新形勢下高校人事檔案管理工作存在的問題及對策

韋翠清

摘 要：在高校人事管理工作中，高校人事檔案的管理工作是其中一個重要的必不可少的組成部分，它是確保高校可持續發展的基本條件之一。為了更好地管理人事檔案，文章針對當前高校人事檔案管理中存在的問題，提出了需加強若干具有針對性的措施。

關鍵詞：高校人事檔案；管理工作；問題及對策

高校最為重要的人才信息源就屬高校人事檔案，它是高校人才選拔任用、教學科研水平提升和實施長遠發展戰略的重要依據和載體。在不斷發展的高校事業的推動下，極大的促進了人事檔案在各高校的日常工作中的作用。然而，在我國高校檔案管理中，依舊存在著諸多問題。本文主要是針對高校檔案管理工作中出現的一些問題進行分析，并提出相對應的解決措施。

1 當前高校人事檔案管理中的問題

我們都知道高校的人事檔案管理的工作內容是管理在校師生的個人檔案，根據目前的統計和調查結果表明，有百分之八十的高校在基本的人事檔案管理工作上都完成了既定任務， 但是只是停留在基本的檔案存儲等表面工作上， 并沒有去深入挖掘資料的額外價值。且檔案管理的制度往往不健全，在實際的檔案查詢工作中很難做到快速和精準，且管理人員的管理意識薄弱，對管理的實際用途未能真正了解，管理技術的現代化、網絡化都達不到要求，相關的配套設備和基礎設施也沒能滿足基本條件，人事檔案管理的基礎庫房不夠充足， 很多較大或者系列性的檔案歸類都難以順利進行。以下是針對存在的幾點問題進行相關解說。

1.1相關工作人員不夠重視高校人事檔案管理工作的重要性，管理意識薄弱

許多的高校檔案管理人員還停留在最基本的檔案存放這種單一工作中，認為人事檔案無非就是裝訂、歸檔、分類、標記等這一系列事務性工作，未能將檔案管理與科研教學聯系起來，也沒想過檔案信息能為學校創造何種價值，只要不泄露檔案內容，不丟失檔案信息就等于做好了這份工作， 然而檔案管理是能夠為學校創造一定經濟效益的， 當然也有很多人對檔案管理這份工作不以為然，也很少過問，管理人員的態度不端正，缺乏對管理工作重要性的認識。

1.2 人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位

很多人事檔案管理資料在歸檔和分類中信息不夠完全，比如說有些學校就缺少了對高校內在職員工崗位的說明， 還有一部分學生檔案有的放在檔案室，有的存放于學生會檔案部，這種交叉的歸檔方式很容易引起查詢過程中的混亂， 降低檔案管理效率，給檔案管理帶來很多不便。還有的只記錄了查閱、借出狀態，但是沒有歸還的情況反映，這很容易造成檔案資料的丟失。因此要制定健全的體制并嚴格管理，規范制度。

1.3需加強人事檔案管理隊伍，人員配備不足

高校在不斷的發展和壯大，教職工的數量以及學生的數量都在不斷的增長，人事檔案管理的內容也越來越大，但是由于上級各部門都未能對人事檔案管理工作有所重視， 很少會花精力在檔案管理方面，也不會為其投入過多的人力物力，導致高校內人事檔案管理工作還停留在最基礎的狀態，不能夠深入地展開其他工作。人員的限制很難推動工作效率的增強。同時往往管理檔案的工作人員大部分都是兼職人員，沒有專職人員從事，這在人才基礎上就不占優勢，也造成了檔案管理工作停滯不前的這一尷尬局面。

1.4 人事檔案管理硬件設施無法滿足對檔案安全保管的需求

許多的高校都將人事檔案管理的位置設置在較為普通的房間內，還有的將樓頂、辦公室底層、地下室等地方選址為檔案庫房，這些位置大多陰暗、潮濕，十分不利于檔案文件的存放，還有庫房的門窗都是普通門窗，起不到任何防盜防搶作用，這與檔案室管理要達到的安全要求還相差很大。這種配套的硬件設施沒有準備到位很難確保之后的檔案管理工作加強。因此，在改進方案中，要選址合適，并加強安全保衛工作，對計算機等網絡配套設備也要一并處理到位。

1.5 人事檔案信息化、現代化水平不高

受傳統檔案管理觀念影響，當下很少有人能夠注重其對檔案管理額外價值的挖掘，很多高校也都還停留在用紙質的檔案進行存儲和管理，且管理重點還停留在對實體的管理上，未將充分結合信息化技術，對檔案資料的處理還不能實現其動態化，也沒有隨著科學技術的進步將紙質文件數字化， 表現最接近電子化的就是在檔案室中的電腦，多半就是用來打印文件而已，也無法進行對人事檔案資料的查詢和檢索， 這極大地限制了整體檔案管理工作的運行開展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力資源的浪費，無疑也增加了勞動成本，為了有效確保在之后的管理工作中提高其效率，降低其難度，加強現代化建設也顯得尤為關鍵和重要了。

2.加強人事檔案管理的措施

針對上述所提到的幾點問題，總結這些問題產生的原因，主要有三個方面，第一是管理體制不夠健全，存在漏洞，導致管理工作紊亂。第二是管理人員意識薄弱，不能領會到管理的實際價值，使得專業素質和專業工作體現不夠，第三是缺少有關技術和設備，導致了管理工作的現代化水平難以提高。所以我們在加強其工作有效性的同時就要從這三個方面著手，完善管理機制，提升從業人員素質、注重現代化建設，從而打造出更加完整合理的檔案管理工作。下面就這幾個方面進行詳細說明。

2.1 建立起完善的檔案管理機制

沒有規矩不成方圓， 因此需對人事檔案管理工作中的各個環節制定相關的管理制度，確保管理工作能夠有序進行，有據可依，并將管理工作向著制度化、規范化的方向發展， 有關的體制建立，可以參照《干部檔案工作條例》中的條例，再結合高校人事檔案管理工作的實際情況打造一個可行性較高的制度方案，對檔案管理的每個環節都提出相應要求，如檔案的接收、傳遞、查閱、使用、核查、審核、歸檔等都要有詳細的流程記錄，防止因環節疏忽而導致檔案原始資料遭到破壞等情況發生。檔案工作者也要不斷加強自身的管理專業素養， 不斷結合實際情況去反映問題，從而進一步規范管理體制內容，以此保證體制能夠持久穩定運行。當然制度的建設也不是一成不變的，要不斷地修正，才能使得其更加科學有效，結合各個高校自身獨特性和個性化彌補其中的不足， 從而打造出適合本校自身發展的檔案管理流程。

2.2 提升檔案管理人員整體素質

高校人事檔案管理部門要大力宣傳和推廣管理優化的工作方式，需提高各管理人員對檔案管理的意識，高層領導還應對檔案管理工作中存在的問題以及相關工作的進展多進行關注，并制定出一些支持和肯定的鼓勵措施，可投入合理的人力和物力，盡可能的對檔案管理工作表示支持。與此同時，人事檔案的管理人員應端正自身管理工作的態度，時刻對人事檔案的內容資料進行關注和管理，充分利用并主動開發人事信息，高校內進行改革人事制度以及評聘人才等活動時，人事檔案管理人員需積極提供有利的參考信息，以此發揮檔案管理工作的最大效用， 讓檔案資料能夠切實作用于校內人事建設并表現出其前瞻性的作用。檔案管理人員要多去參加檔案管理方面的學習活動，從實踐中汲取經驗教訓，不斷提升自身的管理水平，強化自身的專業素質，并具有基本的服務意識，做好檔案的歸檔存儲和總結調研。為高校發展提供更人性化的檔案管理服務。檔案管理工作人員還要嚴守工作紀律，注意不斷提高自身的政治素養、職業道德素養、工作操守等，不向外泄露檔案資料里的秘密，做到業務技能和綜合修養全面進步。

2.3 注重建設現代化管理

在檔案管理工作中，現代化管理是其加強建設管理的一個重點。現代化建設除了基本的現代化信息技術和網絡技術的水平提高外， 還有人事檔案管理的人員配備、檔案管理的設備設施匹配等。有關部門要設立專門的管理人員去做好這些基礎設施的準備工作，保證有充足的人員去管理每一項檔案歸檔工作，還要建立單獨的檔案室存放檔案。當下的大數據云計算的計算機網絡設備也要對應匹配，給予管理人員良好的辦事環境，從而保證其工作順利展開。還有管理軟件的安裝等，各個部門都能有一定的訪問權限，并對檔案內的資料進行設密處理，從而做到對檔案資料的公開化處理，將資料信息更好地服務于大眾。當然檔案中的信息要設定訪問人員權限，涉及隱私的內容要慎重處理。通過現代化網絡技術和信息技術的融合， 將傳統的檔案管理局限性打破，提供給檔案管理更多的發揮渠道，為其創造更多的可能條件。將檔案管理者轉變成信息管理者，從而使得檔案管理向著信息化靠攏，以此也能更加容易應對這個信息數據日新月異的時代。

3 結語

綜上，從目前看來我國人事檔案管理工作還比較滯后，不僅對人事檔案管理工作的意識薄弱，還存在不健全的管理制度，配備不足的管理人員，無法滿足檔案安全管理需求的硬件設施，現代化和信息化水平低等諸多問題，極大的阻礙了發揮人事檔案的作用。因此，加強高校人事的檔案管理工作，為提高檔案的利用價值奠定物質基礎。文章提出的若干加強措施具有一定的參考價值。

參考文獻

[1]杜玉蘭.對高校人事檔案管理工作的思考[J].常州大學學報， 2010， 11（3）：104-106.

[2]張翀.高校人事檔案管理存在的問題與對策[J]. 蘭臺世界， 2013（17）：73-74.

[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作研究現狀與創新[J]. 吉首大學學報， 2011， 32（3）：141-143.

[4]郭禹青.高校人事檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案， 2011（4）：122-122.