新形勢下加強文書檔案管理工作的探討

李媞

摘 要：文書檔案作為重要的記錄載體，其是對具體的工作過程和管理活動的真實反映。由于文書檔案與單位的發(fā)展和管理工作息息相關(guān)，因此需要做好文書檔案管理工作，全面提高文書檔案的管理水平，使其為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；價值；具體措施

文書檔案作為什來完成公室工作的重要組成部分，特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，電子文書檔案數(shù)量的增加，這對文書檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此在當(dāng)前新形勢下，需要通過加強文書檔案管理工作，以此來提升事業(yè)單位的執(zhí)行能力和工作效率，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要價值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

一、新形勢下文書檔案工作的重要意義

在當(dāng)新形勢下，文書檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的地位和作用更好的凸顯出來。在當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作中，資料管理是其中非常重要的內(nèi)容，其主要是針對于各個部門的單位及上級單位的“紅頭文件”、關(guān)于人事、財務(wù)及行政方面的各項合同、具體的影像資料等，文書檔案管理人員需要做好這些資料的收集和保存工作。文書檔案管理工作是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的一項管理工作，其是對單位各種信息的真實記錄，能夠為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，并為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制定工作計劃提供參考。因此需要重視文書檔案管理工作，全面提高文書檔案管理工作的效益，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要價值，為社會和事業(yè)單位發(fā)展提供重要的信息支持。

二、新形勢下文書檔案管理工作的具體措施

（一）建立文書檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，辦公自動化的普及，這也使電子文書檔案數(shù)量不斷增加，為了更好的滿足事業(yè)單位文書檔案管理工作的要求，則需要建立文書檔案管理系統(tǒng)，為文書檔案資源查詢和借閱提供一個良好的環(huán)境。而且借助于文書檔案管理系統(tǒng)，可以在短時間完成文件的生成、錄入、存儲和銷毀的整個流程，可以有效的保證文本資料的完整性和真實性。而且將文書檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)之間進行有效的銜接，實現(xiàn)自動化檔案信息系統(tǒng)，并進一步建立健全紙質(zhì)文本檔案和電子文件檔案的管理制度。采用雙套制來對文書檔案進行管理，以此來確保文書檔案信息資源的安全性，從而為市場、經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供重要的信息資源服務(wù)。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，極大促進了文書檔案管理效率的提高。在實踐過程中，單位要不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，將其與信息技術(shù)相結(jié)合。檔案部門可利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)建立文書檔案網(wǎng)站，及時上傳相關(guān)檔案信息，便于用戶通過網(wǎng)絡(luò)檢索所需資料。同時，可在網(wǎng)頁上設(shè)置電子文件自動上傳功能，便于各部門及時上傳電子文檔。然后，統(tǒng)一在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。這樣通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，極大簡化檔案收集、編輯、存儲、調(diào)用等工作程序，從而提高文書檔案管理效率。同時，提高信息化管理程度，能極大減少文書檔案人員的工作量，讓他們從繁重的手工勞動中解放出來，有時間去思考如何提高文書檔案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人為錯誤，確保檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，從而提高文書檔案的利用價值與有效利用率。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，推行特色服務(wù)

檔案工作者要逐步摒棄過去坐在家里等人上門查檔的觀念，要變被動坐等服務(wù)為積極主動上門服務(wù)。同時，要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主動與其他檔案機構(gòu)、企事業(yè)單位合作，實現(xiàn)電子檔案的互連互通，共享文書檔案資源。通過開展遠程服務(wù)，將檔案服務(wù)范圍進一步拓寬，使服務(wù)層次也更加深入。檔案管理員要堅持檔案工作服務(wù)于本單位黨政、經(jīng)營、生產(chǎn)、安全等方面的創(chuàng)新，實際上就是要將文書檔案的各項服務(wù)功能都挖掘開發(fā)出來。這要求檔案管理員要增強創(chuàng)新意識，主動拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式。對現(xiàn)有的文書檔案資源進行充分整合與開發(fā)、加工，使其成為公眾所需的優(yōu)質(zhì)檔案資料。在整理檔案的過程中檔案員可結(jié)合本單位實際情況，采用單展史、大事記匯編等方式來保存文書檔案。通過檔案來宣傳與總結(jié)本單位好的經(jīng)驗與業(yè)績，并為管理層提供決策依據(jù)。

（四）在文書檔案工作中融入風(fēng)險管理的意識

在當(dāng)前文書檔案管理工作中需要樹立風(fēng)險意識，特別是在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，存在較多的不安全隱患，因此要求檔案管理人員要通過制定具體技術(shù)措施來提高文書檔案信息的安全性和保密性。如在當(dāng)前事業(yè)單位構(gòu)建文書檔案系統(tǒng)過程中，可以在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置具體的網(wǎng)絡(luò)防護，實現(xiàn)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)隔離，即通過采用路由器技術(shù)來對一些不安全IP地址進行屏蔽。同時通過防火墻隔離模式來對網(wǎng)絡(luò)進行凈化和管理，有效的降低網(wǎng)絡(luò)中不安全因素的發(fā)生幾率，建立一個綠色、安全的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，以此來保證文書檔案信息的安全。同時還要針對不同文書檔案信息的需求來對其進行存儲，并做好備份工作，確保信息存儲的安全性和交流性。

（五）建立一支現(xiàn)代化的文書檔案管理隊伍

針對于當(dāng)前形勢下文書檔案管理工作的漏洞，相關(guān)部門要從管理人員的角度出發(fā)，通過建立相應(yīng)的規(guī)章制度，進一步明確檔案管理人員的工作職責(zé)。同時，制定嚴謹?shù)奈臅鴻n案一體化實施辦法，通過開展相應(yīng)的講座、系列知識培訓(xùn)、課程學(xué)習(xí)、實踐教育等方面。提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，確保文書檔案工作的穩(wěn)步發(fā)展。要本著“高質(zhì)量、嚴要求”的檔案管理原則，促進文書檔案管理工作隊伍的綜合水平，讓他們不但具有充足的管理經(jīng)驗，還要熟練掌握電子信息化檔案管理技術(shù)，有效的提高文書檔案管理的信息化水平。

三、結(jié)束語

文書檔案管理具有較強的政策性、專業(yè)性和保密性特點，因此要求檔案管理人員要具有責(zé)任意識和扎實的專業(yè)知識。同時各事業(yè)單位還要對文書檔案管理工作給予充分的重視，在實際工作中能夠基于多方面對其進行創(chuàng)新和優(yōu)化，充分的運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來加快推動文書檔案工作的自動化和智能化發(fā)展，全面提高文書檔案管理的質(zhì)量，使其更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻

[1]梅姣.文書檔案管理信息化建設(shè)淺談[J].資治文摘（管理版），2010（2）.

[2]劉瑩.新時期機關(guān)事業(yè)單位文書檔案的管理工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）.

[3]沈振紅.新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）.