淺析Office Excel軟件在辦公自動化中的應用問題

唐春 王應邦 宋芝蘭

摘要：結合當前的辦公自動化發展情況，在分析Office Excel 軟件概述的基礎上，分析了Office Excel 軟件應用特性，并結合應用實踐分析了Office Excel 軟件在辦公自動化中的應用問題，希望對于今后的辦公自動化發展具有一定幫助。

關鍵詞：Office Excel軟件；辦公自動化；辦公室應用；軟件功能

在信息技術背景下，計算機互聯網技術給人們的生活和學習帶來翻天覆地的變化，在各個行業中的辦公自動化則是發展的必然趨勢，能夠有效降低人們的勞動強度，Office Excel 軟件由于其在數據處理方面的優勢，具有非常廣泛的應用空間，能夠使辦公水平以及效率進一步提升。這就要求相關的辦公人員應該熟練掌握相關的Office Excel 軟件的應用，以便解決實際問題。

1、Office Excel 軟件概述

在應用Office Excel 軟件中，大量數據都是通過電子表格的形式展示，還能配合大量的計算公式、函數運算等使用，改變了傳統人們的利用算盤進行記錄的方式，能夠使得數據處理效率大大提升，并能結合相關的函數處理技術，實現數據分析能力的大大提升，實現工作效率的進一步提升。同時，結合相關的實際不同用途，Office Excel 軟件能夠實現相關的表格功能的設置，劃分為數字型、文本型、日期型等類型，能符合人們使用習慣，進行相關的編輯、運算等操作，結合實際需求來進行相關的單元格、列、行等刪除或者插入操作，另外，還能有效結合實際需求進行文字大小、色彩的設置[1，2]。所以，應該充分利用好Office Excel 軟件的靈活編輯功能，以實現高效辦公的需求。

2、Office Excel 軟件應用特性

2.1協同性

互聯網辦公要求下，這要求相關的協作辦公的有效性進一步提升，通過Office Excel 軟件的優勢，能滿足數據的快速處理，按照相關需求進行數據信息的檢索，進一步提升辦公效率。

2.2監控性

具體的工作人員的辦公時間中，利用Office Excel 軟件的優勢，能進行有目的、有針對性的分析數據，保證滿足工作流程、工作狀態得到有效控制和監督，保證協同工作的流暢性。

2.3溝通性

通過應用Office Excel 軟件，能實現數據的交流和貢獻，保證及時有效地處理數據，并能通過網絡傳輸實現相關的數據共享和處理，便于開展日常化辦公。

2.4鏈接性

部分大型企業存在著大量的下屬企業，利用Office Excel 軟件的功能，能夠將不同地區的下屬企業的數據進行相互關聯，在相關的業務往來的數據資料中，能夠結合實際需求進行數據的共享、查詢以及傳輸，便于實現 相關的辦公需求。

3、Office Excel 軟件在辦公自動化中的應用

3.1數據處理

（1）數據篩選

利用Office Excel 軟件能實現篩選數據的功能，能結合實際需要進行相關數據的處理，隱藏不需要的數據，而將更為價值的數據突出在表格中，能進一步保證數據管理的較強針對性和較高的效率。工作人員可以從實際需要出發，結合不同條件要求來具體的設定處理，保證滿足自動處理的要求，實現數據篩選的功能。

（2）分類匯總

在辦公自動化的處理中，往往涉及到大量的數據信息整理，通過Office Excel 軟件的優勢，能有效利用表格化方式來進行數據統計以及匯總分析，能夠更加體現出數據的重要性，利用這種功能強大的分類匯總能進一步提升工作效率。

（3）數據排序

Office Excel 軟件還具有較強的數據處理功能，能結合辦公需要來進行排序處理。一般來說，可以結合相應的數據大小來進行操作，比如，在進行工資表單的處理中，能夠結合相關的工序、序號、成績、工資等進行相關的降序排列，更有利于各個階段的相關分析比較。另外，利用軟件的強大功能，還能有效根據文本、字母或者筆畫情況進行排序，能更為方便來處理相關的工作人員、部門、家庭住址等方面的信息，進行相似內容的合理化歸類，便于日后進行相關的查閱以及處理[3]。

3.2函數運算

在Office Excel 軟件中，還能結合相關的實際需求，來插入功能豐富的函數公式，基本能涵蓋所有的辦公應用的范疇，能進一步結合各個行業的應用，實現較為復雜的公式編輯，有效處理相關較為復雜的數據運算。大量的計算公式本身就在Office Excel 軟件中包含，應用者只需要掌握相關的語法知識來調用即可，通過相關的參數合理化確定，能夠實現將各種函數輸入在Office Excel 軟件的表格編輯欄中，滿足函數運算的要求。

3.3數據匯總

數據運算操作功能的便利化則是Office Excel 軟件的有一大優勢，在相關的公式編輯中，鞥能夠包含相應的多個運算符以及單元格，避免了實際應用過程中的大量數據的運算情況，能保證數據處理的效率以及準確性的有效提升。

3.4函數常用格式

在辦公應用中，最為常用的則是SUM（）公式，能過進行單元格的求和，具有非常方便你的作用，比如，在單元格中設置SUM（1，2，3） ，在回車的情況下，就可得到結果6，對于數據表單來說，輸入“=SUM（B1：B7）”，能夠實現連續的表格數據的求和運算，通過輸入回車即可得到相關的運算結果。由此可見，Office Excel 軟件具有非常廣泛的運算函數，能夠實現功能強大的運算要求。對財務工作人員來說，如果能充分發揮Office Excel 軟件的優勢，能實現大量數據運算的簡化，保證工作效率的進一步提升。

4、結束語

綜上所述，Office Excel 軟件具有豐富的強大功能，能夠滿足現代化辦公中的數據處理要求，如果相關的工作人員能有效利用好Office Excel 軟件功能，定能進一步實現辦公效率的提升。

參考文獻：

[1]李飔.OFFICE辦公軟件技巧研究[J].辦公室業務，2017，17.

[2]馬倩.電子表格在商務辦公中的拓展應用研究[J].價值工程，2012，17.

[3]黃波.Office Excel軟件在辦公自動化中的應用[J].電腦迷，2017，11.