算機在檔案管理中的必要性和重要性，也都采用了計算機進行檔案管理，但是由于缺乏相對完善的計算機檔案管理軟件，并沒有達到理想的檔案管理效果。因此，要切實把計算機應用于檔案管理中，提高檔案管理的效果，需要加大科技研究。創新現代計算機檔案管理軟件，研發出使用簡便、功能齊全、操作便利、 高度兼容并且適合各個不同層次和不同部門檔案管理使用的計算機檔案管理系統。

5 結束語

總之，在當前信息技術快速發展的背景下，計算機技術應用到檔案管理中已經成為必然，它對提高檔案管理質量與效率有非常大的作用。因此，要切實發揮計算機在檔案管理中的應用，不斷加大檔案管理系統的研發，提高檔案管理人員素質，同時加強檔案管理過程中的網絡安全意識。

參考文獻

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