高職院校人事檔案信息化管理研究

陸俊先

[摘 要]現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，高職院校人事檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然。要想在信息化管理進(jìn)程中發(fā)揮科技的作用，各高職院校就要搶抓機(jī)遇，創(chuàng)新發(fā)展。囿于諸多因素，高職院校人事檔案信息化管理程度欠佳。本文探究了高職院校人事檔案信息化管理技術(shù)，期待運(yùn)用科技進(jìn)步來解決檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題，以此來推動(dòng)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，滿足新時(shí)代背景下社會(huì)對教育事業(yè)的要求。

[關(guān)鍵詞]高職院校；人事檔案；信息化管理；探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.073

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

隨著高職院校的逐年擴(kuò)招，教育體系待完善、管理機(jī)構(gòu)待規(guī)范、教育方法待科學(xué)設(shè)計(jì)等問題已經(jīng)顯現(xiàn)端倪。人事檔案管理也成為高職院校管理的重點(diǎn)，其數(shù)量化、復(fù)雜化問題亟待解決，因此利用好有限的經(jīng)濟(jì)資源、教育經(jīng)費(fèi)管理好人事檔案迫在眉睫。

1 高職院校人事檔案信息化管理的特點(diǎn)

高職院校人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)龐大的工程，建設(shè)周期長，過程比較復(fù)雜，在建立前期需要投入大量的財(cái)力、人力、精力做好人事檔案匯總、整理和數(shù)據(jù)輸入工作。前期工作資本投入大，人事檔案信息化管理需要穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和相關(guān)高端產(chǎn)品作為技術(shù)和硬件支撐。因此，無論對信息存儲(chǔ)載體，還是專業(yè)技術(shù)崗位管理人員和工勤崗位管理人員的崗位操作能力都是有要求的。高職院校人事檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息永久化、易修改、可利用，對于公共信息可資源共享，可以推動(dòng)高職院校人事檔案信息利用率的提升。

2 高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀

第一，高職院校的人事檔案記錄著全體師生的相關(guān)信息，其作用無論對個(gè)人還是對集體都舉足輕重。不僅在日常生活、教學(xué)管理和科學(xué)研究方面起到無可替代的作用，還是師生參與社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)活動(dòng)的憑證，起到作為法律依據(jù)、參考借鑒的作用。隨著新時(shí)代背景下市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的持續(xù)發(fā)展以及“一帶一路”國家倡議的推進(jìn)，高職院校人事檔案信息的利用率會(huì)與日俱增。

第二，當(dāng)下，高職院校人事檔案信息化管理組織組建待規(guī)范，人事檔案專業(yè)技術(shù)管理人員及工勤人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。多數(shù)從業(yè)人員憑借關(guān)系獲得管理崗位，沒有受過正規(guī)的專業(yè)人事檔案管理的相關(guān)教育教學(xué)和培訓(xùn)，在實(shí)際工作中又缺少檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)組織欠科學(xué)，政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)參差不齊。這是高職院校人事檔案信息化管理進(jìn)程緩慢的主要原因。另外，高職院校人事檔案信息化管理人員、工勤崗位人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)的水平低，無法利用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行相關(guān)的人事檔案信息化管理工作，制約了高職院校人事檔案信息化建設(shè)及管理工作快速發(fā)展的步伐。

第三，隨著國家對教育工作的持續(xù)重視，其對高職院校的調(diào)整力度也不斷增強(qiáng)。高職院校解體、重組、擴(kuò)招各種事件頻發(fā)，隨之而來的高職院校人事檔案調(diào)整、變動(dòng)日益頻繁，人事檔案的資源也變得相對豐富，這些客觀存在都無疑增加了高職院校人事檔案管理的難度。另外，在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，由于時(shí)間和空間的制約還有相關(guān)管理崗位、工勤崗位工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)、、能力欠缺、服務(wù)意識差導(dǎo)致的工作誤差，使人事檔案資源很難被充分利用，為高職院校教學(xué)和科研設(shè)置了障礙。

第四，如今，雖然科技進(jìn)步已經(jīng)融入人們的日常生活和行為，但是由于個(gè)別高職院校對人事檔案信息化管理存在偏見，重視程度不夠，所以信息科學(xué)技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)用率不是很高。再者，個(gè)別高職院校僅注重領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)而輕視基層工作人員（技術(shù)崗位、管理崗位、工勤崗位）的職業(yè)道德教育，忽視對人事檔案管理管理人員的信息化培訓(xùn)，導(dǎo)致缺少高質(zhì)量、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為日常管理和實(shí)際工作的開展帶來了困難。

3 高職院校進(jìn)行人事檔案信息化管理的措施

第一，數(shù)字化人事檔案建設(shè)是檔案管理工作的重中之重。加快檔案信息化管理步伐，加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，使技術(shù)崗位、管理崗位、工勤崗位相關(guān)崗位人員在實(shí)際檔案管理工作中熟練掌握信息操作能力，提高從業(yè)人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)操守。人事檔案管理人員要遵守相關(guān)的法律法規(guī)，還要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用、多媒體功能等相關(guān)知識。最重要的是掌握檔案管理專業(yè)知識。

第二，高職院校人事檔案信息資源的開發(fā)和利用要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。要在提高傳統(tǒng)檔案利用率的層面上，加強(qiáng)信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，為院校的發(fā)展提供資源信息。高職院校要做好信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建獨(dú)立的信息網(wǎng)絡(luò)體系，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)體系使人事檔案管理日趨數(shù)字化、完整化、規(guī)范化及自動(dòng)化，最終實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理。

第三，高職院校需要加強(qiáng)對人事檔案信息化管理硬件建設(shè)的投入。高職院校各班子要對此工作給予高度重視，只有精神上的支持沒有資金上的幫助，一切都是井底撈月，霧里看花，畫餅充饑。只有專款專用置辦配套的信息化管理設(shè)備，在硬件和軟件上才能使高職院校人事檔案信息化管理達(dá)到專業(yè)化、規(guī)范化。

第四，隨著依法治國的實(shí)施，政府相關(guān)管理職能部門和機(jī)構(gòu)建立健全高職院校人事檔案信息化管理方面的法律法規(guī)，一方面樹立了法律的權(quán)威性，規(guī)范了相關(guān)人事檔案信息化管理的工作流程和從業(yè)人員（主業(yè)技術(shù)崗位、管理崗位、工勤崗位）的工作行為；另一方面，保證了人事檔案信息的完整性和安全性。

第五，必須保證網(wǎng)絡(luò)信息安全，在利用網(wǎng)絡(luò)媒介檢索、提取、更改人事檔案資料的時(shí)候，防止檔案信息泄漏。在人事檔案信息化管理的日常工作中，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期或不定期的檢查。運(yùn)用安全系數(shù)相對高的殺毒軟件查殺病毒、木馬等；定期或不定期聘請計(jì)算機(jī)專業(yè)人員對設(shè)備進(jìn)行安全維修維護(hù)，便于第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)、消除隱患，從而保證人事檔案信息化管理的安全性、保密性。

第六，高職院校在人事檔案信息化管理過程中要采用電子文檔模式做好人事檔案信息的記錄、存檔工作。電子文檔系統(tǒng)是一個(gè)集文件保存、檢索、使用于一體的電子系統(tǒng)，人事檔案在其中被收集和利用，有效控制了文件的產(chǎn)生和處理。電子文檔系統(tǒng)不但可以保證檔案的完整，還可以同時(shí)訪問多個(gè)用戶，提供有效的存儲(chǔ)方式，而且比傳統(tǒng)檔案更容易查找。使用電子文檔作為信息管理的載體，最為關(guān)鍵的是，當(dāng)文件保存系統(tǒng)升級時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的檔案文件會(huì)隨之自動(dòng)更新、遷移，避免進(jìn)行人事檔案整理時(shí)花費(fèi)大量的時(shí)間成本和人力成本。

4 高職院校對人事檔案實(shí)施信息化管理的重要意義

第一，高職院校人事檔案信息化管理較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作有著無與倫比的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要工作人員耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力對相關(guān)信息進(jìn)行匯總、整編、檢索，而人事檔案在進(jìn)行信息化管理后，信息查詢者不再受時(shí)間空間限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息的查詢。人事檔案信息化管理在減少人力、財(cái)力、精力、物力的同時(shí)，提高了辦理事務(wù)的實(shí)際工作效率。

第二，高職院校人事檔案信息化管理使相關(guān)信息查詢更加迅速、快捷。查詢傳統(tǒng)檔案時(shí)，管理人員要從架臺(tái)上依次查找，唯恐疏忽遺漏，在查找相關(guān)目錄之后，再到庫房按檢索查找，過程繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間。人事檔案實(shí)施信息化管理后，查詢者只需在電腦前按動(dòng)鼠標(biāo)就可以快速找到，省時(shí)省力，方便快捷，而且干凈衛(wèi)生，減輕了人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

第三，高職院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，可以將相關(guān)檔案管理人員從乏味、冗繁的工作中解脫出來，讓他們將有限的時(shí)間和精力投入到無限的檔案收集和整理工作中去，助力部門工作效率的提升和技術(shù)水平的加強(qiáng)。當(dāng)前，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化是大勢所趨，高職院校只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，把握好教育發(fā)展的方向。

第四，人事檔案是高職院校的無形財(cái)富。檔案資料都是管理人員智慧和汗水的結(jié)晶。他們有時(shí)還需要日以繼夜的工作，將檔案資料細(xì)心匯總、分類整編，這也是高職院校評估決策的有力依據(jù)。正確、及時(shí)的決策，得當(dāng)、到位的管理都需要完整、科學(xué)、可靠的信息和快速的決斷能力加以保證。因此，高職院校人事檔案信息化管理直接影響高職院校乃至教育事業(yè)的長足發(fā)展。

綜上所述，高職院校人事檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，以滿足信息化時(shí)代檔案管理工作的形勢、任務(wù)、要求。與此同時(shí)，還要持續(xù)創(chuàng)新和完善信息化管理體制，在積極、科學(xué)的態(tài)度下探索和研究高職院校人事檔案信息化管理，增加人事檔案的科學(xué)利用率，為教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)；建立健全人事檔案信息化管理體制，為社會(huì)的科學(xué)發(fā)展提供便捷、真實(shí)、有效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5 結(jié) 語

由于我國發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)時(shí)間較短，信息科技與發(fā)達(dá)國家相比，較為滯后，在信息化管理方面還存在一定瑕疵。目前，高職院校人事檔案信息化管理工作沒有成型的經(jīng)驗(yàn)和模式可循，只有在實(shí)踐工作中逐步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，吸取吸收成功案例價(jià)值，把理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能持續(xù)發(fā)展。

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