公立醫院辦公室檔案管理特征與策略探究

陳月琴

摘 要：新醫改對公立醫院提出更高的管理要求，辦公室作為公立醫院管理層級中的重要一環，急需提高管理水平，其檔案管理工作科學有否、有效與否直接影響著公立醫院的現代化管理進程。接下來就從公立醫院辦公室檔案管理特征著手，探究幾點策略，促進檔案作用的充分發揮，助力公立醫院提高管理水平。

關鍵詞：公立醫院；辦公室工作；檔案管理；特征與策略

公立醫院是中國醫療服務體系的主體，新醫改則進一步強調公立醫院的公益性，這就需要辦公室充分發揮出自己作為軸心部門的內外統籌、承上啟下、上傳下達、左右協調等重要職能，對內為公立醫院的領導與其他科室提供服務，對外聯系上級主管部門與相關職能管理部門。所以辦公室文檔具備覆蓋面廣、內容繁多、形式多樣等特征，如何利用現代信息技術手段加強辦公室檔案管理是重要課題。

一、公立醫院辦公室檔案管理特征

公立醫院辦公室檔案主要由文件資料組成，有上級主管部門下發到醫院的文件材料，涵蓋國家、省市衛計委下發的、要求公立醫院貫徹執行的一系列法律法規與條例制度等，以及其他相關管理職能部門下發到醫院的制度性文件；有以公立醫院的名義頒發的文件，涵蓋簽發稿與印制稿、重要文件修改稿等，以及公立醫院提交給上級主管部門的請示、收到的批復等；有公立醫院自行組織召開或領導參加的重要會議的照片、錄像、文件、紀要、講話等材料；也有公立醫院的工作條例、制度、章程、規劃、計劃與總結、報告等；還有重要的信件、傳真等，以及公立醫院的大事記、所獲榮譽與獎勵、年鑒等材料。公立醫院的辦公室負責處理這些文件材料，包括收發、流轉與催辦等，其中形成的具備利用價值的文件材料必須及時歸檔，其檔案管理具有幾點明顯的特征：

一是綜合性特征，因為辦公室本身就是有較強綜合性的部門，檔案來源廣泛涉及公立醫院的管理與科研等方面，工作內容豐富，文件形式較多。二是科學性特征，因為檔案管理是基于管理學與統計學等形成的一項業務，不僅要應用現代管理內容，還要為其他部門提供科學管理依據。三是系統性特征，要求公立醫院辦公室檔案人員嚴格遵循收集管理程序，并按照文件的內在聯系科學分類、有效整理，利用制度與程序規范檔案管理工作[1]。四是創新性特征，即公立醫院辦公室檔案管理正在向縮微化與數字化發展，需要檔案人員與時俱進，不斷推陳出新。

二、公立醫院辦公室檔案管理策略

（一）完善管理機制，奠定辦公室檔案管理基礎

任何單位、任何管理組織要想正常有序地開展工作，就必須依賴完善的管理機制，公立醫院的辦公室也不例外，完善建立規范科學的管理機制是加強辦公室檔案管理的重要基礎[2]。軟和硬這兩大因素則共同構成組織制度機制的兩個主要方面，軟因素強調人的作用，要求辦公室在檔案管理中要從人的實際需求出發；硬因素強調制度與規章的嚴明性，即辦公室在開展檔案管理工作時必須嚴格執行規章制度，任何人不得違反制度要求，把檔案管理納入日常管理范疇，預防檔案工作流于形式。所以在量大因素的影響下，公立醫院辦公室才能真正落實檔案管理工作，奠定辦公室檔案管理優化建設基礎。

（二）改進管理方式，突破辦公室檔案管理重點

在當今的網絡信息時代，傳統的手工檔案管理方式已經無法繼續適應公立醫院的現代化發展需要，所以辦公室需改進傳統管理方式，重視調查、整理檔案利用者的實際情況，找到重點信息，把它作為檔案管理突破口。在公立醫院辦公室檔案管理中，為加快其信息化建設進程，就需公立醫院加強信息化建設，把立卷改革、流程簡化、網絡建設與專題分類等作為辦公室檔案管理突破點，同時實現經濟效益與社會效益。當在系統錄入辦公室檔案時，則要細化到每一個工作環節，把這些檔案歸入同一個系統，有條不紊地開展檔案管理工作。為促使辦公室檔案在保存環節不被損壞，可以延續其價值，就需規范管理和歸檔電子文件的流程，促進公立醫院辦公室檔案的系統化、數字化與信息化管理。辦公室還可嘗試將業務考績檔案納入其檔案體系，把它變成檔案管理工作的一部分，彌補過去的檔案收集缺陷。在公立醫院辦公室的檔案管理中使用大量網絡、計算機與輸入輸出設備，促使檔案資料從實態轉變成虛態，實現邏輯收集，也就是信息收集。辦公室在查閱檔案、利用檔案時也可利用網絡進行查看、鏈接、下載等操作，為公立醫院開展其他工作提供便捷檔案服務。

（三）強化人員意識，提高辦公室檔案管理水平

目前，公立醫院辦公室檔案人員的檔案管理意識不夠強，這是影響檔案管理效率的一個重要因素，所以不管是公立醫院辦公室的管理者還是辦公室檔案人員都必須提高強化管理意識，管理者要積極和檔案人員建立緊密聯系，在共同努力中逐步強化檔案人員的檔案管理意識與理念，提高人員檔案服務能力，為進一步加強辦公室檔案管理提供條件。對于檔案人員的選拔必須嚴格把關，從政治素養、業務能力等方面嚴格考評，使其持證上崗，明確崗位職責，加強日常管理[3]。與此同時，辦公室檔案人員要注意提高專業能力與水平，清楚認識辦公室檔案管理的意義，明確檔案的價值，由公立醫院的領導者選擇定期聘用專業管理人員培訓辦公室檔案人員，確保檔案人員在經過培訓之后能深刻認識檔案的作用，熟練掌握檔案管理技巧。總體而言，培訓辦公室檔案人員的專業能力不但有助于提高檔案人員的素質與專業水平，還有助于提升公立醫院整體形象。辦公室檔案人員也應主動接受專業檔案管理知識培訓，堅持豐富自身檔案管理技能，更好地落實檔案管理工作，提高公立醫院辦公室檔案管理效率與水平。

三、結語

辦公室檔案管理是公立醫院穩定持續發展的重要保障，辦公室則是公立醫院的重要部門，不僅要完成自身工作，還要協調管理、傳達信息，所以業務繁雜，涉及的檔案資料很復雜，需要完善檔案管理機制，且檔案人員在檔案管理工作中要積極利用先進信息技術與手段改進檔案管理方式，強化檔案意識與專業能力的提高，從而促進公立醫院辦公室檔案管理效率與水平的提升，為推動公立醫院的現代化管理與發展進程貢獻力量。

參考文獻

[1]秦傳庫.淺議辦公室檔案管理工作的改進策略[J].經貿實踐，2016（07）：154.

[2]白小薇.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].科技展望，2016（32）：218.

[3]孫福國.醫院辦公室檔案管理工作的實踐與思考[J].辦公室業務，2017（23）：126.