從建設單位角度談固定資產投資項目監理資料的規范化

摘 要：建設工程監理資料是建筑工程技術資料的重要組成部分，是監理單位管理活動的記錄，是工程質量的內在反映，是工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任認定的重要憑證。本文主要從建設方的角度出發，分析監理資料規范化中出現的問題，并提出相應的對策和建議。

關鍵詞：固定資產投資項目 監理資料 規范化

一、監理資料的重要性

建設工程監理資料是建筑工程技術資料的重要組成部分，是監理單位管理活動的記錄，是工程質量的內在反映，是工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任認定的重要憑證。監理資料反映了監理工作的整個過程，對建設單位來說它與施工資料具有同等的重要性。本文所指的國防科技工業固定資產投資項目（以下簡稱項目）是國防科學技術工業委員會審批可行性研究報告或初步設計的項目，本文所指的監理資料也就是國防科技工業固定資產投資項目所產生的監理資料（以下簡稱監理資料）。項目所產生的監理資料驗收以DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》為標準，同時監理單位大部分按照建設行業的標準來形成監理資料，所以對于建設方來說，如何做到既滿足驗收規范化又能夠兼顧監理資料的行業規范成為一個難題。

二、監理資料管理中的問題

1、監理資料整理規則不一致

監理資料在移交給建設方的時候要裝訂成冊，并按一定規則進行分冊。但是不同的監理單位面對同一工程有不同分類組織規則，所以裝訂成冊的監理資料也是五花八門。《建筑工程資料管理規程》（JGJ/T185-2009）將監理資料分為進度控制資料、質量控制資料、造價控制資料、合同管理資料和竣工驗收資料五大類。《四川省關于GB50300-2001系列建筑工程施工質量驗收規范實施指導意見》將監理資料分為監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收記錄和其他資料四類。在實際工作中，一些監理單位又把監理資料分為監理管理資料、進度控制資料、質量控制資料、投資控制資料、技術文件。雖然這幾個分類差別不是太大，但是監理資料要裝訂成冊，所以按照不同分類規則進行裝訂的監理資料有差異，對于建設單位來說是一種不規范的表現。

2、監理資料與施工資料重復

監理資料中除了監理管理文件、日常監理記錄、溝通協調記錄、質量檢查記錄等監理單位自身形成的資料外，其余多數資料來自施工方，特別是質量控制資料以及技術資料等與施工方密切相關的資料。不管是相關規定還是行業默認的行規，監理資料中包含施工資料相關內容已經是約定俗成的模式。從監理單位自身來看，保存一套完整的監理資料是必要的，因為只有一套全面的監理資料才能反映一項工程監理工作的全過程。但是對于建設單位來說，監理資料與施工資料二者不僅要完整，更要相輔相成，共同反映工程的施工情況和監理情況。重復的資料對建設單位可能還會是一種負擔：第一，施工資料與監理資料重復的部分都是工程資料的主體部分，數量眾多，如果建設方都歸檔，勢必造成脹庫；第二，監理資料中施工方提供的相關資料大部分都為復印件，不符合文件歸檔要求原件的規定；第三，監理資料與施工資料的組織和裝訂不同，非專業人士不容易將二者一一對應。

3、監理資料中有不符合歸檔要求的地方

監理資料中的原始記錄如旁站記錄、試驗報告等，大部分需要監理人員手填和手簽。對于關鍵部位和重要試驗，監理人員比較重視，相關記錄填寫較為規范。但是其他一些非關鍵部位或者試驗的相關記錄就不是很規范，常出現筆記潦草不好辨認相關內容、簽署不齊全、簽名不簽日期等問題。雖然這些在監理單位看來是小事情，但是對于建設單位來說，有很多專業術語如果不描寫清楚，這些記錄就無法發揮其憑證作用。并且監理原始記錄的簽署是其有效性的證明，如果簽署不齊全、字跡潦草，相關責任就得不到落實。歸檔的監理資料一定要滿足真實性、有效性、準確性這檔案三個特性，才能作為檔案保存。

三、監理資料規范化的建議

筆者從建設單位的角度出發，針對以上的問題提出監理資料規范化管理的一些建議。

1、建設方對監理資料的規范化管理提要求

建設方作為業主，在和監理單位簽訂合同的時候，建設方可在合同中明確規定監理方移交的監理資料必須達到的要求，包括監理資料的收集、整理、裝訂以及監理資料員的相關要求等。這樣從根本上約束了監理方對監理資料的規范化管理。

1）統一收集、整理、裝訂標準。對于同一個工程，建設方可以統一監理資料的收集范圍、整理規則和裝訂標準；對于不同的工程，建設方可要求不同的監理單位根據實際情況參照執行。筆者認為監理方移交給建設方的監理資料除了監理管理資料、監理工作記錄、溝通協調記錄、報驗表等監理方產生的原始記錄以外，其他和施工方重復的資料，則可以由施工方和監理方協定由施工方移交監理方審查通過的原件，監理方可以不移交。

2）監理方移交的資料必須符合相關歸檔要求。建設方在合同中可以要求監理方移交的監理資料必須符合相關要求。由于建設方是整個建設過程資料最終的保管者，所以建設方一般按照DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》對監理資料作規范化要求。

3）監理資料員要進行相關培訓。對于兼任的非專業的監理資料員，建設方可以要求監理方要對資料員進行相關專業知識的培訓，并要提供相應的考核證書或者培訓記錄。

2、監理方嚴格把關，重視監理資料的規范化管理

1）將責任落實到人員，明確獎懲。為了規范管理監理資料，監理方要建立監理資料管理制度，崗位職責明確，并將監理資料的管理納入各級相關人員的職責范圍。對于沒有盡到責任的人員要進行懲罰，對為監理資料規范化管理作出貢獻的人員要進行嘉獎。監理專業人員要將監理資料的規范化具體到各自的專業工作中去，比如生成的資料簽署齊全、書寫符合歸檔要求，使用規范的表格等，并且要納入其工作考核中。監理資料員要定期對監理專業人員產生的資料進行檢查，及時提出不符合項，并要監督相關人員完成整改。同時監理資料員還要接受建設方對監理資料管理工作的檢查以及監理方管理人員對其工作的考核。

2）加強人員培訓，提高業務水平。監理方不僅要對資料員進行檔案業務知識的培訓，還要對監理專業人員進行培訓，加強技術人員的歸檔意識，從源頭控制監理資料的規范化。同時監理方還可以通過與各方檔案管理人員的交流以及資料員業務水平考核等方式，提高監理資料員的業務水平。

3、監理方與建設方積極溝通互動，及時解決問題

建設方與監理方簽訂監理委托合同以前，監理方要及時和建設方溝通，將擬簽訂合同中監理資料的相關要求分析清楚，如果有達不到的要求可以和建設方協商解決辦法。合同一旦簽訂，監理方除了不可抗的因素以外，必須要達到合同中監理資料的要求。監理方要參與建設方組建的檔案網絡，及時與各方溝通，確保監理資料及時準確歸檔。在工程建設中，建設方要定期（不定期）組織檔案人員對監理方的檔案工作進行檢查和業務指導，積極與監理資料員溝通，及時解決監理資料管理中的問題。在工程竣工驗收后，建設方要按照合同要求對監理方提交的資料進行檢查，對于不符合要求的資料要監理方整改，直到符合相關要求為止。

參考文獻

[1]潘連光，試論工程建設監理工作規范化——（Ⅰ）施工監理資料規范化，廣西工學院學報，2000，（9）

[2]吳煥魚，從檔案審驗角度看監理資料中存在的問題，城建檔案，2008，（12）

作者簡介

劉婷婷（1984-），女，四川宜賓人，碩士研究生，館員，設備檔案管理方向