淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策

摘 要：醫療設備管檔案管理是醫院檔案管理的重要一環，在醫療技術加速發展的今天，醫院醫療設備數量和類型也不斷增多，新舊設備的更新周期也在不斷縮短，這間接導致醫院醫療設備檔案管理工作量和管理難度的增加，這種情況對醫院管理造成不便的同時也可能對患者就醫條件產生不良影響。基于上述背景，本文主要就醫院醫療設備檔案管理的難點和對策進行淺析。

關鍵詞：醫療設備；檔案管理；管理對策；

醫療設備是醫院部門正常運轉的物質基礎，高效的醫療設備檔案管理工作將有效促進醫院工作的展開，在醫療設備廣泛應用的今天，醫院醫療設備檔案管理工作的重要性也日益突出。據統計調查結果表明，在醫院檔案管理工作中，醫療設備檔案管理是最容易被輕視也是最薄弱的環節。

1醫院醫療設備檔案管理的重要性

1.1決策參考

檔案是事業單位或企業運營過程中形成的固定載體的記錄文案，是對正常生產經營活動中有價值的信息的整合，是對過去的總結，醫院醫療設備檔案能夠有效反應醫院的資產狀況，醫院管理者能夠通過設備的更新換代和價值變化判斷現階段醫院的運營情況并推斷出醫院的發展趨勢，從而能夠做出更符合醫院發展的決策信息。

同時醫療設備是醫院展開各項業務的物質基礎同時也是醫院重要的資產，設備的類型和數量直接決定了醫院能夠接診的患者類型和數量，對醫療設備檔案進行有效管理即是對設備進行有效管理，醫院管理者能夠通過查閱檔案的方式直接獲取現階段擁有的醫療設備的相關相關信息，從而做出是否需要更換或維護的決策，這對醫院服務質量的提升和患者醫療體驗的改善均具有積極作用。

1.2方便管理

醫院醫療設備是醫院發展過程中重要的物質基礎也是影響醫院與運營情況的關鍵因素。醫院醫療設備檔案能夠準確、完整、客觀、全面地記載醫院設備的使用情況，決策者也可以根據檔案記錄來推斷設備的折舊情況，從而做出更符合醫院發展的經濟決策。這是由于醫療設備檔案能夠直觀地反映設備狀況，管理者或決策者無需對設備進行實地清點僅根據檔案內容即可做出有效判斷，這推動了醫院有限資源的合理分配和利用，從而方便對醫療設備展開管理。

1.3推動醫院發展

醫療設備檔案管理是醫院檔案管理的重要環節，而一個符合現代化特征、先進的醫院應當是全方位的現代化，如果對醫療設備檔案管理都能做到一絲不茍，那么很容易讓患者和其他人員對醫院的工作、醫院文化形成良好的印象，這對醫院在社會中口碑的提升和知名度的提高均有積極作用。

2醫院醫療設備檔案管理中的難點

2.1設備檔案管理意識不強

醫療設備檔案管理工作是醫院運營過程中的基本工作之一，但從根本上來說醫院也是以盈利為目的的企業或事業單位，檔案管理并不能讓醫院從中直接獲益，也因此很多醫院在檔案管理過程中更重視人事檔案的管理或病例資料檔案管理，也有很多醫院認為醫療設備檔案管理與醫院生產經營活動之間聯系性較差而輕視這一工作。反映在實際的設備檔案管理中就是醫療設備檔案收集整理不完善，很多需詳細記載的設備信息被一筆帶過，如“一臺呼吸機”這種檔案記載明顯無法滿足管理需要，設備的使用年限、生產廠家、設備類型等都會對臨床工作產生影響，而這些信息卻很少反映在醫療設備檔案中，設備檔案資料不全面、不詳細是現階段我國大部分醫院醫療設備檔案管理中的突出問題，歸根結底是由于設備檔案管理意識不強所致。

2.2檔案收集周期較長

由于醫療設備的本身特點，醫院醫療設備檔案信息的收集周期較長。如人事檔案、病例資料檔案的收集在人員調動和患者就診、出院時即可完成，整個檔案的制作大約用時幾個月，而一般的醫療設備的使用壽命通常以年為單位，從設備購入到報廢棄置歷時較長，而這些信息應當被反映在在醫療設備檔案中，然而可能發生一種情況，醫院檔案管理人員更換多次后，設備仍可繼續使用，如果這一情況未能在工作交接時處理，很有可能導致醫療設備檔案收集不完善。

2.3團隊建設不到位

醫院醫療設備檔案管理工作不能僅依靠一個人或一個部門的人員執行，而是需要多個科室、部門協同才能完成，然而檔案管理人員不一定熟悉各種醫療設備的使用和特性，各科室間聯系不緊密是一大問題。其次由于醫院人事管理的局限性，通常醫療設備檔案由專門的醫院檔案管理人員負責，其中可能缺乏熟悉各種醫療設備人員，在設備檔案管理工作中有很多不便之處。

3完善醫療設備檔案管理的路徑

3.1強化管理

需對檔案管理人員進行培訓，一方面是要強化其對醫療設備檔案管理工作的責任心，強化其檔案管理意識，另一方面是利用培訓檢驗其檔案管理工作的業務水平，從而做出更合理的人員調動，進而組建更具責任心的醫院檔案管理團隊。

同時醫院管理層人員應重視設備檔案管理工作，定期檢查或不定期抽查并建立其相應的獎懲機制，利用獎懲機制和抽查、檢查制度調動檔案管理人員的工作積極性和責任心，促使其不斷完善設備檔案管理工作的方方面面。

3.2建設團隊

醫院醫療設備檔案管理工作離不開檔案管理團隊，而先進的醫療設備檔案管理團隊不應僅僅由檔案管理人員組成，需要更多的熟悉各種設備特性的專業人員進行支持，因此醫療設備檔案管理不應僅由單一部門負責。應當建立起以檔案管理人員為核心的，全科室相協同的設備檔案管理團隊。可以在制度上規定各科室定期對本科室設備進行檢查，確認設備性能和是否需要更換等信息后報告給專門檔案管理部門，由專門的檔案管理部門記錄、收集、制成檔案并保存。這樣既能夠避免設備檔案信息收集過程中產生疏漏，同時能夠形成以科室為劃分的設備檔案管理區劃，適當減輕檔案管理人員工作量的同時提高了設備檔案收集、整理、管理的效率，進而促進醫院整體工作的發展。

3.3電子化檔案管理

傳統的檔案管理工作是基于文字書寫和紙質載體展開的，而書寫過程中難免出現差錯，且由筆墨書寫的紙質檔案材料很容易在管理過程中受潮或毀損。隨著計算機技術的不斷發展，計算機技術已廣泛應用于社會生產生活的方方面面，醫院設備檔案管理工作中也可引入計算機技術，將傳統紙質載體檔案資料轉變為電子信息檔案資料。這么做有以下三點好處：1）電子信息更容易保存，首先電子信息可存儲在各種移動設備中，不需專門的空間進行保存；其次電子信息不容易毀損，即使保存檔案資料的設備丟失或毀損，在云技術普及的今天，可將終端設備上的檔案信息上傳至云端永久保存，隨時使用隨時提取。2）更節約成本，建立電子檔案需條件較少，終端設備和人員配置即可，輸入、提取、保存等操作可由單一人員完成，并且利用計算機錄入信息較傳統手寫信息更快捷，檔案管理工作效率更高。3）檔案檢索更加方便，醫院設備檔案信息資料眾多，傳統的檔案管工作中，如果認為某項設備檔案存在缺陷，需經多層、多次檢索才可在眾多檔案文件中找到，而電子檔案的檢索具備一目了然、一步到位的特點，可在眾多檔案中直接找到需修改的內容。

參考文獻

[1]孫娟，袁華.探討當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].現代企業文化.2016 （9） ：154-155

[2]盧捷婷.醫療設備檔案管理工作存在的問題與解決策略[J].企業改革與管理.2016 （3） ：210

[3]劉慧萍.醫療檢測單位文書檔案管理中存在的問題及對策[J].醫療裝備.2017 ， 30 （1） ：86-87

[4]林濤.現階段醫療設備檔案管理的難點和加強措施分析[J].中國衛生標準管理.2017 ， 8 （7） ：15-17

[5]吳芝芝，柯大觀.淺談現階段醫療設備檔案管理的難點和加強措施分析[J].數理醫藥學雜志.2016 ， 29 （11）

[6]金路.淺談醫院醫療設備檔案管理的現狀及改進措施[J].辦公室業務.2016 （8） ：128

作者簡介

韓莉（1974-）女，先后從事辦公室、物資材料供應科的檔案資料管理工作