HY公司內部控制問題與建議

伍海泉 王藝潔

[摘 要] 新時期，我國提出了制造業(yè)2025計劃，美國對中國高科技產品的戰(zhàn)略采取了激烈的抵制措施。高科技制造企業(yè)在面臨新形勢、新機遇、新挑戰(zhàn)的背景下，如何提高其內部控制水平使其契合國家相關政策并滿足企業(yè)發(fā)展的需要，值得企業(yè)深思。通過分析發(fā)現HY公司內部控制存在一系列問題，包括組織機構設置不健全，管理層重視程度不足，人力資源政策不合理，內部監(jiān)督缺失，采購業(yè)務控制措施執(zhí)行不力等。因此，提出建立健全公司組織機構，制定合理的人力資源政策，增強員工歸屬感，優(yōu)化采購環(huán)節(jié)控制活動，提高內部審計人員獨立性等合理化建議，從而提升其內部控制水平，助其迎接機遇，應對挑戰(zhàn)。

[關鍵詞] 高科技制造業(yè)企業(yè)；內部控制

[中圖分類號] F275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2018）05-0023-02

我國提出的制造業(yè)2025計劃標志著未來高科技制造業(yè)的發(fā)展將會得到國家政策大力的支持，這對高科技制造業(yè)企業(yè)來說是一次前所未有的機遇，但是與此同時，美國對中國這一戰(zhàn)略強烈抵制，因此在我國企業(yè)走出去的過程中也會遇到前所未有的挑戰(zhàn)。高科技制造業(yè)企業(yè)想要在復雜的世界經濟環(huán)境和激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須加強對企業(yè)內部的控制，不管是人員還是產品，只有這樣才能更好地迎接機遇，應對挑戰(zhàn)。HY公司是一家農業(yè)機械產業(yè)鏈上的高科技企業(yè)，經過長期的發(fā)展于2017年成功上市，市值突破20億元人民幣，屬于行業(yè)龍頭企業(yè)。該公司內部控制制度建設基本完成，但是內部控制沒有在其實際工作中發(fā)揮出應有的作用。

一、HY公司內部控制存在的問題

（一）組織機構設置不健全

合理健全的組織機構應該滿足企業(yè)日常經營發(fā)展的需要，支撐企業(yè)各方面活動的有序開展。現階段，HY公司的最高權力機構是股東大會，下設董事會、監(jiān)事會。董事會由戰(zhàn)略委員會、審計委員會、提名委員會以及薪酬與考核委員會組成。公司管理層由總經理領導，下設質量管理中心、技術中心、綜合管理中心、生產中心、營銷中心、采購中心和財務中心。缺少風險控制部門、市場調研部門和員工培訓發(fā)展部門，無法有效控制經營風險，對人力資源的培訓也沒有規(guī)范的制度保障。

（二）管理層的重視程度不夠

HY公司長期以來形成了以一昧追求銷售業(yè)績?yōu)樘厣钠髽I(yè)文化，管理層長期忽視內部控制的重要性，對內部控制在保證企業(yè)資產完整、各項工作合理有序開展方面的積極作用視而不見，加上企業(yè)文化宣傳的缺失，導致員工的職業(yè)道德意識薄弱，內部控制意識普遍缺失。因此，雖然公司花費了一定的人力和物力在其內部控制的建設上，請了外部咨詢機構對其內部控制進行了全面的梳理和測試，編制了內部控制手冊，但想要真正的使每個員工都重視起內部控制，需要付出更多的包括時間上的和金錢上的成本，對員工進行宣傳教育和培訓，這勢必會在一段時間內影響其生產效率和各項指標的完成情況，因此，在內部控制全面建設推行的過程中往往會受到來自各方的阻力。

（三）人力資源政策不合理

HY公司雖然設置了以KPI考核制度為核心的一系列的考核方法，但只是在各生產車間和銷售部門中間進行了推廣，其他一些輔助職能部門員工的工資并沒有與其績效掛鉤，還是以拿“死工資”的形式為主，加上企業(yè)文化宣傳不到位等原因的影響，企業(yè)員工對企業(yè)的歸屬感不強。這就造成了員工積極性普遍不高，老員工在公司干了幾十年為了等到退休不愿離去，但是很多年輕員工因工資待遇沒有達到心理預期而辭職的現象比較頻繁。另外，HY公司的人力資源部門比較缺乏專業(yè)性，直到現在為止其主要工作還是局限于招聘、考核、公布任命、制作工資標準等工作，缺乏戰(zhàn)略眼光，長期忽視企業(yè)員工的再教育和團隊建設的作用。

（四）內部監(jiān)督缺失

HY公司對內部控制實施監(jiān)督的職能部門是其內部審計部門，其設計初衷是：為保證內部控制的有效性，內審部門應在日常生產經營中對企業(yè)內部控制活動進行不定期的突擊檢查，如發(fā)現問題及時上報審計委員會并由董事會作出最終整改意見。但是在實際工作中，由于HY公司領導想要依靠內部審計部門的工作增強其對企業(yè)的控制并及時發(fā)現問題，導致其對內審人員的態(tài)度是既依賴又害怕，因此對內部審計部門的人員選擇上寧可選擇與其關系親近的也不愿選擇正直獨立的，這就導致了HY公司經常發(fā)生諸如倉庫被盜竊、采購人員收受拿回扣、財務部門私設小金庫、公款私用等由于內部監(jiān)督失效而導致的問題，證明其內部監(jiān)督實際是是沒有起到應有的作用。

（五）采購業(yè)務控制措施執(zhí)行不力

HY公司為達到兼顧采購產品的質量和價格，在其ERP系統中編制了供應商檔案，對供應商提供的產品的質量和供應商資質進行了建檔保存。同時為了控制采購環(huán)節(jié)中的易發(fā)風險，HY公司要求每次采購最少由兩名及以上采購員同時參與，采購計劃需要總經理和采購中心主任的層層審批簽字。但在實際采購業(yè)務中，因為供應商的選擇是在總經理審批簽字后由采購中心主任確定的，而采購中心主任經常出差，就出現了采購中心主任將供應商選擇權下放給采購中心其他領導的情況，這些領導經常安排采購員直接去某一家特定的供應商處拿貨，使其從中收取回扣，采購環(huán)節(jié)的控制活動形同虛設，嚴重損害了公司的利益。

二、加強HY公司內部控制建議

（一）建立健全公司的組織機構

按照HY公司組織結構應該與其現存業(yè)務相匹配的原則，HY公司應增加以下組織機構以滿足企業(yè)運作的需要：第一，董事會下屬應該加設風險應對委員會，并成立風險控制部，對HY公司內部風險和外部風險進行全面及時的評估，將評估結果以風險評估報告的形式定期向董事會提交，以提升HY公司應對風險和突發(fā)事件的整體能力；第二，HY公司綜合管理中心下應增加員工培訓與發(fā)展（L&D;）部門，將HY公司的員工按等級分類，并明確每一級別員工所需達到的綜合素質水平，然后對每一級別員工的綜合素質水平現狀進行評估，進而制定每一級別員工的培訓和發(fā)展計劃，按計劃對包括董監(jiān)高等高層管理人員在內的全體員工進行培訓；第三，營銷中心下增設市場部，對市場上各種信息進行搜集處理，增強HY公司對市場信息的敏感程度，并提升HY公司的產品競爭力。

（二）制定合理的人力資源政策

HY公司應該制定新的人力資源政策，在舊的人力資源政策基礎上，應增加以下內容：第一，人力資源部門應先對企業(yè)董監(jiān)高等高層管理人員和部門經理等中層領導的勝任能力進行評估，并對評估結果進行打分評價，對不能勝任和能力不足的領導人員應當進行勝任能力培訓，并對培訓結果進行評估。除此之外，還應定期組織各中級領導參加培訓，幫助其提升領導能力，并對其進行考核，將考核結果與績效掛鉤。HY公司現階段的KPI考核制度覆蓋范圍有限，只對銷售部和各生產車間員工采取KPI考核，經了解人力部門表示其他職能部門的工作各不相同，其成果難以量化，因此很難建立統一的KPI指標進行考核；第二，人力資源部門按照各部門的工作特點和工作成果分別設置考核指標，對其員工的工作成果進行考核，并與工資掛鉤，以提高職能部門員工的工作積極性，進而提升整個企業(yè)的協作效率。以財務部門為例，財務人員雖然不會為企業(yè)的收入做出直接的貢獻，但可以設計諸如是否如期完成預算編制、是否降低了企業(yè)的融資成本、是否考取財會類證書等指標對財務人員進行考核，并為其設置績效獎勵，這樣可以提高財務人員工作學習的積極性，挖掘員工工作潛力，提高他們的工作激情和動力。

（三）增強員工的企業(yè)歸屬感

HY公司應經常組織各種團隊建設活動，如軍事體驗營、劃船比賽等。團隊建設的意義在于可以培養(yǎng)員工的團隊精神，使員工齊心協力，勁往一處使，力往一處發(fā)，朝著相同的目標努力，增強員工的凝聚力和歸屬感，激發(fā)員工的好勝心，獲得團隊中其他員工的尊重等，這些效果會體現在今后的工作中，提高企業(yè)員工的素質和對企業(yè)的認同感，弘揚積極向上的企業(yè)文化精神。

（四）優(yōu)化采購環(huán)節(jié)的控制活動

HY公司應該對現在的供應商進行評估，選取其中優(yōu)質的供應商和一些潛在的供應商，邀請他們共同參與公司的邀標機制建設，與他們形成長期合作，這樣既可以防止采購過程中諸如收受回扣、質檢不嚴、價格不合理等現象的產生，也可以降低企業(yè)采購環(huán)節(jié)的綜合成本。在選擇供應商時還應該綜合考慮供應商的規(guī)模、產品質量、公司信譽、公司位置等信息，并在合作過程中將供應商每次供貨的質檢報告、供貨速度、單位成本等信息搜集起來，并考慮最近一段時期該供應商的財務、經營、人事變動情況，不斷對供應商進行評估打分，建立供應商的動態(tài)選擇機制。

（五）提高內部審計部門人員的獨立性

HY公司應對其內部審計人員的獨立性進行評估，剔除在客觀上無法保證獨立性的員工，對其崗位重新安排。在此基礎上，從企業(yè)內外招募一批思想作風正派、專業(yè)素質過硬的人員對內部審計部門進行重建，使內審部門發(fā)揮其應有的作用。同時，還要用制度來規(guī)范內部審計部門及人員的持續(xù)監(jiān)督機制，保障內部監(jiān)督的持續(xù)有效進行。

總體來說，HY公司想要建立健全其內部控制制度就需要從上而下，對企業(yè)文化、控制活動、內部監(jiān)督等方面的缺陷進行整改，并提升企業(yè)全體人員的內部控制意識，只有這樣才能使其內部控制在企業(yè)經營運轉全過程中發(fā)揮應有的作用。

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[責任編輯：史樸]