拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用的探索

摘 要：近年來，“加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，打造數(shù)字檔案”已成為檔案工作的重中之重。探索數(shù)字化檔案管理與利用是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。本文著重討論數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢以及如何做好數(shù)字檔案的管理和利用。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理；利用

檔案數(shù)字化管理與利用的探索是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。數(shù)字檔案館與計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（音頻和視頻）相互聯(lián)系，為計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的使用，形成檔案信息庫的有序結(jié)構(gòu)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。一個(gè)新的檔案信息形式的數(shù)據(jù)庫技術(shù)的誕生和發(fā)展，離不開多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)，各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲于數(shù)字網(wǎng)絡(luò)。。

1 拓展節(jié)能檔案數(shù)字化的必要性

數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用，起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實(shí)踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo)，在管理行為上以集成機(jī)制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的最基本任務(wù)。傳統(tǒng)運(yùn)營商的檔案通過高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案，通過本地網(wǎng)絡(luò)，政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)閱讀計(jì)算機(jī)搜索和電子檔案，以迎接新的檔案信息服務(wù)環(huán)境的挑戰(zhàn)。提高管理水平，提高效率，提高檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理和客戶導(dǎo)向服務(wù)提供更高效更全面的服務(wù)。

檔案工作數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措和新要求。檔案作為一種人們獲取信息資源最主要的手段，顯得越來越重要。他們逐步掌握信息技術(shù)，為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

2 檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

過去，廣泛的模式已經(jīng)被用于增加辦公室工作人員和辦公室開支的數(shù)量，作為解決這一問題的唯一手段，導(dǎo)致管理成本大幅度的增加。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的基于紙張的文件信息對象轉(zhuǎn)換成機(jī)器可讀文件，這樣不僅節(jié)約了存儲成本，還節(jié)省了空間，而且使得信息查詢起來非常的方便快捷，避免了數(shù)據(jù)的反復(fù)、浪費(fèi)紙張和人員。

2.2 提高辦公效率

數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔，并提供盡可能快的使用。檔案數(shù)字化管理可以提供詳細(xì)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字文件管理使查詢數(shù)據(jù)變得非常簡單。它確實(shí)允許辦公室工作人員在不離開家的情況下了解世界上正在發(fā)生的事情。由于過度的信息流，數(shù)字檔案館已幾乎成為“無墻壁的檔案”。檔案也基本上改變了文件實(shí)體的存儲方式，提供了方便的信息控制中心。

2.3 加強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為數(shù)字電子文件使得檔案的使用變得更加安全。由于其悠久的檔案資料歷史，數(shù)字處理無疑為其提供了更好的保護(hù)。此外，在對檔案進(jìn)行數(shù)字處理之后，可以有效的防止一些文件被篡改。

3 循序漸進(jìn)，增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和一些高科技手段的運(yùn)用，數(shù)字檔案管理逐漸的成為一種趨勢。開展早期面孔加工工作需要大量的博物館案例，必定會有壓倒一切的感受，但是經(jīng)過調(diào)查和復(fù)核之后，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，確定“一步一步，一步一步”開展數(shù)字檔案管理工作的途徑。

加強(qiáng)硬件投入是檔案數(shù)字化管理的保證。顧名思義，“數(shù)字管理”必須有相當(dāng)數(shù)量的硬件輸入，例如計(jì)算機(jī)，掃描儀，打印機(jī)等，這樣才能處理收集檔案以達(dá)到管理目的。因此，必要的硬件輸入可以更好的為數(shù)字檔案管理提供保證。

一步一步是檔案數(shù)字化管理的唯一途徑。在有了一定的硬件條件后，可以逐步對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。

3.1 整篇文章錄入館藏檔案目錄，建立查詢數(shù)據(jù)庫

一種方便快捷的查詢方式是利用檔案的前提。為此，檔案的所有文件和目錄內(nèi)容都被輸入到計(jì)算機(jī)之中，并且建立了相應(yīng)的查詢數(shù)據(jù)庫，也就是說其具有了搜索和查詢計(jì)算機(jī)的功能。這一功能極大地提高了查詢的效率。

3.2 生活檔案全文掃描和建立生計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫

最近幾年來，檔案服務(wù)和民生工作一直是工作的重中之重。在日常工作中，隨著國家相應(yīng)的民生政策的出臺，一些涉及人民群眾利益的民生檔案顯著增多，查詢率大幅度提高。在這種情況下，全民掃描利用率高的民生檔案，建立人民生活檔案數(shù)據(jù)庫，不僅提高了工作效率，而且充分體現(xiàn)了數(shù)字檔案管理的優(yōu)越性。

3.3 接收電子文件并建立電子文件中心

關(guān)于建立機(jī)構(gòu)電子文件中心，可以大膽嘗試和探索。首先，區(qū)域機(jī)構(gòu)各單位的部門在執(zhí)行年度申報(bào)檢查的同時(shí)，要求各部門自行報(bào)送質(zhì)量資料。生成文檔的電子手稿根據(jù)歸檔文檔的目錄進(jìn)行編目。例如，永久項(xiàng)是A，永久性第一個(gè)目錄是A1，長期項(xiàng)是B，最長項(xiàng)是B1，依此類推。這將有助于對入場后收到的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。第二個(gè)是要求提交存檔文件的全文掃描。收到電子文件后，它有一定的局限性。例如，由于某些單位的工作程序，不能保證提交的電子稿件將最終確定。這會導(dǎo)致紙質(zhì)文件和電子文件之間的不一致；這是電子手稿，沒有官方印章和手稿，發(fā)行時(shí)效力不夠。鑒于這種情況，組織各部門的各個(gè)部門可以提交所有存檔文件的掃描件。歸檔文件的全文掃描確保了歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并且在提供使用時(shí)也更加的方便。

4 沿著兩條線工作，加強(qiáng)數(shù)字檔案館的利用

無論是紙質(zhì)文件還是數(shù)字文件，保管的目的都是為了更好地利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，更好的為社會服務(wù)。

依靠收集數(shù)字檔案，提供更好的服務(wù)使用

在處理和處理現(xiàn)代設(shè)備后，收集文件與紙質(zhì)文件相比具有無與倫比的優(yōu)勢。第一個(gè)是真實(shí)和準(zhǔn)確的。掃描的檔案保留了它們的原始特征，避免了人為修改并提供更可靠的使用信息。其次是避免損壞檔案。使用數(shù)字文件提供信息訪問減少了已訪問的紙質(zhì)檔案數(shù)量，并在保護(hù)那些較舊的，損壞的紙質(zhì)文件集合方面發(fā)揮了作用。第三是方便快捷。使用數(shù)字檢索系統(tǒng)和相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫直接從查詢到簽發(fā)證書向檢索者提供服務(wù)可能只需要幾分鐘時(shí)間，這可以節(jié)省時(shí)間并提供便利。

5 利用遠(yuǎn)程共享平臺更好地提供利用服務(wù)

遠(yuǎn)程共享功能的開通，縮短了地域差距，實(shí)現(xiàn)了資源共享，使檢查人員充分享受科技發(fā)展對文件使用帶來的便利。

以上就是在數(shù)字檔案管理和利用探索方面的一些經(jīng)驗(yàn)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，一定會給檔案工作帶來更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段搞好檔案數(shù)字化工作也必將是大有希望的。

6 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館的信息服務(wù)是以現(xiàn)代化技術(shù)為手段，面向利用者提供的高質(zhì)量、高水平、全新的技術(shù)服務(wù)。它既能提高檔案館控制信息服務(wù)的能力和管理水平，而且也能進(jìn)一步促進(jìn)檔案館朝著網(wǎng)絡(luò)化、電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，以此來適應(yīng)新的檔案信息服務(wù)的要求。只有這樣，我們才能搞好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)字化信息服務(wù)，檔案館才能在新形勢下得到應(yīng)有的社會地位，發(fā)揮它最大的影響力，贏得新的競爭優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)

[1]方莘.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺探索[J].納稅，2018（03）：119+121.

[2]劉洋，付璐.淺談數(shù)字化時(shí)代高職院校的檔案管理[J].知音勵(lì)志，2017（10）：193-194.

作者簡介

王率帥（1987-）男，本科，山西省孝義市，研究方向，中級。