“互聯網+”背景下檔案潛在用戶研究

摘 要：“互聯網+”戰略深刻影響著檔案事業的發展，改變了檔案管理的傳統模式，豐富了檔案利用的形式。在此基礎上，檔案行業應積極研究如何適應這種變化，以更好的吸引用戶，將檔案潛在用戶轉化為現實用戶，提高檔案利用率，更好的實現檔案價值。

關鍵字：互聯網+；潛在用戶；研究；轉化

我們生活在互聯網時代，互聯網正在并將繼續改變和改善我們的生活。2015年3月5日，李克強總理在兩會政府工作報告中提出了“互聯網+”的戰略規劃。同年7月1日，國務院公開發布《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》（國發[2015]40號），從國家層面明確了行動要求、重點行動、保障支持。各行業在此戰略指導下，都在積極謀劃改變，檔案行業也做了多方面的探索?？傮w來說，“互聯網+”戰略下檔案利用方面的研究成果不多，關于潛在用戶的研究更是寥寥。然而檔案信息的利用是檔案工作的終極目的，因此我們要重視檔案利用工作中檔案潛在用戶轉化的研究。尤其在“互聯網+”背景下，用戶需求、管理工具和手段都有不同程度的變化。而我們要適應這種變化，就要順勢而為，充分利用“互聯網+”帶來的便捷與快速，更高效的為用戶提供檔案利用服務，使更多的潛在用戶參與到檔案的實際利用中來。

一、檔案潛在用戶概述

（一） 檔案潛在用戶

“潛在用戶”的概念是相對于“現實用戶”提出來的，檔案潛在用戶是指，社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實上也沒有與檔案館建立聯系的這部分群體。[1]具有現實信息需要的用戶稱之為現實用戶，具有潛在信息需要的用戶稱之為潛在用戶。相對于現實用戶，潛在用戶具有數量多、潛力大的特點。[2]

（二） 檔案潛在用戶的需求

檔案潛在信息需求包括檔案潛在用戶的信息需求及檔案現實用戶未表達出來的真實的檔案信息需求，這種潛在的需求在一定引導下可變為現實的需求?；跈n案潛在用戶數量龐大的特點，從提高檔案利用的角度來說，促使潛在用戶的轉化比尋找新的檔案需求更容易獲得較大社會效益。

二、“互聯網+”背景下檔案利用要求的變化

“互聯網+”背景下，用戶檔案利用的要求發生了諸多變化，主要有：（1）時效要求高。互聯網時代，效率和速度決定成敗，因此用戶對檔案利用的時效要求更高；（2）形態多樣化。各種檔案利用終端的出現，使被利用的檔案形態多樣化。比如針對不同的系統，需要不同格式的電子文件；（3）服務主動化。互聯網環境下大信息共享平臺的出現，要求檔案資源建設更全面且質量高。傳統的被動服務方式被徹底改變，換而代之的是主動全面的搜集開發檔案資源并及時通過平臺共享，才能滿足增長且日益個性化的檔案利用需求。了解這些變化是滿足信息利用需求，最大可能的轉化檔案潛在用戶的前提。

三、“互聯網+”背景下檔案潛在用戶轉化的不利因素分析

（一）檔案服務的基礎建設參差不齊

“互聯網+”背景下，檔案工作的基礎設施要求更高，需要配備成套的檔案數字化和新形態檔案利用的相關設備設施。這些設備設施的成本一般都比較高，維護管理也需要長期的經費支持。在大多數檔案管理機構配備計算機的基礎上，還需要投入非常多的經費增加其他的設施設備。所以在經費投入不斷加大的同時，總量是供不應求的，導致了發展不平衡的情況，經濟發達地區基礎設施相對完善先進，欠發達地區建設進程緩慢，總體參差不齊。

（二）檔案人才的知識結構有待完善

一方面，歷史原因導致檔案工作者的專業知識結構、專業技能差距較大，檔案管理人才緊缺。另一方面，“互聯網+”環境下，信息形態的變化，信息內容的多樣化，外文文獻的增加，新技術新設備的應用與維護，對檔案工作者的要求更高了。原有人才并不能完全滿足需求的前提下，這種素質要求的提高，對檔案人才的培養來說是個難題。

（三）檔案資源的挖掘力度不夠深入

檔案資源基礎數量龐大，“互聯網+”深入影響檔案行業后，檔案資源的數量更加飛速增長?？傮w上來講，被挖掘利用的數量占總量的比重較小。如何廣泛發掘、深入研究這些檔案資源，對檔案價值的實現與用戶需求的滿足影響重大。

（四）相關行業的信息共享參與擴大

主要體現在參與信息共享的行業進一步擴大對市場的競爭與爭奪，圖書館、博物館、出版界、網絡媒介等都是檔案部門的競爭對手，用戶需求能在其他信息服務機構獲得滿足的機率越高，則潛在用戶流失越大。而檔案利用的程序越繁瑣，查全查準率越低，信息獨占的比例越小，檔案用戶轉而尋找其他信息服務機構獲取信息的意愿越強烈。

（五）檔案用戶的信息獲取能力欠缺

我國檔案歷史上曾長久的重藏輕用，且檔案與檔案利用的宣傳過少。導致普通百姓心理上對檔案有種距離感，認為檔案離自己生活遙遠，不想利用檔案；或無法判斷自己是否可以利用所需檔案信息，不敢利用檔案；又或者限于知識水平和檔案利用工具使用技能，不會查找檔案。在“互聯網+”的環境下，檔案管理信息化程度進一步提高，新的設備和管理模式的引進，使原本就欠缺信息獲取能力的大多數普通百姓更加望檔案而卻步。

（六）法規政策的完善更新速度緩慢

我國現有的檔案法規政策體系對于檔案利用和檔案鑒定的條款大多比較抽象，導致檔案的鑒定無法保證準確性，也就使檔案開放工作存在一系列不規范。加之檔案信息化的速度加快，檔案開放相關的安全問題、保密問題等也需要配套的具操作性的法規政策加以指引。

四、“互聯網+”背景下檔案潛在用戶的轉化路徑

（一）加大對基礎建設的投入

要加大對檔案信息服務基礎建設的資金投入，同時要注重投入的地區性公平，對于經濟不發達地區尤其要注意政策和資金的雙向扶持。對于實際建設部門，應充分利用獲得的資金投入，針對自身的不足，制定總體的規劃和切實可行的計劃，穩打穩扎、逐步實施，做好“互聯網+”下的檔案利用設施基礎準備。

（二）加強對檔案人才的培養

檔案工作以人為本，我們要高度重視這個問題，依托《關于加強和改進新形式下檔案工作的意見》與《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》等政策支持，加大對人才隊伍的培養。一是要通過系統教育加強對檔案專業人才的培養，二是要通過繼續教育完善檔案工作者的知識結構，三是要認識到“互聯網+”環境對檔案管理人才信息素質、信息能力、安全意識、保密意識方面提出的新要求，并加以培養。

（三）深入對檔案信息的挖掘

運用“互聯網+”背景下關聯規則、遺傳算法、回歸分析等信息挖掘新技術，全面深入的挖掘檔案信息的價值。同時對檔案潛在用戶的檔案利用需求和行為習慣方面進行信息搜集和研究，挖掘需求，針對性的服務，提高檔案利用的效率。

（四）提高對行業競爭的實力

要提高行業的競爭力，首先要加大檔案宣傳工作的力度，鼓勵用戶來了解檔案和檔案工作，進而在有需求時想到向檔案管理部門求助；其次要優化館藏結構，加大獨占信息的比例，只有在擁有結構合理，獨特信息數量眾多的優勢資源前提下，才能在競爭中獲得用戶的認可，爭取到更多的潛在用戶轉化為現實用戶；再有就是信息化時代檔案利用的途徑增加，互聯網、移動終端的使用，需求的多元化要求檔案服務的全面化；最后，面對競爭，要加強和相關行業的合作交流，學習他們的先進理念和成果，彌補自身的不足。除此之外，國際同行的優勢和特點也是值得拿來對比研究學習的。

（五）重視對檔案用戶的培訓

對檔案用戶的培訓要用貼近生活的方式，通過免費講座、培訓班、利用指南等形式，使用戶知道檔案的載體、類型、作用和利用方式，才能有效拉近他們與檔案的距離，產生利用需求，促使潛在用戶轉化為現實用戶。這方面可以向美國的超前宣傳、超前教育學習。美國國會于1966年通過《信息自由法案》，旨在保障美國國民充分實現利用各政府部門所藏檔案信息的權利，從20世紀70年代到90年代，又六次發布《美國公民運用信息<信息自由法案>指南》，這些指南相當于具體的實施細則?！胺ò浮迸c“指南”全面肯定了開放公開信息的原則，并使之成為現代社會的一項基本原則。美國公民從小接受這一法案的教育，據稱，在10歲左右即已開始學習。[3]這就很好的奠定了全民利用檔案的氛圍。

“互聯網+”環境下，檔案用戶的信息素質也是培訓的必要內容，還要讓用戶學會使用檔案技術設備。對于互聯網、移動終端這些便捷的檔案資源獲取途徑，也要讓用戶體驗并多加利用，對提升利用體驗，增加檔案利用效率都有幫助。

（六）加快對法規政策的修訂

對比國內相關法規政策的不夠完善，國外有很多值得我們引以學習的做法，我們可以借鑒并依據我國國情加以修訂。如《俄羅斯聯邦檔案全宗和檔案館法》規定：俄羅斯聯邦檔案全宗中含有國家機密或受法律保護的秘密的國有文件，自形成之日起滿30年，如果法律沒有再做新的規定，可以提供利用。再如法國對公布和利用的時間劃分更為具體：與司法事務有關的文件、人事案卷、個人醫療文件，從產生之日起，分別滿100年、120年、150年，方可供公民自由查閱，其他所有公共檔案的封閉期限只有30年。[4]再則，“互聯網+”環境下檔案信息安全問題、保密問題等也需盡快制定配套的具操作性的法規政策。

五、結語

在國家戰略層次的布局下，“互聯網+”必將在近年獲得更大的發展。檔案行業須要把握好新的機遇，積極全方面的發展。其中，基礎設施建設和檔案資源進一步挖掘是檔案價值充分得到利用的基礎。做好自身的建設，具備更優勢的競爭力，才能更好的將用戶從其他信息獲取渠道吸引過來，廣泛的將潛在用戶轉化為現實用戶，使檔案工作獲得廣泛的認可。

參考文獻

[1] 楊靜.檔案潛在用戶研究[D].合肥：安徽大學，2013.

[2] 范文蘭.長尾理論指導下的檔案管理實踐[J]. 檔案，2009（03）：55.

[3] [4] 朱玉媛.檔案法規學新論[M].武漢：武漢大學出版社，2004：76-77.

作者簡介

蔣旭君，女，在讀碩士，職稱館員，專業方向檔案學。