現階段石油企業檔案數字化管理問題研究

張雨

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著社會信息技術的快速發展，石油企業的檔案管理工作既有機遇也有挑戰，現階段新形勢下，如何解決石油企業檔案數字化管理中的問題，促使石油企業檔案數字化管理體系更加完善和健全，是當前石油企業的一大工作任務，因此，本文就現階段石油企業檔案數字化管理問題作一研究。

關鍵詞 石油企業 檔案數學化 管理問題

隨著信息技術的快速發展，各行各業都在應用數字化，數字化已經遍及人們生活的方方面面。所謂檔案數字化就是利用計算機網絡平臺，將紙質、聲像等傳統的檔案文獻轉化為數字的形式，讓檔案信息變得網絡化和智能化，方便人們進行檔案資源的儲存、查閱和利用。檔案數字化是社會信息技術發展的必然趨勢，有助于石油企業實現科學管理，降低檔案管理成本，提高企業經濟效益。

一、企業檔案管理的主要內容

所謂檔案，就是企業在發展過程中，借用文字、圖表、數字、聲像等形式將企業的黨政、設備、會計、人事、生產等方方面面的有價值的資料的原始數據進行保存，從而形成檔案。檔案作為一種信息資源，是對過去活動的歷史記錄，同時對于未來的發展也有重要的參考價值，在石油企業的發展中，檔案對于未來的決策具有十分重要的參考意義。鑒于此，石油企業必須重視企業檔案的管理，現階段，隨著信息技術的發展，企業應該充分利用檔案資源，發揮其對石油開采的最大作用，為企業改革和政策的推行提供一定的理論依據，促進石油企業科學管理水平的和現代化發展的不斷進步。

二、石油企業檔案數字化管理中存在的問題

（一）石油企業對檔案數字化管理的重視有待加強

長期以來，提升經濟效益一直是石油企業發展的首要目標和根本任務，檔案管理工作在企業工作中并不占重要位置。因此，石油企業檔案數字化管理明顯滯后。雖然有些企業建立了數字化檔案，但是由于缺乏資金和專業人員，導致檔案數字管理處于停滯不前的狀態。計算機只是企業用來搜集資料的工具，其重要作用并沒有被充分利用起來。

（二）檔案數字管理化缺乏標準化規范體系

石油企業檔案進行了數字化的管理之后，在檔案的保管、查詢、使用等方面都發生了重大的改變，傳統的檔案管理方式和理念已無法適應數字化檔案管理的需求和發展。因此，石油企業必須根據當前發展狀況，制定一系列的符合當前企業數字化管理需求的新標準。但由于企業檔案管理標準并未落實，實際的檔案管理只是按照檔案管理者的標準進行管理，由于管理者有時并不完全明確自身責任，不清楚一些工作流程，這就嚴重影響了檔案數字化的規范發展。

（三）石油企業檔案數字化管理技術不成熟

對于石油企業而言，檔案管理的數字化軟件的規范性和適應性較差，很多軟件之間存在不兼容的問題，當各種軟件同時應用的時候，會出現無法讀取數據的現象。同時，由于電腦的儲存空間有限，無法長時間對檔案數據進行保管，這就需要一定的載體來保存檔案數據。硬盤是首要的選擇，但其壽命也有限，因此，如何長久的保存檔案數據又是一個問題。

三、完善石油檔案數字化管理的對策

（一）檔案管理方式的現代化

石油檔案管理的現代化主要指的是檔案管理思想的現代化管理手段的現代化等，具體來說，就是石油企業的領導要重視檔案管理，能夠采取一系列的措施增強企業各部門的檔案意識，明確企業各部門與檔案部門之間的關系，靈活的運用材料，發揮檔案利用的作用，使檔案信息庫發揮出充分的作用，提高對企業的服務質量。同時，隨著信息技術的發展，企業檔案的管理信息系統應該充分考慮將辦公自動化與檔案管理充分融合起來，運用先進的科學技術促進檔案管理的數字化與現代化同步發展。此外，隨著計算機技術的日益發展和完善，檔案管理應該通過計算機實現檔案分類和共享，有效的降低檔案所占空間，并實現方便、快捷、準確的檢索，有效的提高企業的檔案的信息的傳輸和處理效率。

（二）健全檔案管理體系，完善管理制度

眾所周知，檔案的數量大、門類多、專業性強、涉及面廣、收集難度大及利用率高，這些特征都需要檔案管理者秉承科學、高校的管理理念開展工作。實際的檔案管理中，管理人員要聽過分層的方法，將企業檔案分為領導、管理與整理三個層次，確定專人負責各層次的工作。同時要加大企業對檔案管理的投入，提供完善的基礎設施，保證檔案管理工作有序良好開展，并且要組織企業檔案精神會議，強化企業整體對檔案管理的重視。對于檔案管理制度，要明確規定檔案歸檔的范圍、移交的時間等，保證檔案資料的完整性，運用獎懲的制度，激發員工檔案管理的積極性，提高檔案管理的效果。

四、結語

綜上所述，石油企業檔案數字化管理是促進石油企業更好發展的重要支撐，因此，石油企業要重視檔案數字化管理，保持一定的風險意識，采取積極的措施，保證檔案信息的安全性和完整性，保證石油企業的更好發展。

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