基層事業單位文書檔案管理工作的探討

馬定濤

摘 要：現階段，隨著我國社會主義制度建設的不斷完善和國民經濟發展水平的不斷提高，我國的基層事業單位各項管理工作也在發展中逐漸完善。文書檔案收集管理工作是基層事業單位日常內部管理工作的重要組成部分，文書檔案收集管理工作的完善，是促進基層事業單位管理工作制度化、規范化的重要措施。本文首先闡述了文書檔案管理工作的相關理論基礎，進一步探究當前我國基層事業單位文書檔案管理工作存在的問題和不足，并提出了解決對策，來促進我國基層事業單位文書檔案管理工作不斷朝著現代化和信息化發展。

關鍵詞：基層事業單位；文書檔案管理；問題；措施

隨著我國社會主義建設的不斷推進，我國基層事業單位的各項工作也在不斷完善，文書檔案管理工作是基層事業單位重要的工作內容之一。文書檔案記錄著事業單位各個工作的備案，是事業單位發展演變的重要記錄憑證，因此，文書檔案管理工作對事業單位來說十分重要。隨著時代的進步和社會的發展，現代事業單位的文書檔案管理工作也在逐漸發展，由傳統管理模式下依靠人力管理的方式逐漸過渡到依靠現代信息技術進行管理。盡管如此，我國基層事業單位的文書檔案管理工作還是存在一些問題和不足，基層事業單位有其管理工作開展的局限性和特殊性，人員配備以及資金問題都是制約基層事業文書檔案管理工作完善的重要因素。

一、基層事業單位文書檔案管理工作的具體內容

文書檔案是記錄機關、團體、事業單位所從事的行政管理事物活動的重要記錄憑證，是對事業單位日常會議報告的批復、命令、決定等的文字記錄[1]。基層事業單位文書檔案管理工作主要是對文書檔案進行歸類整理、保存。文書檔案管理工作的本質就是為更好的使用文書檔案，不管是對文書檔案的分類、歸納還是保存，都是為了更好的利用文書檔案。

二、基層事業單位文書檔案管理工作存在的問題分析

（一）對文書檔案管理工作的重視程度不夠

現階段，基層單位對文書檔案管理的重要性認識不充分是阻礙文書檔案管理工作發展與完善的重要原因之一。首先，基層單位的領導階層缺少對文書檔案管理工作的重視，基層事業單位管理工作有一定的特殊性，基層事物比較繁瑣，很多領導將單位的工作重點放到處理基層問題上，沒有將文書檔案管理工作作為基層事業單位日常工作的重要內容。其次，文書檔案管理工作不能為單位的發展帶來經濟效益或者實際的盈利，基層事業單位領導存在重技術、輕檔案的的現象。再者，領導層的不重視，導致基層的文書檔案管理人員對文書檔案管理工作的積極性不高，很多重要的文書檔案沒有采用現代化的信息手段進行備份和管理，使基層文書檔案管理工作缺乏科學性。

（二）基層事業單位文書檔案管理人員的專業素質有待提高

基層事業單位的文書檔案管理工作比較復雜，因此對檔案管理工作人員的專業技能和職業素養要求比較高。但是現階段我國基層事業單位檔案管理人員的專業技能和職業素養都有待提高，很多基層事業單位的檔案管理人員是從其他崗位臨時調動的，沒有專業的文書檔案管理知識，對文書檔案的整合歸類和后期保存都知之甚少，缺乏專業的文書檔案管理知識[2]。除此之外，基層事業單位對文書檔案管理工作的不重視，導致對相關的檔案管理人員缺少專業的培訓，不能利用現代信息手段和網絡技術對文書檔案進行管理。

（三）基層事業單位文書檔案的管理技術和設備落后

利用現代信息技術和科技手段，改革傳統的文書檔案管理模式，實現對文書檔案管理的科技化和信息化，是推動文書檔案管理工作發展和完善的重要途徑。但是現階段我國基層事業單位的文書檔案管理技術和管理設備都比較落后。首先是文書檔案的保管方式仍然采用傳統的保管方式，將紙質的文書檔案歸置在統一的儲物柜力，這種存儲方式存在很大的弊端，一方面傳統的文書檔案存儲方式不利于文書檔案的分類管理，另一方面傳統的文書檔案存儲方式還存在極大的安全隱患。比如，一旦因為客觀因素使存儲檔案的建筑物發生火災等情況，就會使文書檔案付之一炬，無法找回。其次是傳統的文書檔案管理方式降低了文書檔案的使用效率，比如在需要某一個文書檔案作為憑證或者依據時，由于沒有現代化的管理方式，只能利用人力進行查找，這樣極容易導致文書檔案的丟失，也增加了檔案管理人員的工作量。

（四）基層事業單位文書檔案管理制度不健全

在現階段的基層事業單位文書檔案管理工作中，缺少科學規范的文書檔案管理制度。首先，基層事業單位在文書檔案管理方面的規章制度不健全，對文書檔案管理工作任務安排不夠細致，導致很多文書檔案管理在實際的工作中很難被落實。其次，基層事業單位現行的檔案管理規章制度不科學，導致很多檔案管理的工作效率和工作質量有待提高。

三、提高基層事業單位文書檔案管理工作的措施分析

（一）增強文書檔案管理意識，加強對文書檔案管理工作的重視

基層事業單位要加強文書檔案管理工作，首先要增強文書檔案管理工作意識，加強對文書檔案管理工作重要性的宣傳，使每一位在職人員都能夠認識文書檔案管理工作的重要性。其次，基層事業單位的領導層要改變傳統思想，加強對文書檔案管理工作的重視，將文書檔案管理工作作為基層事業單位日常工作的重要內容。再者，要將文書檔案管理工作列入到基層事業單位的年度目標考核范圍之中，切實落實好每一項文書檔案管理工作，明確每一個檔案管理工作崗位的職能和責任，從根本上提高對文書檔案管理工作的重視程度[3]。

（二）提高文書檔案管理人員的專業技能和職業素養

基層事業單位要提高文書檔案管理工作，就必須不斷提高文書檔案管理人員的專業技能和職業素養。首先，要完善基層事業單位的用人制度和招聘制度，選用具有專業檔案管理知識的人員參與檔案管理工作。其次，要提高文書檔案管理人員的工作責任心，提高其對文書檔案管理工作的重視程度和認可度，強化檔案管理人員的服務意識。除此之外，要加強對文書檔案管理人員的培訓學習，不斷充實其檔案管理知識和技能，使檔案管理人員能夠及時的學習到最新的檔案管理措施和方式。

（三）建立健全文書檔案管理體制機制

基層事業單位應該立足于自身文書檔案管理的實際情況，制定完善的文書檔案管理規章制度，將文書檔案管理工作的各項內容進行明確清晰的劃分，制定科學合理的文書檔案管理工作流程，保障文書檔案管理工作的規范性和科學性。

（四）優化文書檔案管理工作的技術和設備

基層事業單位要提高文書檔案管理工作，就要利用現代信息技術和網絡技術，實現對檔案文書的現代化和信息化管理。基層單位應該加強對文書檔案管理工作的資金支持，增添現代化的文書檔案管理設備，引進專業的文書檔案管理信息系統。另外，基層事業單位要學習先進的文書檔案管理手段，對紙質的文書檔案進行數字化的加工，利用現代信息系統加強文書檔案管理工作的規范性和可行性。

四、結論

文書檔案管理工作是基層事業單位管理工作的重要組成部分，對促進基層事業單位的發展具有重要意義。要立足于當前基層事業單位在文書檔案管理中存在的問題，不斷完善文書檔案管理體制機制，更新文書檔案管理觀念，加強對文書檔案管理工作的重視，不斷提高文書檔案管理工作的規范性和科學性，促進基層事業單位管理工作的發展和完善。

參考文獻

[1]白楊. 關于加強文書檔案收集工作的探討[A]. 《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——地方公共決策鏡鑒學術研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.

[2]張斌，高大嶺，計紅勝，韓建華，徐擁軍，張曉，李紅梅，魏扣，丁子涵. 現代企業檔案管理體制與模式研究[A]. 中國檔案學會.創新：檔案與文化強國建設——2014年檔案事業發展研究報告集[C].中國檔案學會：，2014：28.

[3]李坤云. 文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義[J]. 科技經濟市場，2015（06）：183.