高職院校檔案信息化的主要問題及解決對策

王秋蘭

摘 要：隨著現代化的不斷發展，互聯網信息化已經貫徹到了各行各業之中，高等院校檔案信息化建設也成為了高等院校融入現代化發展的必經之路。本文首先對高校檔案信息化建設的必然性進行分析，在此基礎之上研究了當前高職院校檔案信息化建設中主要存在的問題，并針對性的提出了解決對策，旨在為相關的工作者提供參考性意見。

關鍵詞：高職院校：檔案信息化：問題：對策

如今，社會信息化已經成為了時代的主流，為了進一步適應時代發展的步伐與變化，高職院校必須對自身的檔案信息化建設進行完善，保持與時俱進的發展目光，對當代的計算機網絡技術進行充分的利用，改善傳統的管理模式，運用新思維、新角度對高職院校信息進行管理，加快信息化建設， 能夠對資源進行合理、有效的利用，最終滿足高職院校檔案信息化的需求。

1 檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢

社會的發展與信息化建設有著密切的聯系，當代人們的生活、工作與學習已經與信息化觸手可及，高校檔案作為高校發展中重要的環節之一，具有著舉足輕重的作用，隨著社會的不斷發展以及檔案重要性的不斷加深，高校檔案已經從傳統的額單一性發展成了具有多元性的特點，涉及到社會的多個領域之中，開放式的網絡管理需求越來越大，因此，加快檔案信息化建設具有著時代性。新時代的檔案不僅在數量上得到了增加，在內容與形式上也更加的豐富飽滿，實現了全面、文檔信息化共享、歸檔材料配套電子信息化、調取檔案的利用手段將成為檔案信息化發展的必然趨勢，傳統的管理手段已經無法進一步適應時代的發展，同時也滿足不了人們對檔案的需求。這就要求著創造出更加科學、高校的方式適應發展的需要。時代的發展與進步，檔案管理已經從紙質的時代過度到運用信息化的手段，紙質檔案不便于封存，運輸、查閱資料也十分的笨拙，已經無法滿足信息對載體的要求，所以，檔案信息化是一種適應社會發展的必然趨勢。

2 高職院校檔案信息化建設現狀

2.1 重視程度不足

一些高職院校的自身檔案管理水平和條件不足，對檔案管理的重視力度不夠，仍然運用傳統的檔案管理方式，信息化管理不到位，工作效率低下，個別院校對檔案信息化建設的重要性認識不足，布置了一些基本設施與條件只是為了單純應付上級的檢查， 這樣的做法不僅不利于檔案工作的管理，拖后了檔案建設的進程，也阻礙了院校的正常、有序發展。

2.2 缺乏先進設備與安全性

部分高校的檔案信息建設的設備相對較為落后，用于檔案管理的軟件不成熟，使得一些檔案的數據無法及時的進行共享，降低了檔案工作的工作效率，檔案管理相關的配備系統不成熟也會容易受到電腦病毒的侵蝕與攻擊，對檔案文件的安全性有著極大的威脅與破壞性，嚴重的情況會直接導致電腦陷入癱瘓的狀態，后果將不堪設想，造成的損失也不可挽回。

2.3 缺乏專業的檔案管理人才

隨著社會的不斷發展，檔案管理越來越多樣化，檔案的內容也越來越豐富，檔案資料的數量呈直線上升，相關的檔案工作變得繁重起來，加上檔案工作是一項較為固定的工作形式，工作環境以及工作內容也是一成不變，檔案管理工作并不是高校中炙手可熱的工作，所以，一些年輕的人才并不愿意接觸檔案管理相關的工作，這樣的情況使得一些并不專業的人開始從事檔案管理工作，這些檔案管理人員的年齡一般較大，大部分的人對計算機的使用只是簡單的操作，對于一些安全防護等問題并不了解，這就導致高校檔案管理存在著很大的不足之處，檔案管理人員同時缺乏著創新的意識，缺少專業的技能，自身的思想老舊，很難滿足高職院校檔案信息化建設發展的需求。

3 推進高職院校檔案信息化的策略

3.1 更新觀念、加大宣傳力度

增進高校全體人員對檔案管理重要性的認識，是加強檔案信息化建設的關鍵，檔案管理工作人員要保持與時俱進的管理理念，不斷的學習先進的管理方式，增強自身的管理手段，高校也應該不斷加強檔案信息化建設的力度，積極開展培訓活動，定期的為檔案工作人員組織學習活動，豐富檔案工作人員的知識儲備與技能，積極學習計算機技術、數據介質存儲、聲像技術以及網絡技術。改善檔案管理工作機制，完善獎勵制度，增進工作人員的積極性，大力引進優秀的人才，創造良好的工作氛圍，只有檔案管理工作得到了真正的重視，相關的創新工作才能得以有效的開展。

3.2 加強網絡安全保障

高職院校也要重視檔案管理的安全保障問題，加強對檔案信息系統的管理，規范管理體制，通過通信加密、防病毒、訪問控制、識別等有效的方法進行保障。保證網絡信息傳輸的機密性、完整性和真實性，高職院校必須對檔案信息進行備份、避免一些文件因為操作不當出現丟失的情況。一些工作人員淡漠計算機安全問題，在工作期間使用電腦登錄一些校外網站，導致電腦遭遇一些病毒入侵，因此，學校應該對網絡信息進行嚴格的審查和篩選，明令禁止登錄有安全隱患的網站。督促相關的檔案管理人員加強自身的工作態度，加強對檔案的安全性認識，這樣才能進一步起到對檔案的網絡安全保障。

3.3 培養專業型的人才

加強檔案隊伍的建設，離不開對人才的培養，高職院校應該積極的對人才展開管理培訓，通過定期的管理學習讓工作人員學習到先進的管理理念，充分的尊重每一位人才，給予人才一定的工作空間，這樣才能最大程度上發揮工作人員的創造性，有利于加強高校檔案工作方式的創新，對檔案管理人員進行相關的業務培訓，通過不斷的業務培訓與學習，讓工作人員的管理方式與水平更加具有著專業性，即使一些并不具備專業的管理水平通過學習也會增加自身的知識儲備，完善自身的工作技能，如果早工作與學習中仍然存在工作能力不足的情況，就需要對其進行換職處理。并大力的引進專業人才，鼓勵專業性的人才與非專業性的人才進行交流，這樣才能更好的帶動整個工作氛圍，優化組合，只有掌握了現代技術的技能型人才，高校檔案管理工作才能適應信息化對檔案事業發展的高要求。

4 結語

綜上所述，高職院校檔案信息化是時代發展的大勢所趨，但是在發展的過程中，高職院校檔案信息化管理仍然存在著一些問題，這就需要高校應該充分重視檔案信息化建設的重要性，完善檔案信息化管理的方式與手段，檔案管理人員也要更新管理理念，保持與時俱進的發展目光，加強網絡安全保障方面的學習，不斷的提升自身管理水平，最終促進高職院校檔案信息化的發展。

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