淺談檔案管理工作人員的素質(zhì)提升方法

摘 要：在學(xué)校、醫(yī)院、企業(yè)、政府等各個單位中，檔案管理工作都是非常重要的。檔案管理主要對各個單位的歷史、工作經(jīng)歷和重要信息等進行合理的存儲與整理。檔案管理人員的素質(zhì)好壞直接管理到各個單位檔案管理工作的質(zhì)量。因此，本文對檔案管理人員的基本素質(zhì)要求進行論述，并研究現(xiàn)階段檔案管理人員在職業(yè)素質(zhì)方面的欠缺，針對這些缺點分析提升檔案管理人員素質(zhì)的有效措施，旨在提升單位檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理水平；人員素質(zhì)

隨著我國現(xiàn)階段計算機技術(shù)的不斷提升，檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N檔案形式共同管理，電子檔案的出現(xiàn)要求檔案管理人員的計算機專業(yè)素質(zhì)不斷提升。檔案管理工作是一項較為枯燥的工作，但是由于檔案管理工作具有重要意義，為保障檔案管理工作的順利進行，并提升檔案管理水平，就必須要對檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。

1 檔案管理人員的素質(zhì)要求

1.1 較強的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德

檔案管理工作要求管理人員具有高度的責(zé)任感，由于檔案具有一定的歷史意義，其管理工作也需要確保檔案保存的完整性與正確性，這就需要檔案管理人員認(rèn)真對待檔案管理工作，增強檔案管理工作中的責(zé)任心。另外，檔案管理人員在工作中應(yīng)具有一定的服務(wù)意識以及敬業(yè)精神。檔案的查詢等功能是為人們服務(wù)的，檔案管理人員應(yīng)具有為這些人服務(wù)的意識。另外，檔案管理人員還應(yīng)具有較高的職業(yè)道德，能夠做到不將檔案中的非公開內(nèi)容外傳。

1.2 專業(yè)的檔案管理知識與過硬的業(yè)務(wù)技能

為促進檔案管理各項工作的順利進行，檔案管理人員需要具備多方面的專業(yè)知識。除了基本的檔案管理知識架構(gòu)中的文獻學(xué)、情報學(xué)、目錄學(xué)等之外，管理人員還需要具備一定的外語基礎(chǔ)，能夠?qū)ν鈬墨I名稱、目錄等有基本的掌握；還應(yīng)了解基本的計算機操作流程，能夠熟練運用電子檔案管理系統(tǒng)；了解打印機等科學(xué)設(shè)備的使用方法。在具體的檔案管理工作中熟練運用這些知識與技能、不斷提升檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)水平、多方面確保檔案的原始性都是檔案管理人員應(yīng)具有的基本素質(zhì)。除此之外，檔案管理人員還需要在實踐中積累豐富的經(jīng)驗，避免因經(jīng)驗不足導(dǎo)致錯誤頻出的現(xiàn)象。

1.3 檔案管理創(chuàng)新能力與團結(jié)協(xié)作能力

檔案管理水平的不斷提升有賴于檔案管理人員的不斷創(chuàng)新，包括檔案管理工作理念的創(chuàng)新以及檔案管理方法等的創(chuàng)新。檔案管理人員的創(chuàng)新有助于提升管理人員對檔案內(nèi)容的分析能力，進而將有價值的信息篩選出來，進一步提升檔案信息的利用率。另外，檔案管理工作較為復(fù)雜，需要管理人員之間的相互配合，檔案管理隊伍之間相互監(jiān)督與配合，才能使得檔案管理工作充滿活力。

2 我國檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

通過近些年的發(fā)展，我國的檔案管理事業(yè)已經(jīng)取得了較為明顯的進步，檔案管理人員的素質(zhì)得到了提升，能夠滿足人們對于檔案的查閱等基本業(yè)務(wù)需求。但是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展以及電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的形勢日益嚴(yán)峻，在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)仍存在較大的進步空間。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作認(rèn)識有誤

對于檔案管理工作而言，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對其認(rèn)知有誤，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是對檔案具體信息的收集、整理與歸檔等，對于檔案管理的重要意義并沒有較為清晰的認(rèn)知。甚至很多單位并沒有專門的檔案管理部門，檔案管理人員也是由其他部門的工作人員兼任。這使得單位的檔案管理工作并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案信息利用率大大降低。

2.2 部分檔案管理人員技能不足

檔案管理工作較為復(fù)雜，需要管理人員擁有計算機、外語等多方面的技能，但是在目前的檔案管理工作中，很多管理人員的素質(zhì)較低。首先，管理人員在檔案管理的目錄學(xué)、情報學(xué)等專業(yè)知識方面有所缺乏，對于計算機知識也并不了解，知識面較為狹窄。其次，檔案管理人員的管理觀念與管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案管理需求，使得單位的檔案管理職能缺失。最后，檔案管理人員并不能清晰的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員由于心理的懈怠導(dǎo)致在檔案管理工作中錯誤頻出，甚至造成檔案丟失等嚴(yán)重的后果。

2.3 檔案管理隊伍人員變動較多

檔案管理工作的順利進行需要整個檔案管理團隊的相互配合，單純依靠某一個人是無法完成這一項工作的。但是很多單位的檔案管理機構(gòu)在進行改革的過程中，檔案管理人員的素質(zhì)要求等發(fā)生了較大的變化，使得檔案管理人員的調(diào)動較為頻繁。原有的檔案管理人員可能因知識面狹窄或技能不足等原因不能勝任原有的檔案管理工作，但是新的檔案管理人員可能因為經(jīng)驗有限不能很快熟練檔案管理工作，使得單位檔案管理工作的開展受到阻礙。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)的具體措施

3.1 通過多方面的培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員的素質(zhì)可以通過以下三方面的培訓(xùn)來完成。一是培養(yǎng)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)的意識，提升檔案管理人員在學(xué)習(xí)方面的主動性，以擴展自身的知識面。二是單位為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)與進修的機會，去檔案管理水平較高的單位進行學(xué)習(xí)與思考，進而促進檔案管理人員對其工作進行反思，最大程度的激發(fā)檔案管理人員的專業(yè)技能，提升檔案管理質(zhì)量。三是鼓勵檔案管理人員向經(jīng)驗豐富的檔案管理人員學(xué)習(xí)，加強檔案管理新老職工之間的交流，兩方互相學(xué)習(xí)，共同進步。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立服務(wù)意識

傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的管理而不是對檔案需求者的管理，而新時期下要充分發(fā)揮檔案信息的作用，還應(yīng)從檔案的讀者方面考慮。檔案管理工作應(yīng)將讀者作為檔案管理工作的主體，樹立一定的服務(wù)意識，將滿足讀者的檔案信息需求作為檔案管理工作的重點，與檔案讀者進行良性的互動，不僅可以有效的保障檔案信息不受損壞，還極大的提升了其在保存人類文化遺產(chǎn)、記錄歷史事件、提供信息查詢等方面的重要意義。在檔案管理中，重要的信息對以后的工作必然存在寶貴的參考價值，因此，提升檔案管理人員的服務(wù)意識與管理意識是非常重要的。

3.3 制定合理的檔案管理人員考核制度

為提升檔案管理人員的工作積極性并對檔案管理人員進行有效的監(jiān)督，實施合理的考核制度是十分必要的。一方面，檔案管理部門將管理人員的業(yè)績、職稱評定、工作賞罰等多方面的考核結(jié)合起來，更全面的對檔案管理人員進行評價。對檔案管理人員進行更加綜合的能力評定。等另一方面，建立檔案管理量化考核制度，根據(jù)工作量的大小對檔案管理人員進行評價，避免檔案管理人員偷懶或者消極怠工，從而有效提升檔案管理工作人員的工作積極性。

4 結(jié)語

總而言之，為滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，檔案管理工作需要不斷的進行調(diào)整，尤其是檔案管理人員的素質(zhì)提升，更是提高單位檔案管理水平的必要措施。檔案管理人員需更新管理觀念，加強對自身素質(zhì)的提升。

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作者簡介

陳惠 女 湖北荊州 生于：1968-7-20 荊州理工職業(yè)學(xué)院 職稱：檔案館員 學(xué)歷：本科