失業人員檔案數字化共享管理

戴蓓

摘 要：失業人員是現在社會中待就業人群中的一部分，也是政府部門相當重視的一部分人群，做好失業人員檔案管理對于他們再就業來說，是政府部門的一項基礎性工作，這關系到失業人員后續生活的一系列問題。本篇文章分析失業人員檔案管理中存在的一些問題，并提出以數字化共享為主的管理策略，供相關人員做參考。

關鍵詞：失業人員；檔案管理；數字化

隨著社會經濟的不斷發展，許多企業或是事業單位不斷的實行改革和學習，這也導致了很多企業單位在改革的過程中不能順應時代的變化而倒閉破產，同時也造成了很多的失業人員。由于失業人員的增多，增加了勞動市場的不確定因素，提高了再就業成本，同時也增加了就業管理部門的管理難度。在市場經濟不斷發展的今天，管理好失業人員的檔案問題對控產能、調結構來說，是一項非常重要的工作，只有管理好這項工作并服務于社會，充分發揮好人力資源的調配工作，才能促進社會的良好發展。

1 當前失業人員檔案管理存在的問題

1.1 企業間移交檔案不完善

隨著企業體制的改革，失業人員檔案在交接過程中，難免會遇到一些費用成本問題。因此，部分企業不愿承擔這部分費用，導致失業人員的檔案依然存放在原單位處或是檔案臨時管理處，由于失業人員對檔案的不夠重視導致部分檔案可能丟失的現象發生。另一方面，臨時管理部門對檔案管理不夠科學，缺乏專業的管理意識和能力，造成失業人員檔案管理上的混亂。有些單位考慮到檔案管理費用問題，甚至不會接受職員檔案，這也會造成檔案管理的不科學現象。

1.2 自身對檔案不夠重視

失業人員有變動性大、流動性強的特點，使得他們對自己的檔案重視程度低，當談到工齡、保險等和自己利益相關的方面時，才意識到檔案的作用，這也嚴重影響了對失業人員檔案管理工作的開展。

1.3 對檔案缺乏科學的管理

由于部分檔案管理者的責任意識低，在檔案管理中沒有進行科學的管理和收集，這就造成對失業人員工齡計算起來比較麻煩，使得他們的檔案要求所需資料不完整。例如招工所收集的資料就不健全，勞動合同和相關手續沒有一定的連續性，有時候就勞動合同的解除都沒有合適的手續，更別說放進檔案里了；還有部分人員沒有把相關手續放到應該投放的位置，對他們失業后的一些手續辦理帶來很多問題，導致他們的合法權益受到很大的影響。從檔案管理部門來說，管理工作中的職責不清晰，這就為一些不良行為的產生提供了基礎，嚴重影響了檔案管理的不規范。對于一些檔案管理者來說，缺乏必要的檔案管理技能，不能靈活處理檔案管理過程中出現的一些問題，從而耽誤了檔案管理工作。

2 在失業人員檔案管理上的基本要求

2.1提高檔案管理人員的責任意識

社會的發展迅速，環境日新月異，使得失業人員處境復雜多變，從而增加了檔案管理工作者的管理難度，失業人員檔案信息是否健全會直接影響企業單位對人才的選拔和能力的考量，檔案信息健全的失業人員可以為企業選拔人才提供很好的依據。對失業人員檔案的管理者來說，必須要加強檔案管理的責任意識，需要從思想上重視檔案的管理，始終堅持認真、負責的管理態度。管理人員需要把檔案的管理工作納入到議事日程中，嚴格按照法律相關要求和規定進行科學的管理，完善檔案管理體制，清晰劃分檔案管理職責，以保證失業人員檔案的精細化管理。

2.2 增強個人檔案管理意識

由于部分失業人員對檔案的重視程度不夠，沒有意識到檔案對于職業工作者來說的重要性，認為檔案沒有多大作用，造成他們各自檔案信息的不完整，從而為找工作帶來一系列的麻煩。個人檔案作為一個重要的文件材料，其包含個人學歷、工作履歷和經歷等信息，對于失業人員有著非常重要的作用。失業人員在求職中涉及到五險一金等手續的辦理都需要提供檔案信息材料的。所以，失業人員必須重視檔案對于他們來說是非常重要的個人文件，日常中要做好對這方面的保護工作，注重每一段工作經歷，并且要對檔案的管理部門職責要了解。

2.3 重視檔案管理工作

現在檔案管理中缺乏科學的管理制度，需要利用現代先進科學技術促進工作規范管理。可以利用計算機數據管理和應用能力，結合到檔案管理工作中來。這樣一來可以提高檔案管理工作效率，使得檔案管理更加規范和科學，還可以降低檔案管理的工作難度。這就需要一套數據管理系統來進行檔案管理，同時也需要提高管理人員的相關操作技能和職業素養。

3 對失業人員檔案的數字化共享管理策略分析

3.1 數字化管理現狀

為了提高失業人員檔案的利用率，各個人事管理部門也都紛紛開始對檔案進行數字化管理。但就現在的人事管理部門仍然缺乏此方面的專業人才，許多的檔案專業人員不能高效利用數字化系統解決檔案管理問題，且數字化管理需要投入不少的資金添加設備。這就給管理部門帶來了人力和財力上的壓力。現在很多管理部門不重視對失業人員檔案進行數字化共享管理，造成他們的檔案信息不健全甚至出現脫節現象，不能充分利用社會各個事業單位或是企業對失業人員檔案的利用需求，在數字化管理和提供共享上存在著許多的問題。

3.2 如何實現檔案數字化共享管理

由于對于失業人員來說，他們的檔案出現信息不完整的現象較多，所以需要建立完善的檔案保護措施。首先要從檔案的源頭抓起，現在的人事檔案形成時就以計算機為主要操作的工具完成的，由于各種原因，造成檔案沒有實現紙質檔案與電子檔案并存，為了滿足數字化的發展趨勢，我們需要建立一個檔案資源共享平臺，需要由各個政府管理部門間共同搭建，以便在不同工作地實現人員就職檔案的共享。這樣一來，對于失業人員檔案的規范化管理減少了許多的不必要環節，也大大提高了檔案的管理效率個完善性。

對失業人員檔案要進行統一化管理。所有的失業人員檔案電子版信息都要圍繞著數據庫建設服務，按照統一的標準進行規范操作，達到檔案信息錄入管理規范化、應用規范化、程序規范化。堅決要避免企業或是地方單位各自為政導致數據不兼容，無法實現檔案數據共享，從而失去了檔案共享數字化管理的意義。

4 結束語

綜上所述，目前失業人員的檔案管理中出現了許多的問題，給檔案管理科學化帶來了一系列的問題，也造成了一些負面影響。但是數字化共享管理的出現很好解決了這些問題，統一數字化共享可以充分利用失業人員的檔案信息，從源頭建立檔案信息可以避免失業人員檔案信息脫節的現象，從而很好的提高失業人員檔案的管理工作，也降低了其管理難度和復雜性。同時也對管理人員提出了更高的要求，需要不斷地學習和提高管理技能，進而提高管理工作效率。

參考文獻

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