事業單位檔案管理模式的建構和優化研究

朱小玲

摘 要：檔案管理工作是事業單位工作的重要核心內容，在其中發展中起著推動性的作用。隨著科技進步和社會發展，事業單位檔案管理工作面臨前所未有的挑戰和契機，備受社會各界廣泛關注。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；保管；檔案搜集

事業單位檔案管理工作主要是指將檔案的記載、整頓、保存等服務相加的過程。此工作環節較多且較為繁雜，大量信息的儲存能讓工作人員通過閱讀相關檔案便能獲取想要得到的信息，大大提高工作效率。然而在其發展中，不可避免會出現一些問題，只有不斷將問題優化才能進一步提高工作質量。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.管理制度只做表面功夫

事業單位檔案管理工作中最嚴重的問題就是檔案管理制度不夠健全和完善，現階段，有些企業單位缺少對檔案管理工作必要性的認識，對國家下發的《檔案管理辦法》、《檔案法》等有關法律法規沒有足夠的研究和認知，沒有根據實際情況和自身特點設立專屬本企業的管理制度。雖然有些企業及時設立相關制度，但并沒有貫徹落實，只做表面功夫。不完整的檔案管理制度也存在于事業單位中，管理制度的不健全造成檔案管理工作無法正常開展，缺少相關參照依據和落實準則，使其工作較為雜亂無章。

2.信息化程度嚴重匱乏

在科技如此突飛猛進的今天，計算機逐漸被應用到人們的生活和工作中，其能為人們提供較高效率的服務工作，檔案管理也順應形勢引入計算機技術，讓工作變得更加游刃有余。但有些事業單位中，并沒有將此技術廣泛使用，導致工作效率和質量大幅度降低，與此同時，事業單位已存在的單子文件的監管方式也比較匱乏，不能有效引用高科技信息化技術進行檔案管理工作。

二、事業單位檔案管理模式的構建和優化策略

1.健全和完善事業單位檔案管理模式

在事業單位檔案管理過程中，缺乏完善的管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。因此，應該積極構建和完善檔案管理工作機制。對于沒有構建檔案管理機制的事業單位，應該及時認識到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機制，規范檔案管理流程。同時，應該對檔案管理模式進行優化，并不斷完善檔案工作程序，提升管理效率，改掉傳統管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質量。

2.提升事業單位檔案管理的信息化程度

信息化已經成為檔案管理領域的重要發展趨勢，因此，事業單位也應該對現有的檔案管理體系進行優化升級，提升信息化管理水平。由于一些事業單位對于檔案管理工作不夠重視，因此相關的工作設備也十分陳舊，根本無法適應新時代檔案工作的需要。針對這個問題，事業單位應該專門撥付一部分資金，對檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升事業單位的檔案管理質量，在此過程中也能為事業單位節省大量的人力和時間成本，有利于事業單位整體工作效率的提高。

三、事業單位檔案規范管理內容

1. 規范檔案搜集

檔案搜集是規范管理的第一個環節。管理人員要把握好這個環節的工作，需要日常工作中常常與事業單位各部門間的同事保持良好的溝通工作，及時了解各部門的工作動態，這樣能及時做到搜集檔案。為避免搜集過程中有檔案出現遺漏，管理人員要保持細心的狀態，大范圍地進行搜集工作，對于搜集來的檔案還要及時進行梳理，將內容重要的檔案留下，不重要的檔案排除，然后將篩選后的檔案進行集中化管理。

2.規范檔案整理

搜集檔案是為了方便后期相關部門對檔案的調用。因此，整理檔案也是必不可少的工作。如果檔案整理混亂，那么后期在調用檔案過程中必然比較麻煩，工作帶來阻礙，也影響大家的工作效率。而檔案整理規范的話，后期的檔案調用工作肯定暢通無阻。因此，管理人員要保持清醒的頭腦，條理化的工作思路，對搜集而來的檔案進行整理，整理工作需包含三方面：首先是對檔案分類，其次是對檔案組合，再次是對檔案編目。

3.規范檔案鑒定和保管

事業單位在長期的工作中會不斷產生文書檔案，累積的檔案數量會越來越多。如果不進行及時地處理，就會讓管理工作越來越繁瑣，不但加重了管理人員的工作負擔，也使得相關部門在調用檔案過程中受到較多的阻礙。為了防止這類事情的發生，提升管理效率，檔案鑒定和保管工作就顯得尤為重要。管理人員需要每隔一段時間，查驗檔案的基本情況，關注每份檔案的保管期限，對于超過了保管期限的檔案，就沒有必要繼續保管，管理人員要將這類失去實際效用的檔案進行及時的銷毀工作，減輕檔案數量。

4.提高檔案管理人員的專業水平

在事業單位檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質量提升的另外一個主要原因就是管理人員的專業素質不高，因此，提高檔案管理人員的專業素質，也是構建和優化事業單位檔案管理模式的重要環節。對于事業單位來說，應該安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業人員應該具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理工作中實現不斷優化。有條件的事業單位可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，從而提升檔案管理人員的專業素質，也可以加大投入力度，從外部引進一些優秀的檔案管理人才，優化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理模式的構建和優化奠定堅實基礎。

5.加強檔案的信息化管理和服務質量。

首先，事業單位檔案管理適應時代發展需求，全面結合互聯網和資源特點，推動檔案管理的現代化發展。這就需要事業單位領導人員增加檔案管理投入力度，及時采購最為先進的現代化設備設施，為檔案管理工作從手工轉向智能提供有利基礎。其次，相關工作人員要改變理念，監管相關部門主動建立互聯網數據庫、應用科學信息技術，盡可能設立部門內部信息共享體系，提高檔案信息創建和服務質量。在這種條件下，事業單位還要加強宣傳教育工作，一方面監督有關部門為檔案管理工作給予大量緊貼單位現實、具有收集價值的資料，為單位檔案創建給予數據信息供應；另一方面強化不具有保密性檔案的使用率，讓檔案文化商品走進家庭、走進社會，讓檔案變成單位在外宣傳的媒介。

總之，檔案管理工作是事業單位的重要工作之一，應該給予足夠重視。事業單位應該不斷創新和優化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，構建健全完善的檔案管理工作機制，促進事業單位檔案管理工作質量進一步提升。

參考文獻

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