企業公文管理信息系統的常見問題及對策

摘要：公文管理信息系統是以實用、可靠、安全、高效為原則，以公文流轉為核心的辦公自動化系統。本文著重從公文管理系統的優勢、運行常見問題及對策等方面展開論述，以利于公文管理人員提高工作效率，促進企業提高公文管理質量和水平。

關鍵詞：公文處理；公文撰寫；信息化；保密

公文管理信息系統是企業日常運行中的重要組成部分，其對企業的發展、管理、決策具有舉足輕重的意義。如何提高公文流轉的效率，盡快完成文件批復、審核、印發等運行流程，是公文管理信息系統的一項重要課題。

一、公文管理信息系統的優勢

公文管理信息系統的主要對象是公文。公文是對企業發展具有重大作用的指導性文件，是溝通和交流的載體。通過公文流轉的審批、傳達，可及時響應上級有關政策號召，抓好工作落實，促進企業發展。

增強公文處理時效。公文管理信息系統可實現發文、收文等文種的流轉、審批、催辦督辦，對公文辦理過程提供實時的監控。特別是當業務人員異地出差、開會致使一些緊急、重要的文件得不到審批時，公文管理信息系統便可發揮自身功用，有效解決上述問題。

明確辦文人員責任。登錄公文管理信息系統，不同的人員具有不同權限，各自有用戶名和密碼。成功登錄后，可在個人辦公欄內查詢待處理、未讀等多種分類文件，處理流程清晰，責任明確到人。如人員因不在崗位而接收不到公文，可通過公文管理信息系統擬定代辦人，由代辦人暫代處理公文。

推進公文信息化進程。公文管理信息系統實現了電子化公文傳閱，目前公文傳送接收、審批、流轉等業務都可通過網絡應用實現，整個處理流程節省了大量的人力、物力，僅是紙張、印刷就可為企業節約大量資金。從經濟角度看，每份公文一般可節省2-3天的流轉時間，時間效率相當驚人。

二、公文管理信息系統運行中的主要問題

公文流轉效率和質量對現代化企業發展具有重要的影響和作用，目前許多企業越來越重視公文系統的流轉效率和質量，將其作為保持政令暢通、提高執行效率和工作績效的重要抓手。

（一）公文撰寫常見錯誤

標題擬定不當。規范的公文標題通常由“發文機關+關于+事由+文種”組成，但在實際中不合寫作規范的問題較為突出。比如，公文標題不能反映正文主旨；公文標題不夠精練，一些公文標題長達幾十個字，變成了正文內容的縮寫。

文種使用不準確。部分單位公文管理人員對文種、文體概念模糊、內容不清，導致應用錯誤。如請示、報告文種的用法不當。日常工作中，經常會出現該用報告不用報告，或請示和報告亂用的現象。

公文語言拖沓。起草的公文或多或少存在內容質量不高，語言不精辟，懇求事項不明或一文多事的現象。

公文格式不規范。正文中的數字、日期、單位用法不準，如公文中出現“二〇一六年一月五日”等格式日期。

排版不符合要求。公文的用紙幅面、版面尺寸等都具有詳細的規定。在公文起草工作中，有的公文沒有設置頁面和排版，字體字號“隨心所欲”，影響公文的美觀，也破壞了公文的嚴肅性。

錯別字現象時有發生。有的文件中出現多字、漏字、錯字、詞語搭配不當等現象。此外，還有標點符號濫用現象。比如在行文題目中出現《關于部分合同‘履約保函變更為‘履約保證金的請示》。

（二）公文流轉常見問題

公文處理慢。兼職公文管理人員在處理專業工作時，經常造成公文無人接收或接收不及時，補位接收人員對業務不熟練，導致未及時在工作日內處理，造成工作延誤等情況發生。

審核把關松。公文管理人員工作積極性不高，工作態度不嚴謹，對報送的公文審看不細致，給最終環節的公文審核增大工作量。

保密意識弱。在日常公文流轉中經常會接觸大量的技術信息等重要文件，公文管理人員若保密意識較弱，易發生泄密行為。

（三）公文管理系統自身存在的問題

運行效率低。公文系統中的起草人、審核人、聯系電話等信息填寫不全，至公文管理人員發文時，系統提示信息填寫不全，必須填寫后才能發文，造成篩選條件滯后，降低了工作效率。

提示郵件多。公文在流轉過程中出現大量提示郵件，尤其是公文管理人員，每天的郵件量高達上百份，造成部分普發郵件未能及時查看或疏漏。

三、公文管理信息系統問題的處理建議

（一）深化認識，轉變觀念

公文處理體現企業的工作運行程度，影響著內部政令能否暢通。因此，要切實注重公文處理工作，嚴格恪守公文處理順序，實時補充公文管理人員，完善辦公設備，優化模塊系統，最大限制地激起公文管理人員的工作積極性，增強其榮譽感和自豪感。

（二）完善機制，規范操作

公文管理人員加大審核把關力度，對公文運轉進行全方位檢查跟蹤。制訂科學規范的公文處理工作機制，并嚴格按規范落實，切實提高公文運轉效率。制訂公文打印、復制、借閱方面的規章準則，謹防公文泄密。實施責任追查準則，執行工作責任制，不斷加強公文管理人員的工作責任感。

（三）加強培訓，提高素質

加強公文業務培訓。按期組織開展公文處理業務培訓，提高公文管理人員的業務水平，規范辦文順序，改良公文處理質量，提高公文處理效能。采取有效措施，增進企業各層級人員對公文處理知識的了解，為公文處理工作高效運轉打下堅實基礎。積極組織并支持公文管理人員參與公文管理學習培訓，提高寫作水平和辦文質量。

（四）強化意識，嚴防泄密

在全球化、信息化的大背景下，要深刻認識保密工作的艱巨性、復雜性和長期性。要加強保密宣傳教育，增強公文保密意識，確保公文管理人員時刻繃緊保密弦，樹立“保密責任重如泰山”的意識，切實擔負責任，抓住重點環節，積極主動地做好公文保密工作。

總之，公文管理信息系統對企業管理水平的提升具有重要的意義，是建立現代企業制度中的重要一環。規范建立現代化公文信息管理制度，有利于提升企業的工作效率，提高政策執行和企業發展的速度，最終促進企業在激烈的市場競爭中取得長足發展優勢。

參考文獻：

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[3]王磊.談談公文管理工作的規范化[J].秘書，2002（02）：19-20.

作者簡介：

李林，男，漢族，出生日期：1979.6.20，學歷：碩士研究生，職稱：政工師/經濟師。