探析互聯(lián)網時代檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

李雪瑩

摘要：互聯(lián)網時代，企業(yè)檔案管理效率提高，存儲更加方便，這是這一時期的機遇。但與此同時，新時期的檔案管理也存在諸多挑戰(zhàn)，如黑客等導致信息被竊取等。為此，企業(yè)應強化檔案管理，發(fā)揮優(yōu)勢，去除劣勢，保證檔案管理的高效性和安全性。

關鍵詞：互聯(lián)網信息技術；檔案管理；機遇與挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網時代的管理所面臨的挑戰(zhàn)不同。新時期，企業(yè)應把握機遇，并且要正確面臨挑戰(zhàn)，以保證互聯(lián)網時代的檔案管理高效性和安全性。

一、互聯(lián)網時代檔案管理的機遇

檔案管理是企業(yè)人力資源管理的主要手段，在企業(yè)管理中不可或缺。隨著互聯(lián)網時代的到來，企業(yè)檔管理的效率得以提高，與以往的紙質檔案相比，管理人員的任務大大降低，互聯(lián)網對傳統(tǒng)檔案管理模式也造成了極大的沖擊。 檔案管理工作的特點主要體現(xiàn)在幾個方面。

（一）技術手段豐富

互聯(lián)網信息技術使得檔案管理更加多元化，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質檔案管理需要大量時間，且容易受到外界環(huán)境的影響，丟失和缺損是主要問題。同時，在紙質檔案管理中，資源消耗較大，管理人員的任務量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過人工來完成，這樣就是的其準確度下降，容易出現(xiàn)失誤。互聯(lián)網則是信息存儲變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲于計算機中，方便使用者隨時調取和查看，且檔案可以以多種形式進行存儲，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強度，管理手段越來越豐富。

（二）拓展服務空間

互聯(lián)網時代，檔案管理呈現(xiàn)出大信息量狀態(tài)。與以往相比，紙質檔案明顯不能跟上信息增長的節(jié)奏。并且占用空間遠超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎上，信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下，互聯(lián)網以虛擬空間的形式出現(xiàn)，極大的降低了檔案占有空間。并且計算機的存儲空間與現(xiàn)實意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計算機中的檔案信息可以隨時供企業(yè)人力資源等部門查閱，使企業(yè)員工信息更加清晰，便于員工的調度和安排，突破了空間上的限制，使檔案管理更加高效化和便捷化。

（三）提高檔案時效

隨著信息時代的到來，檔案管理模式也逐漸成為互聯(lián)網下的管理模式，實效性也就成為管理中不可缺少的任務。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當前的信息的，如不能根據(jù)當下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。在信息變化過程中，檔案管理方針也與紙質檔案管理方式不同，無法跟上快節(jié)奏的信息變化。基于互聯(lián)網的檔案管理則不同，通過計算機系統(tǒng)的操作就可以更改信息，不會對原檔案造成影響。檔案的信息更新方便，其存儲也就具有實際作用，從而促進企業(yè)人力資源的發(fā)展。結合電子信息技術，云處理技術等，信息檔案的工作強度降低，工作實效性提高。

二、檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）對管理人員素質的挑戰(zhàn)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，計算機檔案管理與以往的方式對管理人員的需求不同。對新時期的管理人員提出了新的要求，如了解互聯(lián)網管理流程，樹立網絡管理安全意識等。傳統(tǒng)檔案管理人員在長期管理方式下，很難直接適應新時期的檔案管理，這是檔案管理變化的根源。標準化管理模式的建立是新時期檔案管理的基本要求，也是提高管理效率的根本。因此對檔案管理人員的素質和能力需要進一步提高。

（二）管理存在風險

在管理過程中，網絡環(huán)境復雜。檔案管理存在諸多風險，檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生，且與以往的管理方式相比，私密信息丟失將對企業(yè)造成更大的影響，因此這一時期也給管理人員帶來了挑戰(zhàn)，需要管理人員對互聯(lián)網技術進行了解。如檔案不備份，則很有可能造成檔案丟失。另外機械故障也可能造成信息丟失。

三、檔案管理的對策

（一）改變管理意識和建立管理體制

建立全新的檔案管理模式，當然首先是保證檔案管理人員能夠認識到檔案管理的變化，樹立正確的檔案管理意識，面提高檔案管理規(guī)范性。樹立終身學習意識，將專業(yè)知識應用于檔案管理中。在人員專業(yè)性要求上，應提高檔案管理的人員的專業(yè)性，確保從業(yè)人員經過專業(yè)學習，并且要在工作中定期進行培訓。同時，企業(yè)應建立完整的信息體系，提供檔案管理標準化體制，對檔案信息的管理進行記錄、編輯，保證工作流程合理。

（二）完善企業(yè)計算機管理系統(tǒng)

從企業(yè)管理需求角度出發(fā)，強化計算機系統(tǒng)水平，采用最先進的檔案管理設備，提高管理效率，也使管理更加簡單化，安全性提高。計算機及各種數(shù)碼設備是不可或缺的，需要從信息采集、輸入、存儲和修改幾個方面進行改善，并且要加大設備維護投入，確保檔案管理中不出現(xiàn)意外丟失情況。企業(yè)根據(jù)自身需求，不斷地引入新的技術，并且從大數(shù)據(jù)僅云處理等技術出發(fā)，保證企業(yè)處于檔案管理的最前沿。

（三）加強網絡安全技術

網絡環(huán)境和其防護措施決定了其安全性，目前網絡環(huán)境復雜，重要信息被竊取的概率高。企業(yè)應對網絡環(huán)境進行優(yōu)化，防止黑客入侵，建立必要的防火墻。并且要對使用者做出規(guī)定，設定秘鑰，防止不相關人員使用檔案，造成信息丟失。查找信息使用記錄，確保在使用權限內運行。另外，應對系統(tǒng)進行定期的安全防護，殺毒處理，以保證信息安全。目前，我國企業(yè)檔案管理基本采用互聯(lián)網管理方案，管理效率也逐漸提高，未來還應在網絡安全上進行強化，以保證企業(yè)的檔案信息安全。

四、總結

總之，互聯(lián)網檔案管理是當今企業(yè)人事管理的重要模式。對于企而言，主要應注意互聯(lián)網時代檔案管理所面臨的機遇，對當前的檔案管理進行調整，保證電子檔案管理的高效性，降低檔案丟失等風險。

參考文獻：

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