淺析辦公室檔案管理工作效率提升路徑

王興

摘 要：對于任何一個單位來說，辦公室的檔案管理水平會對整個單位的工作效率產生重要影響，特別的，在當今社會科學技術的應用越來越廣泛，所以在進行辦公室檔案管理中必須借助于現代信息技術提高辦公室檔案管理工作質量，不斷提高辦公室檔案管理工作效率，只有這樣才可以發揮檔案的實際價值。下面是筆者結合自身工作經驗分析的提高辦公室檔案管理工作效率的措施。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；企業管理

伴隨著社會的發展進步，辦公室管理工作必須和時代發展相適應，進一步發揮其檢索信息的作用，提高整體的工作效率。從現在的辦公室檔案管理工作狀況來看，檔案管理工作不僅要收集相關的數據，還要對這些數據進行科學的整理，并對其進行整理保存的過程。實際上，檔案管理的實質就是通過檔案管理來反映事物的發展過程，對辦公室工作發展具有切實的參考和借鑒作用，對于整個單位的發展也具有重要意義。

1 影響辦公室檔案管理工作效率的因素

對于辦公室檔案管理工作來說，其最主要的任務就是提高檔案的科學性和完整性，科學的記錄檔案信息，為辦公室的規范管理奠定基礎。不過，因為現在的管理體系存在問題，加上管理方式也比較落后，導致現在的辦公室檔案管理效率比較低，具體來看，影響辦公室檔案管理效率的因素主要有以下幾個方面。

1.1 對管理工作認識缺乏

在多年的發展過程中，我國沒有充分認識到辦公室檔案管理工作的意義，沒有發揮好辦公室檔案管理工作的作用，所以我國現在的檔案管理基本上呈現出混亂局面，除此之外還有很多檔案缺失，導致單位的審計核查難度比較大，給單位的總結工作帶來了很多難題，通過研究我國的辦公室檔案管理實例可以得知，我國很多管理檔案的工作人員，工作觀念存在著意識淡薄的問題，專業管理水平較差，甚至很多單位選擇兼職人員為其進行檔案管理工作，因兼職人員不具備專業管理能力，對檔案的價值不明確，導致檔案管理工作無法有效地進行下去。

1.2 管理制度不健全

如果要提高辦公室檔案管理的效率，就要不斷完善現在的辦公室檔案管理制度，發揮檔案管理的作用，具體來看，檔案管理制度包括檔案分類、保管期限、介質區分、收集機制、歸整規范、查閱借閱規定等等，涵蓋檔案從新材料產生到生命周期結束的全過程。不過，由于很多領導沒有意識到辦公室工作的重要性，硬件設施不到位，缺乏完善的檔案管理體系，所以相關的辦公室檔案管理員工自身沒有樹立責任感，進而影響其對檔案的處理，不利于提高辦公室檔案管理的效率。

1.3 辦公室檔案管理人員專業素質不高

從現在來看，盡管有的企業加大了對于檔案管理的重視力度，但是總體上依然沒有發揮好檔案管理工作本應發揮的作用，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高。具體來看，主要有以下幾種表現：首先，現在的檔案分類不合理，很難形成科學的檔案信息；其次，很多辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

2 辦公室檔案管理工作的重要性

2.1 有利于提高檔案管理效率

通過辦公室檔案管理工作效率的提高可以為整體工作奠定基礎，對于任何一個單位來說，檔案都是重要的信息，所以通過加大對辦公室檔案管理工作的重視力度可以讓工作人員更好的查詢信息，不斷提高工作的效率。伴隨著信息時代的來臨，辦公室檔案管理也逐漸發揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應時代發展對辦公室工作的要求進而更好地為企業服務。

2.2 有利于促進檔案事業的可持續發展

對于檔案管理工作來說，它的連貫性比較強，所以要在實際工作過程中和檔案管理工作的實際情況相結合進行科學的管理，然后采取針對性的應對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續發展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統地管理紙質檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續發展。

3 提升辦公室檔案管理的效率 的路徑分析

3.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

要想進一步提高辦公室檔案管理工作效率，就要不斷完善現在的辦公室檔案管理體系，加大領導和有關工作人員的重視力度，讓他們從思想上提高境界，具體來看，主要從以下幾個角度出發采取措施：第一，通過定期的培訓工作讓辦公室檔案管理人員提高對于自身工作的責任感，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識，與此同時，要重點講解檔案管理的重要性；第二，通過建立完整的獎懲體系可以激發辦公室檔案管理人員的工作積極性，通過獎懲機制的約束可以讓員工們積極投入到工作當中，讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

3.2 對檔案管理人員的專業性進行提升

正如上面所提到的，現在的很多檔案管理人員都缺乏專業素養，所以要通過多種形式的活動提高相關工作人員的工作素養，不過針對不同的員工要實施不同的培訓方法， 如果是在職的老員工，就要幫助他們學習計算機知識，通過計算機進行科學的檔案管理，除此之外，如果是新員工就要教他們檔案管理的基礎知識，提高其專業水平。在進行培訓過程中可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。

3.3 增強辦公室檔案管理的安全性

在當今社會，辦公室檔案管理工作的安全性提高才可以發揮其實際作用，通過完善的保密制度可以約束辦公室的工作人員，一旦大仙有泄露信息人員必須嚴格處理，這樣才可以

使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性。除此之外要在日常工作過程當中積極普及和計算機網絡安全相關的知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。

3.4 運用集成化信息管理體系

對于任何一個企業來說，在實際的辦公室檔案管理過程里要實現實物檔案和電子檔案的有機結合，實現兩者作用的最大化。在對企業檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴格、詳細的分類號檔案信息，和企業的實際情況相結合，提高檔案分類的科學性，實現其規范化管理。

4 結論

綜合上面的分析可以得知，現在的辦公室檔案管理工作對于整個單位和企業的發展具有重要的意義，通過辦公室檔案管理可以科學的記錄發展歷史，為管理和決策提供重要的依據，進一步保障所有檔案材料的科學性和完整性，才能給各單位管理提供參考價值。各個單位和企業首先要對檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率，實現檔案的價值，文章通過分析辦公室檔案管理工作的問題，進一步分析了提高辦公室檔案管理工作效率的措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

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