對人事檔案管理問題研究探析

侯濤

摘要：人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據

關鍵詞：人事管理；問題研究；思考

人事制度的不斷深化，對人事檔案管理工作提出了更高要求。目前，隨著市場經濟的逐步發展，人力資源市場中的用工形式也呈現多元化趨勢。高校人事檔案的高效管理對促進高校各項工作的正常開展具有積極意義。因此，本文基于高校人事_檔案管理中存在的問題，具體提出了相關措施，以期為促進高校人事檔案管理提供一定的借鑒。

一、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

二、人事檔案管理的重要性認識有待加強

目前，人事檔案管理的重要性認識有待加強。一些院校機關對入職員檔案并沒有采取相關措施進行妥善管理。由于許多機關，院校教師的檔案一直處于分散狀態，導致部分人事檔案管理部門對在職校人員工作表現以及晉升情況等未能做好及時的記錄。實際上，很多領導在對人事檔案管理的人員配置以及資金籌備方面往往沒有做到位，導致高校人事檔案的管理效率極其低下。此外，人事檔案管理人員的薪資待遇問題也會影響其工作的主動性和積極性。

2.人事檔案管理的程序有待規范

人事檔案管理主要包括對檔案的整理、保管以及轉遞等。現階段人事檔案的管理是一個長期的動態過程，因此做好檔案的搜集工作為整個人事檔案的管理提供了基本保障。但是，大部分的人事檔案管理程序缺乏明確的規范。人事檔案管理機構也沒有指定相應的人事檔案搜集管理制度，從而導致人事檔案管理工作處于一個雜亂無章的狀態。同時，因為部分高校對人事檔案管理工作的疏忽，致使對人事檔案缺乏合理的規劃和建設，并且缺少相關的安全防護設備。比如，一些人事檔案需要做好及時地防水、防塵措施等。

三、提高單位人事檔案管理水平的建議

1.健全檔案管理制度，使檔案管理更加規范化。要做好人事檔案管理工作，首先領導必須重視，要充分認識到這項工作的意義，將其納入重要議程中。參照《檔案法》規定，并結合事業單位自身實際，完善人事檔案管理制度，補充人事檔案管理細則，為人事檔案管理工作提供制度保障。其次，檔案管理部門要大力宣傳人事檔案管理的重要意義，普及《檔案法》，增強單位全體員工的檔案意識，使其更主動地配合檔案管理工作。在收集、整理檔案材料時，工作人員必須仔細鑒別，做到取之有據，保證檔案資料的真實性與完整性。

2.重視檔案管理基礎設施建設。隨著檔案管理信息化與傳統管理方式的不斷融合，對人事檔案管理的硬件設施也提出了新要求。事業單位在加強檔案信息化建設的同時，還要重視對紙質檔案的保管。建設專門保存紙質檔案的庫房，并配備高質量的檔案儲存柜，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。檔案管理員需每天對庫房進行巡視檢查，及時察覺庫房中的安全隱患，并將這些隱患消除掉。

3.加強人事檔案隊伍建設，提高檔案管理質量。人事檔案管理工作帶有極強的政策性、保密性與業務性。伴隨著人事改革的日益深化，人事檔案管理工作更需要一支專業型、復合型的人才隊伍。要從單位或高校畢業生中挑選那些有著較強責任心，作風正派、工作踏實的人員從事人事檔案管理工作。其次，主管部門要定期組織檔案管理人員參加教育培訓，學習先進的檔案管理知識，了解檔案管理中的薄弱環節與防范對策，不斷提高檔案管理水平。同時，鼓勵檔案人員自主學習，為他們提供外出深造的機會。

人事檔案管理具有極強的系統性與復雜性，需要工作人員保持嚴謹、細致、負責的態度按照組織內部人事檔案管理規章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會提供高效、便捷、優質的檔案服務。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

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