淺談商務英語郵件寫作技巧對員工職業發展的影響

【摘要】當今我們與外界的聯系方式多種多樣——郵件，網站，博客，微信等社交媒體層出不窮，而在歐美企業中，采用最多的溝通方式仍然是郵件。歐美企業由其性質與文化所決定，大多數情況需要員工用商務英語來書寫或回復郵件。在企業中我們會發現那些郵件寫作水平高的人更容易得到晉升，人們也更愿意傾聽優秀的文字表達者的想法，寫作能力強的人也能更有效地說服他人。因此，我們更需要依靠自己的郵件寫作技巧去影響、說服、鼓勵、配合和引導他人。這樣不僅可以使我們取得有效溝通，更加會為我們在企業中的職業發展打下良好而堅實的基礎。為此，本文將重點分析并以實例介紹商務英語郵件的寫作技巧及其對員工職業發展的影響。

【關鍵詞】商務英語郵件；寫作技巧；職業發展

【作者簡介】周建秀，精鼎醫藥研究開發（上海）有限公司。

前言

在職場中，我們只需要用正確的商務英語將自己的想法或意思表達出來就可以了嗎？是否有遇到過郵件石沉大海的情況？是否有收到對方激烈反駁的回信卻還不清楚問題出在哪里的情況？是否有遇到同事只是用三言兩句的郵件就搶走了一個團隊的功勞的情況？相信在企業工作的員工多多少少都有過相同或相似的經歷，而非常明確的一點就是這種“經驗”積攢多了，也就意味著距離職業發展的階梯越走越遠了。難道是我們的英語能力出現了問題嗎？不可否認個別存在英語表達能力的問題，但更多因為對商務英語郵件寫作技巧的不了解而造成困擾。所以，應當通過實例找出商務英語郵件寫作中經常遇到的問題并進行分析，將其與相應的寫作技巧相結合，從而提升我們在職場的競爭優勢。

一、商務英語郵件寫作中的認識不足及其對職業發展的影響

1.沒有進行“下筆前分析”。工作中有些員工因繁忙，在書寫商務英語郵件時經常將自己想要表達的內容，沒有進行“下筆前分析”，直接并全部發送給對方。也就是不考慮對方需要哪些信息，希望這些信息如何呈現出來，只是將自己所了解到、所調查到的信息不進行分類、不加工地用郵件發送出去，任憑對方理解揣測。這樣發送郵件會導致兩種后果：第一，收信人沒有理解發信人意圖或是沒有確認到自己所需要的信息，于是重新發出郵件進行確認，增加了雙方的工作量，影響工作效率；第二，收信人工作繁忙，快速閱覽郵件時，忽略了關鍵內容，甚至將郵件擱置認為不需要回復。不僅延誤了工作，甚至出現需要追究責任的情況。無論是哪一種結果，都會使發信人留給同事、上司一種缺乏寫作技巧與欠缺責任感的印象。

2.注重形式而忽略本質。商務英語郵件是商務活動中的一種溝通方式，也非常具有挑戰性。對于母語非英語的我們來說，無疑面臨著更多的挑戰。因為在這個過程中有的人會采取額外的步驟——先將自己要表達的內容寫成中文，再翻譯成英文寫下來。這樣的做法會出現較多的問題。例如，句子會變得過分復雜冗長，注重用詞卻忽略了所想表達的整體意思，也就是重形式忘本質。當這樣一封郵件發給同事或是上司，后果也是可想而知了。久而久之，即便有職業發展的機會，寫出的郵件很繁瑣冗長，方向又不明確的員工一定不會成為上司考慮的對象。

3.在商務英語郵件中忽略了語法的重要性。我們在兒時學習英語，老師總是不斷地強調語法的關鍵性，并且在考試中語法題也總是重中之重。然而，成年后步入社會進入到職場工作時，經常會受到各種學習軟件、培訓課程的影響，認為語法已經失去了曾經的光環，只要將自己的想法表達出來，語法的對錯已經不再重要。如果在日常私下交流中也許語法的重要性并不顯得突出，但是在職場中，尤其是在商務英語郵件寫作中，又如何呢？我們來看下面兩個例子就可以得出答案：

案例一

上司發郵件詢問之前分配的項目的進展，兩位員工分別做出以下回答：

員工A：I am working on it.

員工B：I have been working on it.

哪位員工的回答更能表現出他/她一直在努力推動項目呢？

案例二

員工A與員工B正在共同負責一個項目，中途員工A不小心將項目中的一個文件丟失，慶幸的是客戶方有備份，所以文件失而復得。但是項目的進度受到了一點影響。雖然問題解決，但員工B認為還是有必要向上級匯報項目進度拖延的情況，于是員工B就給上司寫郵件，其中有一句中這樣寫到：

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

他們的上司在看到這句之后馬上把A叫到辦公室訓斥了一頓，而教訓的點都圍繞文件丟失的問題。既然問題已經解決，上司為什么還在因為已經解決的問題而遷怒于員工A呢？

這兩個案例的答案將在之后的寫作技巧2.3中分享。

4.以“郵件”當武器會對個人職業發展造成影響?！班]件戰”這個詞，對于在企業工作的員工應該司空見慣。甚至有的員工身經百戰，大小“郵件戰”歷經無數?！班]件戰”產生的因素有很多，其中“追究問題”與“推卸責任”成為其主要原因。當問題出現時，為了“推卸責任”便要“追究問題”發生的原因，于是就可以看到員工們將“郵件”作為武器，通過“發射”郵件來抽絲剝繭找問題根源，推卸責任。但是，問題發生時找根源，推責任真的要比考慮解決方案，化解問題更重要嗎？答案是否定的，因為我們的上級，公司的高層更關注的是問題的解決與處理。當然并不是說問題產生的原因不重要，只不過它的優先度往往排到解決處理之后，作為今后規避同樣問題具有參考、借鑒價值。展開“郵件戰”不僅影響職場人際關系，而且也會對員工個人職業發展造成影響。

二、商務英語郵件寫作技巧的應用及其對員工職業發展的幫助

1.商務英語郵件寫作中如何進行“下筆前分析”。主要從兩方面著手：

（1）郵件寫作目的分析，即“What is your purpose？”，我們不僅在下筆寫作前要考慮清楚，同時也要在郵件的開篇向收信人清晰呈現。

（2）收信人分析也是讀者分析。首先，考慮是否要添加事情的背景說明以便收信人迅速了解情況；其次，根據收信人的專業領域，考慮是否使用通用的詞語或是專業術語。如果收信人非本專業領域而又必須要使用專業術語時，要附上簡單的說明；接下來，書寫郵件的過程中，在想象對方閱讀郵件時的反應（是興奮、是焦慮、或者是漠不關心？）的同時考慮詞語、句型、結構的組織，最好添加一些可以傳遞情感的詞句，使原本普通的郵件獨具神韻和魅力；最后，也是非常關鍵的一點就是明確希望得到對方做出什么樣的回應或者是采取什么樣的行動，并將這一點在郵件的結尾處清晰地表達出來。在做出以上的“下筆前分析”之后寫作的郵件一定會得到預期的效果，并且如果養成良好的“下筆前分析”習慣，不僅可以提高工作效率，更加會在同事，上級之間留下良好的口碑，為今后的職業發展奠定堅實的基礎。

2.商務英語郵件寫作中運用自問自答列表規避重形忘本的問題。母語非英語的員工，在用中文表述自己的想法之后將其譯為英語。再將英語的想法轉換為正確的書面英語詞匯。之后需要停下步伐，考慮收信人是否能夠準確理解這些詞。為避免或盡量減少誤解，可以通過以下的自問自答列表再次審查：

我使用的詞語收信人都能認識理解嗎？

這些用詞準確嗎？

我寫清楚我所期待的回應了嗎？

我的郵件能取得預期效果嗎？

也許這種方法比較費時，有可能暫時降低工作效率，但如果反復按照這個步驟完善郵件，在經過一段時間之后我們會發現商務英語的寫作能力得到顯著的提升，同時也會在日常中養成“Put yourself into others shoes”的思維習慣，從而為職業發展建立良好的人際關系。

3.商務英語郵件寫作中恰到好處的語法表現有助于職業發展。首先，分享一下1.3中兩個案例的答案：

案例一

員工B：I have been working on it.的答案更加能夠體現出一直在努力推動項目的語氣。原因很簡單，過去完成進行時表示某動作從過去的某一時點開始進行到現在，并且含有會持續到將來的語氣，即：過去+現在+將來=一直。而員工A：I am working on it.使用的是現在進行時，只可以代表現在與將來。

案例二

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

員工B使用了現在完成時，現在完成時代表過去發生的動作一直影響到現在，當然這個影響可以是好的也可以是不好的。案例二中，遺憾的是員工A丟失項目文件導致項目延期，雖然事情已經解決，員工B在郵件中沒有使用過去式，卻采用了現在完成時，誤導上司認為員工A 的錯誤到目前還在影響著項目進度。本案例是比較典型的辦公室政治斗爭，而員工A就僅僅是因為小小的英語語法失去了上司對其的信任。

分享完以上兩個案例，可以了解到即便是我們認為已經失去了往日光環的語法，在郵件寫作中使用恰當可以讓員工在職場中游刃有余。除此之外，還有幾種常用的語法與使用場景，可以作為寫作技巧運用到商務郵件中：

工作中失誤，為減輕過失影響——一般過去時

工作中表現突出，帶來了良好的影響——現在完成時/現在完成進行時

出現問題希望引起對方重視，快速處理——現在完成進行時

對未來結果進行預測——一般將來時/現在進行時

4.商務英語郵件寫作中使用“事物”做主語可以實現“對事不對人”。避免“郵件戰”最有效的方法是“對事不對人”。這句話我們經常在遇到問題時反復向對方強調，然而多數在討論過程中還是會讓對方感覺受到了指責，使雙方關系變得尷尬。在商務英語郵件寫作中可以實現“對事不對人”嗎？答案是“Definitely！”，只需要在闡述問題時以“事物”做主語，便可以起到表達客觀，削弱針對性的目的。如果再將解決方案一同附在郵件中，那么其他同事和高層們就會將注意力集中在問題本身及其處理情況，還會有誰想要去抽絲剝繭找根源呢？下面介紹“事物”做主語，客觀闡述并削弱矛盾的案例：

案例：員工A因報錯了折扣價，引起了客戶的嚴重投訴。

原文：A offered a quotation with incorrect discount rate causing a serious compliance from the customer.

“事物”做主語：A quotation with incorrect discount rate caused a serious compliance from the customer.

明顯可看到以“事物”本身做主語的句子，客觀地闡述事實，并沒有提到是誰引起的投訴，削弱對A的針對性。在闡述事實之后加上目前的處理情況或是解決方案就更加能夠避免一場“郵件戰”。

三、結語

良好的郵件寫作能力如今已被視作一項必要的商務技巧，它會幫助我們提高工作效率，提升可信度，改善關系，影響他人和實現自己的目的。如果想提升自己在職場優勢，在這個競爭激烈的社會中立足，現在就必須掌握商務英語郵件的寫作技巧。本文分析了商務英語郵件寫作經常遇到的問題，并提出了相應的寫作技巧，希望對大家今后的工作有所幫助。

參考文獻：

[1]Shirley Taylor.商務英語寫作實例精解（第七版）[M].外語教學與研究出版社，5，11-12，77，84-86.

[2]William Zinsser.On Writing Well.HARPER PERENNIAL 165-168.