探討現代信息技術對事業檔案管理的影響及優化策略

孫佳

摘要：近年來，隨著我國各項技術水平的逐漸發展進步，信息技術已經成為了我們日常工作和生活中必不可少的一個重要部分，在事業單位的檔案管理工作中也是如此。通過在事業單位檔案管理工作中融入現代化的信息技術，不僅有效改變了傳統檔案管理模式的局限性，同時也帶動了信息技術型管理模式的使用與發展，大大提升了事業單位檔案管理工作的效率與質量。本文就針對現代信息技術對事業檔案管理的影響及優化策略行了簡要的探討分析，希望可以為檔案管理工作的有序開展提供一份基礎的理論保障。

關鍵詞：現代信息技術；事業檔案管理；影響；優化策略

一、引言

當前階段，現代信息技術已經逐步融入到了我國各層次生活中的多個領域，不僅為各個領域工作的開展進一步帶來了革命性的轉變，同時也為事業單位的檔案管理工作帶來了更為廣闊的發展空間。隨著檔案管理工作信息化及現代化水平的逐步深入，事業單位的發展獲得了更為和諧穩定的環境。

二、當前我國事業單位檔案管理的現狀

近年來，隨著我國現代化的信息技術逐漸發展進步，事業單位檔案管理的信息化發展也逐漸得到了人們的重視。想要從現有的事業單位檔案管理工作當中獲取到更多有利于事業單位發展與進步的有效信息，促進事業單位檔案管理工作的信息化發展是十分重要也是十分必要的。然而隨著事業單位的內部結構的不斷變化，事業單位檔案管理工作中的許多缺陷逐漸凸顯出來，導致事業單位檔案管理工作徒有其名卻難以發揮實質性的作用。總體來看，目前在我國各大事業單位中檔案管理工作仍然未能完全適應現代信息技術發展的形勢，檔案管理的信息化的價值仍然需要進一步進行深入挖掘。

三、新形勢下事業單位檔案管理工作的特點

（一）以現代化發展為目標，要求檔案管理工作相高效高質服務的方向發展

在事業單位中，檔案管理工作關系到單位整體的運行情況。然而，時代在發展進步，目前在許多事業單位卻仍然沿用著傳統的檔案工作管理模式，傳統檔案管理模式也逐漸顯現出諸多的不適。而事業單位想要獲得有效的發展，就必須以現代化發展為目標，充分利用現代化的技術，轉變傳統的管理觀念，才能有效促進陰事業單位檔案管理工作的有序進行。

（二）隨著事業單位發展形式的調整，要求檔案管理工作朝著現代化、綜合化的方向發展

近年來，隨著我國各項科學技術的逐漸發展進步，在事業單位的檔案管理工作中也面臨著眾多新的機遇和挑戰。想要促進事業單位檔案管理工作的有序進行，就必須轉變當前鎖，采取的檔案管理分散模式，構建起能夠是以當前階段發展形式的統一性、綜合性的管理機制。

（三）事業單位發展迅速，要求檔案管理工作能夠具備超前的管理意識

事業單位的檔案是事業單位管理工作中的一個必不可少的部分，在事業單位檔案中不僅明確地記載著事業單位運行與發展的明確歷程，同時也真實的反映著事業單位管理過程中的各類轉變。而事業單位在快速發展，如果檔案管理工作始終一成不變，只會限制事業單位的運行與進步，這就要求檔案管理工作能夠具備一定的超前意識，能夠適應時代發展的浪潮。

四、現在信息技術對于事業單位檔案管理帶來的影響

（一）打破了傳統管理理念的限制

將現代化的信息技術融入到事業單位的檔案管理工作當中，一定程度上為事業單位的檔案管理工作帶來了新的脈搏，原有的檔案管理模式受到了嚴重的沖擊，企業檔案管理人員應當轉變原有的管理理念，將現代信息技術中具有優勢性的理念融入到新時代、新階段的檔案管理工作中。不僅充分轉變了傳統管理模式的局限性，同時也讓事業單位獲得了更為有效的主動權，定了事業單位檔案管理工作開展的質量和效率，從而最大程度上發揮事業單位檔案管理工作的優勢性。

（二）對于檔案管理人員的素質和能力提出了更高的要求

近年來，隨著我國各項經濟技術的不斷發展進步以及事業單位的發展需求，原有的檔案管理人員已經難以充分滿足現代企業檔案管理的實際需要。在傳統的檔案管理模式下，事業單位對于從事檔案管理工作的工作人員的能力素質要求較低，這就導致了現有的檔案管理工作人員能力水平較為匱乏，甚至已經嚴重脫離了時代發展的步伐，對于信息技術融入檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，最終導致事業單位檔案管理缺乏足夠的信息技術指導，限制了企業檔案管理的有效開展。

（三）實現資源共享，促進事業單位的全面發展

在傳統的事業單位檔案管理工作中，由于各部門之間都是相對獨立的，加之各部門的工作內容和工作重點各不相同。因而，其中并未建立起有效的聯系，信息資源缺乏共享合作。長期下去，事業單位檔案管理的信息收集就會產生一定的片面性，不利于事業單位檔案信息管理工作的有序開展。

五、現在信息技術對于事業單位檔案管理的對策

（一）優化事業單位檔案管理理念和制度

想要有效促進事業單位檔案管理工作的高效高質進行，就應當優化事業單位現有的管理概念。具體來說，首先，事業單位應當認識到現代化信息技術管理模式對于檔案管理工作的重要性。其次，充分利用信息技術的及時性，將事業單位中的各個部門連接成為一個整體，確保檔案管理工作能夠更加規范、全面的開展。

（二）不斷提高事業單位檔案管理人員的素質水平

僅僅完善事業單位檔案管理理念是遠遠不夠的，理念需要人來落實。為此，事業單位應當定期加強對于檔案管理人員的培訓，確保事業單位檔案管理工作能夠得到革命性的發展。首先，事業單位的高層應當重視檔案管理人員在信息化技術方面的能力培訓。其次，事業單位還可以與高校融合發展，由針對性的培養具有現代信息技術及檔案管理知識積累的專業型人才。

（三）完善企業檔案管理工作的硬件設備

首先，檔案管理人員應當充分發揮事業單位中現有設備的實際作用，提高設備資源的利用率。

其次，事業單位的領導人員應當重視檔案管理工作的信息化發展，在給予足夠資金支持的同時，也能夠不失時機的精心人才的培養。

最后，事業單位也應當不斷提升自身的技術創新能力，尋求適合自身發展所需的檔案管理設備。

六、總結

綜上所述，將現代信息技術融入到事業單位的檔案管理工作中，具有著十分積極的意義。但就當前的發展形勢來看，在事業單位的檔案管理工作當中仍然存在著一系列有待解決的問題。在未來的發展過程中，我們應當及事業單位現代信息技術足夠的重視，從而最大程度上發揮檔案管理工作的實質作用，促進事業單位的良性發展。

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（作者單位：吉林省梨樹縣環境保護宣傳中心）