加強社會保險檔案管理的對策及建議

張榮

摘 要：在最近幾年來，伴隨著我國社會保險制度改革不斷深化，保險所涉及的領域越來越寬泛，在這樣的背景下怎樣做好社會保險檔案管理工作對于整個社會保險部門來說具有重要意義，深層次講，對于整個社會發展都具有重要作用。筆者通過和自身的工作經驗相結合，進一步分析了怎樣有效率的做好社會保險工作。

關鍵詞：社會保險檔案；管理工作；優化策略

從現在來看，社會保險檔案管理工作對于整個社會保險體系來說具有重要意義，如果社會保險檔案工作到位，那么社會保險事業就會更好的發展。不過，現在的很多問題極大的阻礙了我國的社會保險事業更好的發展，所以，筆者結合自身工作經驗分析了現在社會保險檔案管理的問題存在，進一步提出了進行社會保險檔案管理的措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒，下面是筆者的具體分析。

1 強化社會保險檔案管理的重要意義

1.1 社會保險檔案是社會保險經辦操作的關鍵依據

對于整個社會保險經辦操作來說，社會保險檔案是關鍵的依據，對于社會保險制度能否合理運行具有重要意義。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料，總而言之，社會保險檔案工作對于整個社會的社會保險工作具有重要意義。

1.2 社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介

對于用人單位來說，社會保險是其義務之一，通過社會保險可以證明有關的人員有沒有繳納保險，這是一種關鍵的證據，在這一證據下有關的人員才可以獲得相關的權益。伴隨著最近幾年來社會保險事業的推動，人們的維權意識越來越高，而且相關的單位和員工對于社會保險的要求也越來越高，其和民眾的聯系也越來越大，不僅記錄著人民群眾的社會保險情況，還記錄著不同個體或單位的個人記錄情況，而且未來其服務范圍也會越來越廣泛。

1.3 做好社會保險檔案工作是建立健全社會保險體系的重要保證

最近幾年來，黨和國家的社會保險體系越來越完善，國家對于人民群眾的生活越來越關心，這對于建設社會主義和諧國家具有重要意義，只有這樣才可以更快全面建成小康社會。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。在整理了有關的資料以后，可以為相關的保險信息需求者提供資料，有利于進一步完善當前的保險管理體系，具有重要的現實意義。

2 當前階段我國社會保險檔案管理的實際發展現狀

2.1 檔案管理制度亟待完善

伴隨著社會上的保險項目越來越多，涉及的范圍越來越廣，所以越來越多的人開始辦理社會保險，通過保險項目經辦機構，不管是文件數量還是圖標數量，其總額越來越大，相應的，檔案管理的難度越來越高，而且管理上涉及的寬度也越來越大，在進行檔案信息的保管時耗費的時間也越來越長，保存的方法也不斷增多，很多時候沒有做好相關規范。在實際的檔案管理過程里，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。

2.2 檔案信息資源共享程度不高

在辦理有關的社會保險工作中，必須提交一些重要的證明，例如身份證和死亡證，這些證明都是由其他的部門發布的，通過其他的網站下載，這樣依賴數據資料大量累積會直接導致數據膨脹，而目前來看，由于一些單位進行的是封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。

2.3 檔案信息化管理水平較低

從現在來看，紙質檔案還是占據大多數，計算機信息檔案依然占據少數。而由于紙質檔案比較消耗資源，加上其成本比較高，所以在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低，信息化管理水平也不高，不利于整個社會保險檔案管理事業發展。

2.4 檔案資源利用不夠充分

對于社會保險檔案來說，在進行管理過程里方式并不多，一般的工作就是整理檔案，閱覽檔案，復制檔案等等。檔案信息可以在信息需求者之間進行溝通，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，如果檔案保密工作沒做好，檔案安全性不高就不能充分的利用檔案信息的利用。

3 社會保險檔案管理工作的優化策略

3.1 全面健全與之相關的管理制度，規范管理工作流程

按照我國的相關法律可以明確社會保險檔案的一些具體要求，明確其保管的時間等等。除此之外，必須做好相關的分類工作，明確相關的社會保險檔案管理制度，完善相關的制度體系，按照工作的章程合理進行工作。對于相關的工作人員來說，針對這些檔案必須仔細歸納，做好檔案的保管工作，同時還要做好檔案的記錄工作。在工作進行過程中必須規定工作程序，有效地對檔案進行管理。對于日常生活中形成的文書材料、業務報表、圖表等，需要及時地進行歸納整理并存檔。嚴格遵循集中管理的工作原則，最大限度地避免社會各保險職能部門間由于復雜的連帶關系進而造成的人力物力資源的無辜浪費，全面實現社會保險檔案的集中管理。

3.2 制定社會保險檔案管理工作方法

對于國家的有關部門來說，必須規范好社會保險檔案工作，在實際的管理過程里，必須按照整個社會保險檔案存儲的情況，借助于相關的機器設備等等進行檔案管理，而這些相關人員來說，必須意識到社會保險檔案的重要性，同時對于需要承擔的責任與義務等方面全部做出細致的制定，并以此來徹底解決我國社會保險檔案管理工作無序問題，逐漸構成上下管理一致的社會保險檔案管理機制，做好相關的社會保險檔案管理工作。

3.3 軟件，硬件，雙管齊下，全面落實社會保險。

從我國目前的情況來看，各個層級的社會保險部門組織必須解決好現在的資金問題，優化當前的硬件設備和軟件設備。從檔案室來看，必須做好規范工作，有利于為社會保險檔案工作提供充分的數據。與此同時，相關的工作人員必須了解工作核心，將檔案錄入到有關的軟件當中。對于各個省份的社會保險檔案管理部門來說，必須做好下面的一些工作：對保險檔案的分類統計、相關信息資料全局統計等；檔案借閱的自動化管理，以便對信息需求者的情況、時間、歸還時間等進行精準的把控；進而全面實現網上互聯的工作狀態，提高檔案管理工作的效率和質量。

3.4 提高社保檔案管理工作人員的綜合素質以及業務能力

從現在來看，社會保險檔案工作不僅存在一定的政治性，還存在一定的業務性，所以有關的檔案管理人員必須具有一定的法律意識，而且還要有一定的操作能力。同時還需要進一步地增強檔案工作人員的工作意識、綜合素質、作風建設等活動，以此來保證檔案管理工作的有序性，進而打造出一支業務精良的社會保險檔案管理隊伍。

4 結束語

總的來說，由于我國的社會保險工作水平越來越高，所以我國的社會保險檔案工作必須和時代發展相適應，做好創新工作，進一步推動整個社會保險工作的發展，從現在來看，整個社會保險檔管理工作到位，那么整個社會就會有更好的發展。為此，必須要及時加強對其社會保險體系的構建，使其可以更加高效地發揮出自身的工作效能，進而不斷推進我國社會保險事業的健康發展。

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