高校后勤檔案的管理問題及對策研究

摘 要：高校后勤檔案工作是高校各項建設和運維的直接信息源，它在高校后勤管理中起著非常重要的作用。近年來，隨著高校后勤社會化改革的不斷發(fā)展，我國高校后勤檔案管理取得了很大成績，也出現(xiàn)了一些新的問題。本文將從多個角度對這些存在的問題進行研究，并提出相應的對策和建議，以期讓檔案管理工作在高校后勤工作中發(fā)揮更大作用，真正促進大學檔案管理水平的提升，為高校工作提供更強有力的后勤保障。

關鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

高校后勤檔案的管理工作是高校后勤工作發(fā)展的重要基礎，為高校管理者做出正確決策，保障學校各項工作的正常運行都提供了重要依據(jù)。比如說它可以發(fā)揮在高校后勤管理和維修保障中的重要作用，通過這些最原始、完整的后勤檔案，為全校的綜合管理和維護，如供水、供電、取暖、排污、排水系統(tǒng)提供重要的依據(jù)，如果這些后勤檔案不完整或遺漏，后勤管理和維修支持將很難實施。再比如檔案也是對高校師生進行歷史教育的重要載體。后勤檔案記錄了高校自身發(fā)展的縮影。比如華北理工大學就經(jīng)歷了很多次的更名和合并，這些學校所發(fā)生的翻天覆地的變化，在后勤檔案中就十分清晰和集中，而利用后勤檔案加強師生對學校的校史教育，對于提高師生的感性認識，鼓勵人們保持艱苦奮斗的優(yōu)良傳統(tǒng)，增強師生對學校的情感都有著非常重要的作用。

由此我們可見高校后勤檔案管理工作的重要性，但是，隨著社會的發(fā)展，當前的高校后勤檔案工作也存在一定的問題。

一、高校后勤檔案管理中的幾個存在問題

第一，就檔案管理隊伍而言，后勤檔案管理員許多是兼職的，基本上沒有定期的業(yè)務培訓，而且工作也不固定，頻繁調動，造成很多員工的檔案概念不明確，檔案管理意識不濃厚，檔案業(yè)務不熟悉，對收集、整理等檔案工作的認識不深，自我工作價值的認同度不高，甚至會造成重要文件和材料的遺失，在影響工作開展的同時也會造成不可估量的損失。由此可見，檔案管理人員的工作職責和專業(yè)培訓必須引起后勤部門領導的重視，并盡快納入檔案管理的議事日程。第二，就工作理念而言，沒有能夠適應最新形勢進行一些轉變。當前，高校后勤部門檔案工作的現(xiàn)狀主要是重收集、輕利用和宣傳，基本上就是把檔案放到庫房里，迎接檢查也好，豐富儲藏也好，以供查閱也好，但終歸還是不能做到充分利用后勤檔案。第三，就檔案制度而言，存在不健全、不完善的問題。許多高校后勤檔案管理沒有相關的歸檔程序，制度不健全導致檔案工作無章可循，處于隨意狀態(tài)，檔案未及時轉送，逾期未及時清理等問題不時存在，在整個的檔案收集、分類、整理和歸納過程中的制度落實也不全面和堅定，說明了整個的高校檔案管理不能達到規(guī)范化和科學化的水平。

二、高校后勤管理工作的對策建議

為了提高后勤檔案管理水平，高校必須從多方面采取措施，建立全面、多層次的后勤服務體系。

首先，我們要從理念上轉變，正視當前存在的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，積極尋求解決問題的措施。特別要打破重儲存輕利用的思想桎梏，主動發(fā)揮后勤檔案的保障性作用。

其次，我們要在具體措施上發(fā)力，一是要建章立制，加強檔案管理制度建設，根據(jù)后勤工作的特點及各類檔案的形成規(guī)律制定出一套系統(tǒng)科學的管理制度，明確檔案員的管理職責，完善歸檔程序，確定歸檔范圍、時間和保存期限，努力做到檔案門類齊全，分類清楚，案卷擺放有序，歸檔率、準確率符合標準，使得整個的檔案工作有章可查，有制可循。二是要加強培訓，提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質。檔案工作是一門管理科學，特別是在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理需要更多的具有較高專業(yè)技能的人才，這些人員除了具備良好的政治素養(yǎng)外還應有很強的業(yè)務能力素質，這就要求我們在最初嚴格檢查和選拔具有一定水平的人員來承擔檔案管理工作的基礎上加強對已有人員的培訓工作。比如說，要培養(yǎng)他們無私奉獻的工作精神和認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責任感；其次，要定期對后勤檔案管理人員開展專業(yè)技能的培訓，加強他們對檔案管理專業(yè)知識的學習，使他們具備扎實的業(yè)務基礎和過硬的業(yè)務能力，并且能夠熟練運用檔案管理的新技術和新管理方法，不斷提高業(yè)務水平，確保后勤檔案管理工作的有序性和完整性。另外，要在培訓過程中完善評價機制，對工作人員的服務態(tài)度和工作能力進行公平合理的評價，制定有效的激勵政策，激發(fā)其工作積極性，以便更好地為后勤工作服務，為教學、科研服務。三是推進后勤檔案管理的信息化建設。信息化是當前各行各業(yè)大勢所趨，在信息化時代，高校后勤檔案工作必須以信息化為導向，利用信息技術改造傳統(tǒng)的后勤工作，實現(xiàn)后勤管理、檢索和利用的信息化、網(wǎng)絡化。比如說應用計算機技術對高校后勤檔案日常管理工作進行收集、整理、識別、保存和統(tǒng)計，實行文獻一體化管理，構建后勤信息數(shù)據(jù)庫，加快后勤檔案管理信息化和現(xiàn)代化步伐。

最后，我們要加強組織領導，確保各項舉措落地生根。比如說要注重建立專業(yè)化管理隊伍，優(yōu)化領導班子，畢竟后勤檔案管理工作十分復雜，單一的專業(yè)領導難以滿足管理工作的需要，需要更多的專業(yè)管理人員。另外要以監(jiān)督促落實，完善監(jiān)督審查機制，定期進行相關的檔案管理規(guī)范化、科學化的檢查工作，針對建章立制、制度實行等現(xiàn)實情況作出專項督導，以督導抓落實，抓規(guī)范。特別是針對后勤的財務檔案工作，更要通過會計核算和定期抽查，嚴格監(jiān)督財務工作，全面跟蹤財務收入、分配和支出情況，及時分析總結，提高財務管理水平，確保資金的合理有效正確使用。

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作者簡介：宋思思（1974—），女，河北唐山人。