高校檔案的數字化建設策略及網絡化應用研究

摘 要：在信息技術環境之中，高校檔案數字化、網絡化建設已經成為必然之舉，而各高校也加大了對數字化、網絡化檔案平臺的研究力度。本文將以數字化、網絡化檔案建設意義分析為切入點，對網絡化、數字化高校檔案建設策略開展深度探究，旨在提升高校檔案管理水平，保證檔案信息具有的價值可以完全發揮到高校建設與運行之中。

關鍵詞：信息技術；數字檔案；高校檔案管理；網絡技術

作為高校事業發展重要組成，檔案管理工作是對高校管理水平進行評估的主要標準之一，具有不可替代的作用與地位。在信息時代之下，高校紛紛對內部管理以及教學等方面工作進行了改革，而檔案管理工作自然也隨之發生了相應的變化。在實施網絡化以及數字化檔案建設之后，檔案管理工作落實效率得到了切實提升，檔案信息也得到了有效利用與開發，這對于高校發展而言，無疑是十分有利的。

1.推行數字化、網絡化檔案建設的意義

1.1實現高效化業務處理模式

在高校實施檔案數字化建設，可以有效提高檔案業務處理效率。主要是因為，通過推行數字化、網絡化檔案建設與管理模式，可以利用計算技術以及互聯網等技術的優勢，實現實時性信息收集與傳遞，且可以在規定允許范圍內，給予各部門一定的檔案使用與閱讀權限，可以將檔案信息具有的價值充分挖掘出來，以為高校各部門提供有效輔助【1】。同時在實施數字檔案管理模式之后，檔案管理人員只需一年上交一次信息歸類清單即可，可以有效利用網絡技術以及信息技術，完成相應數據信息傳遞與歸檔，檔案信息輸入時間得到了切實壓縮。

1.2符合時代發展需要

實施網絡化、數字化檔案管理模式，是高校檔案管理與時代發展需求接軌的直觀表現。在互聯網絡大范圍普及的今天，網絡技術以及信息技術已經融入到了民眾的日常生活之中，人們也更加習慣通過網絡進行辦公與信息獲取。所以在此背景下實施數字化建設模式，可以打破檔案管理以往地域以及時間的束縛，能夠創造出一個較為有利的檔案管理環境，檔案管理工作開展會變得更加靈活，檔案管理員可以有更多時間用于檔案管理調整與優化，進而形成良性循環，確保檔案工作可以朝理想化、智能化方向進行發展。

2.高校檔案數字化、網絡化建設策略

2.1規范檔案建設工作

對檔案建設工作進行規范，是高效實施數字化檔案建設的基礎與關鍵。管理人員要嚴格按照相應規范規定，對實物檔案展開數字化轉換與處理，并要按照有關標準，對檔案信息內容進行適當共享。管理人員需要注意，在進行檔案轉化以及儲存過程中，需要采用統一標準對各項工作開展進行嚴格要求，要實現規范化、統一化的檔案管理模式，以對最終檔案歸納完整性進行保證，確保后續數字化建設與管理工作可以順利實施【2】。

2.2加大軟件開發力度

軟件開發是保證數字化檔案建設的前提，所以各高校要在現有管理軟件的基礎上，結合自身檔案工作實際需要，有針對性的展開各項軟件開發工作。在進行軟件開發過程中，要從設計階段開始，將用戶管理檔案不確定性以及多變性考慮到其中，要保證檔案業務管理的通用性以及較強適應性，確保軟件可以在不同環境中得到有效應用【3】。同時要對軟件可拓展性以及易用性進行切實增強，要提高軟件提示引導以及容錯能力水平，并要按照高校戰略發展規劃，制定出科學化的軟件編程方案。由于筆者所在院校檔案室屬于綜合檔案室，檔案資料多以學術研究、黨群以及教學等內容為主，人事以及會計類檔案相對較少，所以在進行軟件開發過程中，要按照本校檔案室實際工作特點，加強對綜合類檔案收集、管理等功能的開發，從而更好地為高校提供服務。

2.3強化檔案信息安全

由于數字化檔案很容易出現信息泄露或者其他安全問題，所以技術人員還應加大對檔案信息安全的保護力度，要構建起較為完善的檔案信息安全保密機制，并要利用高校教育資源優勢，通過宣傳教育等方式，對管理人員安全保密意識進行強化，要真正做到職責細分，以對檔案管理系統進行切實優化。同時還要對檔案管理系統進行優化，要對檔案信息各項情況進行具體把控，并要及時對防火墻以及殺毒軟件進行升級。要通過對數據加密技術以及用戶身份驗證等技術的運用，切實提升檔案系統安全等級，以防檔案信息收到黑客或者惡意病毒的攻擊。此外還應做好實物檔案保管工作，以實現雙重保障。

2.4增加資金投入

各項建設工作開展與資金投入數額有著直接關聯，所以在進行建設時，高校還要給予該項工作足夠的資金支持，一方面要對現有信息化設施設備進行補充與更換，要及時淘汰老舊設備，以對檔案建設工作形成良好助力；另一方面要對高效化檔案網絡平臺進行構建，要確保可以通過網絡實現檔案管理、儲存以及查詢等操作，以減輕人員工作強度，確保整體工作效率可以得到有效提高。為達到這一目標，高?？梢詫n案數字化建設工作納入到日常管理工作之中，并成立專項建設經費，確保能夠真正做到?？顚Ｓ?，以為信息化檔案建設提供充足的資金支持。

3.應用

3.1構建Web服務體系

就本質而言，推行數字化檔案建設的目的，就是為了更好地為高校進行服務，所以在進行建設過程中，還要進行Web服務體系構建，要按照訪問便捷、高效的目標，合理對服務體系各個環節進行設置。由于高校檔案主要以閱讀以及查詢服務為主，而為用戶所提供的信息結構也所以網狀為主，所以在進行服務體系設置時，要對閱讀靈活性以及自由性進行保證，要確保用戶可以及時了解到各項信息。

3.2建立檔案數據庫

為達到最佳的檔案建設與管理模式，各高校不僅要通過上述手段，對檔案業務處理效率與準確度進行保證，同時還要對自身檔案信息數據庫系統進行完善。高校要按照創新精神引導，展開分布式處理模式的研究，要對多應用以及多用戶任務環境實際需求進行分析，并要按照分析結果對數據庫系統進行調整，以確保系統可以適應高校各種復雜的環境【4】。此外還要對數據庫系統相應功能進行開發，要通過對互聯工具功能進行深度開發與不斷完善的方式，結合Web技術，為使用者創造出更加方便的Web站點服務體系，從而為其提供更加優質的數據庫系統使用體驗。檔案管理部門要建立起統一的高標準多媒體數據管理體系以及全文數據庫，并要通過與其他高校進行合作的方式，實現可分享資源的有效共享，以對資源利用價值進行深度挖掘。

4 結束語

鑒于高校實施數字化、網絡化檔案建設的意義與重要性，各院校應加大對數字化檔案建設的研究力度，要結合時代發展需求以及高校綜情況，科學對檔案數據庫構建以及構建網絡服務體系等手段進行運用，確保網絡化應用可以達到最佳效果，高校檔案管理工作可以實現理想化工作模式，以對國內高校整體檔案管理、建設水平進行保障。由于時間限制，本文所述數字化檔案建設方案并不全面，只期望起到拋磚引玉的作用。

參考文獻

[1]林祝娥. 探究高校檔案信息網絡化建設的思考與對策[J]. 經營管理者， 2017（1）.

[2]李步德. 探究以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設策略[J]. 辦公室業務， 2016（9）：142-142.

[3]李萍. 數字時代高校檔案社會化服務平臺建設策略研究[J]. 蘭臺世界， 2016（17）.

[4]曹云舒. 數字化時代高校檔案管理信息化建設[J]. 經濟， 2016（11）：00191-00191.

作者簡介

馬小春，女 山東省德州市人，漢 職稱：助理館員，本科 研究方向：檔案學