關于對檔案管理工作的思考

摘 要：檔案，是人類文明的載體和結晶，是社會活動的記錄和物證。它是前人傳給后人的一份寶貴遺產，是歷史留給未來的一筆無價資源。新的歷史時期，新的工作需要，如何做好檔案管理工作顯得更加重要。

關鍵詞：檔案管理 信息化 教育培訓

當今社會經濟高速發展，檔案管理作為一種知識管理的方式在社會發展中表現出來的重要性越來越明顯。面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。我認為應從以下幾個方面抓起：

一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視。如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案人員應做到如下幾點：

（一）愛崗敬業，讓領導肯定自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作是否滿意。因此，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，讓領導看到實實在在的工作效果。

（二）積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。任何工作的成功，都離不開有效的思想教育與輿論引導，檔案管理工作自然也不例外。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導重視檔案工作。

二、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理

隨著社會的不斷發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方面手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

（一）增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法，管理檔案的基本技能。簡而言之，就是要有“五心”：熱心、細心、耐心、信心、恒心。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識機構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二）掌握管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的應用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

科技發展，人才為本。做好檔案管理工作，人才同樣是基礎，是關鍵。當前從事檔案管理的人員流動性較大，檔案業務方面的針對培訓較少，業務素質和管理水平得不到提高，精通檔案工作業務、懂計算機網絡操作、熟悉檔案管理工作的復合型檔案管理人才匱乏，已經成為制約檔案管理工作發展的瓶頸，必須下大力加以解決。為了檔案信息化建設發展形勢，檔案部門要高度重視這方面專業人才的培養和保留。要采取多種形式，進一步提高檔案管理人員的專業水平和業務技能，促進檔案管理隊伍整體素質的提高。

（一）提高認識水平，強化繼續教育。發展繼續教育需要解決的問題很多。首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者，機遇與挑戰并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

（二）加強制度建設，建立運行機制。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

（三）開展綜合培訓，提高業務水平。應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。第二，要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關學科知識的補充和更新。第三，要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

（四）建立獎懲機制，細化考核監督。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎懲分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

四、結論

隨著信息社會的到來，現代科技發展的不斷進步，傳統的系統檔案管理模式面臨著越來越嚴峻的挑戰。為順應時代發展的潮流，檔案工作人員應積極地將現代信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，為促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化打下了堅實的基礎。

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作者簡介

張鋼，（1978.11），男，廣東省云浮市人，漢族，學歷：本科，單位：肇慶市人力資源和社會保障局 研究方向：科室文件檔案管理