新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理對策

李小偉

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才的競爭已經(jīng)成為各單位的主要競爭因素。地區(qū)人力資源與社會保障局是地方人才儲備、引進及人員管理調(diào)動的主要服務部門，檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內(nèi)容，對于企事業(yè)單位與個人的相關工作開展與需求提供服務，維持了社會的基本運作。在新形勢下如何進行科學合理的檔案管理，并充分利用人事檔案更好地推動社會的發(fā)展，值得我們深入研究。

關鍵詞：人力資源；社會保障局；檔案管理；制度建設

檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計匯總與使用等各方面功能的服務。人力資源和社會保障局相關的檔案管理工作關系到相關檔案的收集、整理、保存管理、鑒定、統(tǒng)計與服務使用，對于我國人力資源統(tǒng)籌運用管理以及勞動力喪失后生活保障起到一定輔助作用，其管理水平的高低直接關系到相關工作開展的便捷與有效性。

一、檔案管理的重要性

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內(nèi)容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發(fā)展、黨與國家的事業(yè)、社會穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關工作與企事業(yè)單位員工個人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟的快速的發(fā)展，相關檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術(shù)上逐步的專業(yè)化與高科技化，同時也對相關從業(yè)人員來說提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。

二、檔案管理中存在的主要問題

（一）人力資源檔案管理意識比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認識，這種意識的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠?qū)n案管理工作充足的認識，在他們的思想意識里，檔案管理只是對個人的經(jīng)歷進行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動而且對單位生產(chǎn)力的提高也有這至關重要的作用，因此，在新形勢下，加強管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要。

（二）管理模式滯后

在我國的檔案管理秩序中，更多的采用傳統(tǒng)管理模式，通過按卷管理的方式，這種管理方式導致檔案管理存在巨大的工作量，同時容易出現(xiàn)差錯，操作更為繁瑣，需要的管理工作人員更多，成本投入更大，操作運用不便捷，相關交接工作量較大，工作效率較為滯后。缺乏全面有效的先進技術(shù)運用，相關先進化管理設備與模式的投入較為缺乏，沒有充分意識先進信息技術(shù)運用的優(yōu)越性。不僅消耗了更多的檔案管理投入，同時也造成檔案使用、管理的不便利。相關管理上缺乏足夠人員與硬件設備的投入，導致工作量大，因此無法導致工作高效產(chǎn)生，在管理上也缺乏先進理念的改良。

（三）檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有所欠缺

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規(guī)范合理性。首先，相關工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態(tài)，不能長時間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。

三、新形勢下加強檔案管理工作的措施

（一）強化檔案規(guī)范化意識

要提升領導到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計、使用等情況做對應的記錄，完善相關管理流程，對于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題由相關環(huán)節(jié)工作人員承擔對應責任。要完善監(jiān)督機制，對日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹慎度。

（二）加強檔案管理制度建設

檔案管理需要一整套系統(tǒng)規(guī)范的管理制度，才能有效的促使整體的管理有序進展。具體管理制度上，應該細化到具體的檔案登記、評估、統(tǒng)計等操作制度，同時也要針對人員工作質(zhì)量進行獎懲制度以及對應的工作評估標準與制度，明確工作人員工作職責，做到責任到人，提升相關責任人的管理與執(zhí)行嚴謹高效性，做好業(yè)務工作流程管理，加強相關監(jiān)督制度管理，強化監(jiān)督力度。嚴格執(zhí)行管理制度，提升制度的權(quán)威性。同時要針對現(xiàn)有情況與實際時代變化特點做對應的制度改良完善，確保制度管理與時俱進。對于檔案丟失與不規(guī)范歸檔情況要及時發(fā)現(xiàn)、糾正，日常要做好對應的工作的核查，做好工作質(zhì)量監(jiān)察考評，提升工作人員積極性。注重日常培訓管理，重視人才培養(yǎng)體系的建設，聘用專業(yè)人才培養(yǎng)講師，鼓勵工作人員進行專業(yè)深造。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)關系到人力資源和社會保障局人事檔案管理水平的高低；對此，檔案管理機構(gòu)要對工作人員加強管理力度。首先應加強工作人員對檔案管理重要性的認識，并加大相關知識的培養(yǎng)力度。其次，將社會責任理念融入到培訓工作中，以創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。再者，檔案管理機構(gòu)在聘用工作人員時，應對其進行予以嚴格的篩選和選拔，選用合格的管理人員。另外，要加強培訓工作人員計算機應用以及安全防范等方面的知識，并對其實施施績效考核，針對不合格者應再次給予培訓或者給予開除。

（四）強化工作要求，加強現(xiàn)代化檔案管理

對于人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作，要做到有計劃，有戰(zhàn)略部署，不僅要對其創(chuàng)意計劃進行有效設定，并且要采取一系列有效措施，不斷深入，不斷加強推進人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作的順利進行，人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理平臺負責對投訴信息進行統(tǒng)一受理，并將其分配，避免了重復監(jiān)察，提高了工作效率。對于監(jiān)察案件與協(xié)管案件來講，要對其進行實時監(jiān)控、全程管理、動態(tài)監(jiān)控。如果遇到特殊事件或意外事件后，需要通過GPS系統(tǒng)以及攝像監(jiān)控系統(tǒng)對其進行監(jiān)察。提高處理能力，并且可以根據(jù)不同的情況進行實時指揮。并且在與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中，在用人單位中，也要根據(jù)勞動保障手法誠信記錄分類監(jiān)管，將有過多次違法亂紀的人進行重點監(jiān)察。

四、結(jié)語

人力資源和社會保障局檔案管理需要充分受到相關領導層的認可與重視，從而有效的人員、配套設備設施、制度的不斷改良完善，有效的促使各部門人員的有效配合，從而推進檔案管理工作的有序開展。

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