淺析如何保障檔案管理的保密性

徐靚

摘 要：保密工作是檔案管理的重要內容，檔案是否安全關系著企業信息是否會流露在外，影響了企業的競爭力，因而應當尤為重視。本文文章 首先分析了保密性工作之于檔案管理的重要性，其次從員工意識培養、管理制度建設、安全網絡構建等諸多方面，對如何提高管理工作的保密性闡述了觀點。

關鍵詞：檔案管理；保密性；安全網絡

檔案管理是企業、機關單位都關注的一項工作，管理的質量直接影響到企業、機關乃至國家的信息是否得到妥善利用，是否會面臨較高的泄露風險，尤其在信息化時代中，檔案管理受到網絡風險的沖擊，檔案的保密性也面臨著較高風險。如何確保檔案數據的保密，成為各個部門密切關注的問題。作為管理的重要內容，保密工作應常抓不懈，每個人員都應時刻保持高度警惕。

一、保密工作之于檔案管理的重要性

檔案內容記錄了企業、機關發展的點滴，是最可靠、最齊全的信息數據。在市場經濟體系中，企業之間的競爭從本質上來說就是信息、人才、資源的競爭，而信息競爭能力取決于該企業的檔案保存情況。如果企業擁有完善的檔案保存記錄，擁有豐富的檔案資源，無疑是掌握大量有用的信息，能夠在激烈的競爭市場中拔得頭籌，而那些檔案數據單薄的企業很可能被市場無情淘汰。檔案資料關系到企業、國家許多秘密事項，一旦對外泄露可能造成發展中受到威脅，因而很多企業、機關單位十分重視檔案資料的保密工作。近幾年隨著互聯網的普及，很多的檔案資料也接入到互聯網中，雖然提高了數據資料之間的互通性，但是卻無形中帶來了許多的安全隱患，因而在檔案管理的過程中，應當堅持保密性原則的前提下，根據單位和國家制定的規章制度，合法合理地使用檔案，才能保證資料的完整性與安全性。

二、檔案保密工作的具體措施

（一）增強員工培訓，提升員工保密意識

員工的保密意識是開展檔案保密管理工作的首要因素。對于檔案的管理者而言，他們的最核心任務是保證檔案數據的完整、安全，這是每個管理者的職責，因而在培養意識的時候，應刻意培養員工的職業責任感，幫助員工樹立較強的責任心和事業心。檔案管理是單位工作中的重點，因而該崗位員工的素質是開展保密工作的基礎。培訓是提高員工責任意識的重要途徑，從培訓的內容來看，應具體包括檔案管理的規章制度、檔案管理具體流程、注意事項等。從培訓頻率來看，可以一個月一次，也可以是開展專項培訓。培訓目的是讓員工了解自己工作責任和義務，掌握國家最新的法律法規，提高員工職業感和保密意識。其次應牢抓員工選拔關，適當提高檔案管理崗位的進入門檻，所選拔的管理者應熱愛該職業，勤于學習新知識，遵守法律法規，具有較高的專業素養。

（二）明確管理權限，構建網絡安全體系

在網絡時代中涌現了許多電子檔案，雖然方便了相關部門的檔案管理工作，但是在管理者也存在著許多的安全問題，比如容易遭受黑客攻擊，造成信息數據的泄露，針對這一類的風險，有必要明確每個管理者的具體權限，同時構建完善的網絡安全體系。

為了保證檔案的安全性，同時又方便需求者的查詢，應明確責任人和管理者的具體權限。首先在訪問環節上，電子系統應記錄詳細的訪客名單、信息資料、請求內容、具體操作等；其次對于不同的檔案，應確定不同的訪問權限。對涉及到單位發展內部信息的檔案資料，只能由單位工作人員查看；根據單位工作人員的級別、職責范圍，設置不同級別的檔案。

電子檔案所處環境是網絡系統，因而其安全性也會遭受許多的威脅，建立完善的網絡安全體系尤為必要。防護網可以從物理隔離與網絡隔離兩個角度出發。網絡隔離可以通過建立防火墻以及調整內網與外網之間服務器的方式，有針對性地限制某些檔案資料的互通。防火墻主要是防止外來入侵者對網絡的干預，盜竊檔案資料，主要是安裝殺毒軟件。調整服務器是阻隔了內外網之間的信息互通，避免信息的外漏。具體運作是內網電腦的工作任務固定，禁止接入到外網中。定期對內外網電腦進行維護，及時查找安全隱患。

（三）加強制度建設，建立責任追究機制

安全保密工作僅僅靠員工意識提升是遠遠不夠的，還需要建立嚴密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實際出發，結合保密的需求建立相應的制度。比如針對接收檔案，可以制定具體的接收標準；針對查閱檔案資料，可以設定查閱的制度等等。制度內容應完善，具有實際操作性。在制度建立之后，應楊哥的貫徹落實。檔案管理的負責人應定期根據制度規定，檢查每個部門的檔案管理情況，及時發現管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過程中應加大監督力度，嚴格檔案的查閱手續，禁止外來人員或者非該崗位職工復制或者拍攝檔案內容。在借閱檔案的時候，管理者應明確借閱人的借閱目的和動機，主要靠以下三個步驟：一是靠嘴。通過嘴上詢問了解利用者的查閱意圖，掌握他們的動機；二是靠眼，主要是觀察每個利用者的舉動，一旦發現可疑人員應立即詢問；三是靠手。當利用者查閱了檔案資料之后，管理者應及時整理檔案，查看是否有遺漏或者缺失。

除了制定檔案管理的具體制度，還應當建立責任追究機制，明確管理者的具體職責，同時也督促管理者和責任人提高安全警惕。以往許多單位都沒有責任追究機制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現在針對這些行為應追究責任到個人，并且做出相應的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違法制度規定私自向他人提供檔案資料或者銷毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內容；四是違反制度規定將檔案據為己有。

三、結束語

綜上檔案資料是企業、機關單位眾多資料中的核心，鑒證著單位的發展歷程，關系著單位未來的發展走向。檔案的保密性和安全性是檔案管理的目標，也是每個檔案管理者的職責所在。在單位管理中，應從制度建設、監管體系、意識培養、網絡安全體系建設等多角度完善工作，為檔案資料建立嚴密的安全網絡，以防資料的外泄和損毀。

參考文獻

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