論城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設

譚永紅

[摘 要]在過去，由于傳統(tǒng)的、低效率的檔案管理模式束縛了管理水平的提高，導致城市規(guī)劃管理難度大、任務多，不利于整個城市的發(fā)展，在新的歷史發(fā)展階段，必須通過信息化建設提高城市規(guī)劃檔案管理的水平，實現(xiàn)檔案信息的作用最大化。本文通過分析城市規(guī)劃檔案管理中要注意的問題，旨在進一步提高城市規(guī)劃檔案信息化建設水平，希望能為相關(guān)的工作人員提供合理參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]城市規(guī)劃；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.077

[中圖分類號]G270.7；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

0 引 言

在整個城市建設的過程中，城市規(guī)劃建設檔案準確地記錄了一個城市的發(fā)展過程，對于規(guī)劃環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)等都有明確的記錄。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的城市建設和過去相比也有了突飛猛進的提高，越來越多的城市規(guī)劃檔案被傳承下來，而在這一過程中，相關(guān)部門必須采用相關(guān)技術(shù)進行處理，提高城市規(guī)劃檔案管理的效率，實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案價值最大化。在信息時代的大背景下，城市檔案管理途徑越來越多，而在實際的城市規(guī)劃檔案管理中也要發(fā)揮好現(xiàn)代科學技術(shù)的作用，在提高檔案管理工作質(zhì)量的同時，提高工作效率和檔案管理的安全性，有利于更好地為我國城市發(fā)展提供必要的信息基礎(chǔ)，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗進行的具體分析。

1 做好城市規(guī)劃檔案管理信息化建設工作必須遵循的原則

在城市規(guī)劃檔案管理過程中包含的信息比較多，這些信息一方面為城市發(fā)展提供了必要的信息資源，另一方面也給工作人員帶來了很多難題。由于信息越來越多，檔案管理的效率會越來越低，所以工作人員必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定開展檔案管理信息化建設工作，不斷提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。為了做好城市規(guī)劃檔案管理信息化建設工作，在城市信息化管理的過程中必須遵循以下原則。第一，工作人員必須嚴格按照相關(guān)規(guī)定做好檔案管理工作，通過利用信息技術(shù)提高其安全性。第二，如果在實際的信息化建設過程里遇到問題，那么就要通過軟件來評斷一些音頻檔案，更好地識別其性能。第三，嚴格按照實際工作流程開展相關(guān)工作。

2 檔案管理信息化的發(fā)展方向

2.1 無紙?zhí)摂M化發(fā)展方向

近年來，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，城市規(guī)劃檔案管理也有必要應用信息化技術(shù)，進一步優(yōu)化目前的辦公方式，實現(xiàn)無紙化辦公，有利于和時代發(fā)展相適應。在過去，紙質(zhì)檔案的應用不僅浪費了大量的資源，而且還很難提高工作效率，必將被時代淘汰。對于檔案管理工作來說，其主要的作用就是實現(xiàn)資源共享，而要想實現(xiàn)資源共享就要確保檔案館有虛擬化的資源共享平臺。除此之外，檔案館通過采用虛擬化的檔案管理模式，并結(jié)合全球的網(wǎng)絡體系，能夠進一步共享城市的規(guī)劃檔案，從而實現(xiàn)檔案資源的價值。隨著互聯(lián)網(wǎng)越來越發(fā)達，檔案資源都會被輸入互聯(lián)網(wǎng)中，打破了時間和地域的限制，可以快速獲得需要的信息資源，有利于突破傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，對于整個社會發(fā)展具有重要的意義。

2.2 微縮數(shù)字化發(fā)展方向

在城市規(guī)劃檔案管理信息化建設的過程中，檔案館要應用一些微縮攝影技術(shù)，有利于促進整個城市規(guī)劃檔案管理信息化建設，提高其數(shù)字化水平。對于檔案信息數(shù)字化來說，就是運用一些現(xiàn)代科學技術(shù)將檔案館中的檔案資源變成電子檔案信息，經(jīng)過這樣的微縮處理可以在計算機上直接搜索需要的信息資源，有利于提高檔案信息的搜索速度，而且儲存的容量更大，覆蓋的范圍也更廣。通過計算機存儲相關(guān)的文件，在經(jīng)過保存以后就可以多次輸出信息，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，一方面可以提高查找信息的速度，另一方面還有利于提高城市規(guī)劃檔案管理信息化的水平。

2.3 信息網(wǎng)絡化發(fā)展方向

過去的紙質(zhì)文件存在一些弊端，而現(xiàn)在通過電子文件簽署可以更好地認證身份，一方面可以防止盜竊，另一方面可以提高其安全性能。對于一些接受文件的有關(guān)單位來說，可以通過電子文件更好地判斷文件的可靠性。由于網(wǎng)絡傳輸?shù)某杀静桓撸由掀涑杀疽脖容^低，傳播起來也比較廣泛，極大地促進了城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展，加上網(wǎng)絡建設水平不斷提高，人們可以更好地分享信息資源，這也擴大了信息共享的范圍，對于整個城市規(guī)劃檔案發(fā)展具有正面的促進作用。

2.4 多元智能化發(fā)展

在信息化時代，語音識別技術(shù)是一種比較先進的技術(shù)，極大地提高了城市規(guī)劃檔案管理工作的智能化水平。在未來，檔案館通過引入人工技能技術(shù)可以更好地記錄信息，還能進一步提升檔案管理工作的智能化水平，在提供城市規(guī)劃檔案信息資源時可以更好地為信息需求者服務。檔案管理信息化通過和現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行有機結(jié)合，有利于提升城市規(guī)劃檔案管理工作的科技化水平。

3 城市建設檔案管理的信息化建設途徑

3.1 更新現(xiàn)有的網(wǎng)絡基礎(chǔ)設施，為信息化建設提供良好的基礎(chǔ)

要想讓城市規(guī)劃檔案信息資源更加準確，充分保障其安全性，提高其可靠性，就要保障優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡質(zhì)量。我國要加強網(wǎng)絡基礎(chǔ)設施建設，及時淘汰落后的設備，不斷提升網(wǎng)速和安全性，不斷優(yōu)化當前的網(wǎng)絡環(huán)境，進一步提高城市檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的技術(shù)水平，為信息化建設提供良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強信息化管理，做好城市檔案信息資源建設

在信息化的大背景下，相關(guān)的城市規(guī)劃檔案人員必須要充分認識到電子文件的意義，了解其基本特征，不斷加強信息化管理。事實上，電子文件的穩(wěn)定性并不高，而且也會遭受破壞或者惡意修改，所以通過加強檔案信息管理可以提高效率和安全性。事實上，一個城市規(guī)劃檔案信息化建設水平高低，主要受信息資源開發(fā)的影響，因此有必要加強信息化管理，做好城市檔案信息資源建設，將紙質(zhì)資源變成電子信息資源，進一步更新目前的數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡設施進行信息資源共享，同時還要利用計算機技術(shù)進行城市規(guī)劃檔案信息電子化處理。

3.3 緊密依據(jù)城市規(guī)劃檔案的發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建數(shù)字檔案示范館

城市檔案規(guī)劃管理必須緊密依照經(jīng)濟信息化的總體要求，促進檔案部門的職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)城市檔案與本區(qū)域檔案信息化建設同步有序發(fā)展。在推進城市規(guī)劃檔案電子計算機管理的前提下，積極穩(wěn)妥地開展城市規(guī)劃檔案的數(shù)字化、運用的網(wǎng)絡化和檢索的自動化。檔案館要分步驟、分目標地構(gòu)筑區(qū)域性城市檔案管理信息中心，提高檔案信息資源的共享度和普及度，以構(gòu)建數(shù)據(jù)庫檔案管理系統(tǒng)為關(guān)鍵點，切實注重檔案應用系統(tǒng)軟件的開發(fā)和維護，擴大檔案的應用范圍，推動檔案信息化建設走向健康、平穩(wěn)發(fā)展的軌道。城市規(guī)劃檔案管理始終是一個動態(tài)的過程，是伴隨著城市發(fā)展、科技創(chuàng)新和產(chǎn)業(yè)需求等諸項要素一起推進的結(jié)果。它的發(fā)展不是一蹴而就的，而是一個漸進的過程，眼下要做到的是構(gòu)建若干個城市規(guī)劃數(shù)字檔案示范館。具體而言，檔案館需要以構(gòu)筑城市規(guī)劃檔案內(nèi)部局域網(wǎng)和館藏數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)為任務核心，利用人才優(yōu)勢構(gòu)建多媒體檔案信息庫，完成規(guī)劃檔案官方網(wǎng)站的構(gòu)建和測試，將目前的城市規(guī)劃動態(tài)，包括房屋搬遷、區(qū)域封閉施工和項目完工等情況及時告之公眾，發(fā)揮檔案輸送信息的強大功能。

3.4 提高城市建設檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在城市規(guī)劃檔案管理中，信息化管理的一個重要內(nèi)容就是進行分類管理，這類工作會直接影響檔案管理的質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量也受到檔案管理人員綜合素質(zhì)的影響，所以要想提高城市規(guī)劃檔案管理信息化水平，就必須提高城市建設檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)。第一，做好培訓工作，不斷拓寬員工的知識面，同時還要提高員工們的綜合素養(yǎng)。第二，加強工作人員的技能培訓，保證工作人員能夠熟練操作相關(guān)設備，對于城市規(guī)劃建設檔案管理的發(fā)展具有重要的意義。

4 結(jié) 語

由于城市規(guī)劃檔案管理工作的難度比較高，任務比較復雜，傳統(tǒng)的城市規(guī)劃檔案管理體系已很難適應時代的發(fā)展，而城市規(guī)劃檔案管理工作對于整個社會發(fā)展的意義不言而喻，因此有必要不斷提高檔案管理的信息化水平效率和質(zhì)量。在新的歷史發(fā)展階段，隨著科學技術(shù)的應用越來越廣泛，城市規(guī)劃檔案管理必須利用信息技術(shù)不斷提高其信息化水平，在實現(xiàn)信息共享的同時為社會發(fā)展作貢獻。

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