企業檔案資源價值探究

李博

【摘要】隨著社會向信息時代的邁進，在眾多的信息資源中，企業檔案已成為一個龐大的信息資源寶庫，日益受到人們的關注。它真實客觀地記錄了企業在管理、經營和生產等各方面運行過程中的形成性成果和最終成果，凝聚了企業全體成員的智慧和創造力，是企業長期積淀的寶貴財富。

【關鍵詞】企業 檔案管理 資源價值

一、企業檔案的特點

企業檔案的存在形式可以是紙張文件、影像資料、音像文件、電子文檔或者是具體實物等。其內容包含了企業的榮譽、會議記錄、簽署合同、重大事件、會計檔案、員工檔案、行政檔案等。企業檔案能夠體現出企業歷史經營過程中某一階段的經營狀況、財務狀況、人員配置情況和重大決策等。企業檔案的特點有以下幾個方面：

1、信息來源

企業檔案信息的來源主要是通過企業經營中日積月累而形成的重要資料結合，企業建立檔案的真實目的就是為了記錄企業的發展歷程，在企業經營中發生的各種事件、各種會議記錄、各種決定、財務狀況等均保證內容的真實性。

2、檔案內容

企業檔案建立過程中對企業事件的經過按照企業檔案立檔標準進行建立，檔案標準中對于涉及到的時間、人物、事件名稱、地點、數據等要素均有分類記載，這對于日后的查閱起到了引導作用。

3、有效性

企業檔案的特點是具有有效的利用價值，對于一些檔案隨著時間的流逝，檔案應用價值消失可對其進行銷毀。如，合同、條約等。

4、完整程度

檔案是反應企業歷史經營事件的重要參考，因此在檔案建設過程中就充分的對檔案內容進行詳細完整的描述，企業檔案的利用價值也得以全面發揮。

二、企業檔案是企業的寶貴資產

企業檔案是各個企業內部每一個相關部門在各自的運行過程中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的最原始的歷史記錄，它在企業發展中發揮著不可或缺的作用：

第一，對決策者而言。各類原始記錄通過檔案人員的編輯、整理及深層次加工，形成系統的信息，及時、完整、準確的傳輸給企業決策者，將會影響其意識和決策結果，幫助企業決策者站在歷史的制高點。做出準確、及時的判斷，制定出切實可行、立足長遠的決策，減少決策的武斷性和盲目性。

第二，對執行者而言，各類由下而上和由上而下的檔案信息，經過檔案人員的整合，匯總成全面的信息資源，完整及時地傳遞給執行層面。可以使之提高自己的視角和立足點，擴展上下左右縱橫聯系，多角度多層次地觀察自己和企業。使自己和企業都得到良性的發展。

二、企業檔案能推動企業良性循環發展

企業檔案伴隨著企業建設發展的脈搏跳動，其中的相當一部分產生于企業的生產實踐和科研活動領域，如設備儀器圖紙、建筑施工圖紙、儀器檔案、產品說明書、工藝流程、設備操作規范、生產流程規范、試驗記錄、生產計劃等等。它們真實地記載了生產活動、科研管理、科研成果中的思想、方法、過程、經驗和教訓，是廣大企業員工勞動、智慧、汗水、淚水甚至鮮血的結晶，是企業科研和生產發展的客觀評價。科技是第一生產力，相關的檔案也是一種勞動產品、一種資產、一種財富。

因此，生產、科研必須老老實實地按照檔案記載提供的規范去做，實施的過程和結果又必須老老實實地去記錄存檔，有些原始記錄可能不太整潔，筆跡、線條可能比較潦草，計劃可能不斷修改，進度可能不斷提前或推后。但這些原始檔案記載可能是最真實的、最有價值的。因為，做你所寫的，寫你所做的，這樣不斷地循環，周而復始。檔案產生了。也在利用了。又推動了財富的產生。這個動態的過程。就是財富產生了檔案，檔案產生了財富的良性循環。

三、企業檔案是知識形態的生產力

企業檔案有紙質的、電子的等等，這些只是檔案的載體存在形式，真正起作用的在這些介質上附著的內容。這些內容記載、反映企業生產發展、技術狀況和自然科學的研究的真實歷史記錄，是經過系統整理，集中管理的文件材料。它體現了企業成員實踐活動的動機、目的和意志。是進行工作考察、科學研究、經驗總結、技術交流的工具，也是一種屬于知識形態范疇的資源儲備，因此，它是一種知識形態的生產力，是企業發展實踐過程中的產物。直接扎根于企業發展的這塊土壤里的，屬于企業運轉體系的一個組成部分。

企業檔案并不是直接的生產力，但它具有生產力的功能，它作為知識形態的生產力。必須經過一定的環節。被系統地植人生產過程，也就是把知識、意識轉化為物質形態。到了這時企業檔案才能轉化為直接的生產力。

一方面。從生產力三要素方面來分析，企業檔案可以轉化為生產力：

（1）勞動者——企業成員利用檔案掌握生產知識、科學技術和生產工藝流程；

（2）勞動者——企業成員通過利用企業檔案，改進生產工具和生產方式；

（3）企業檔案作用于生產、組織、管理過程中，加強對企業成員——勞動者的人文關注，完善人性化管理，在產生良好社會效益的同時。提高勞動生產率。

另一方面。企業檔案是對企業其他生產力要素起著組合、驅動和放大功能的一種經濟資源。其中。有些某種法定權利或技術等，如企業擁有的的專利、商標、專有技術、開發中的技術和新品，以及商譽、人文、歷史、環境、背景等雖然沒有物質實體，但卻能為企業帶來現實的和未來經濟利益，是一種無形的資產，蘊含著巨大的潛在的資源價值，能創造顯現的經濟價值。

再則，在企業發展中。不可避免會遇到形形色色的或因歷史遺留原因或因概念模糊等引起較大爭議的邊緣問題，使相關雙方乃至于多方，陷入各執一詞的困境，在紛爭中耗費財力、人力和精力。然而在依法解決紛爭，維護企業利益的過程中，檔案以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據。凸顯其巨大作用。

四、結語

企業檔案是企業發展進程中重要的參考，因此，企業檔案的建設與管理是每個企業都應加以重視的方面，企業檔案對于企業的發展即具有引導左右，又具有警示作用，企業檔案就是企業的歷史通鑒，企業檔案價值的實現要遵循時代的發展，只有識古方能訪今，重視過去才能展望未來。

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