事業單位人事檔案管理策略淺析

牙群亞

摘 要：人事檔案管理是每個單位入職離職不可或缺的一部分。入職前的履歷，在職期間的成功與失誤都記錄在這份檔案之中，是入職崗位、評估績效、升職長薪的依據，跟隨著就業者全部的職業生涯。作為事業單位的人事檔案就更重要，事業單位往往不止在經濟方面有著重要地位，有些事業單位更是在政治上有著一席之地。由此可見，事業單位人事檔案對于其工作人員的未來有著不容忽視的作用。如何更合理的進行事業單位人事檔案管理？如何更完美的保護事業單位人事檔案材料的完整和真實？是一個值得探索的問題。

關鍵字：事業單位；人事檔案；管理策略；市場形勢；創新

事業單位進行檔案管理首先是為了保守檔案機密；其次，是為了維護人事檔案材料完整，此外還方便檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。人事檔案進行有效保管的關鍵是建立健全保管制度。其基本內容大致為：材料歸檔；檢查核對；轉遞；保衛保密；統計。

1 嚴格規范收集、歸檔、整理工作，強化事業單位人事檔案日常管理

1.1主動進行材料收集。要確定嚴格執行檔案材料報送時限，將事業單位人員的檔案送至相關管檔處。轉入轉出人員應有相關登記記錄。

1.2嚴格進行材料歸檔。對于收集到的檔案應當核實其真實性并檢查其完整性，對于不完整的不真實的應當妥善保存并進一步完善處理，保證收集的檔案資料是真實有效的。

1.3規范進行整理續訂。在一段時間后應對零散材料進行分類、排序、編目和裝訂成卷，完成整理續訂工作，使其更加完整。整理續訂檔案時，要確保檔案的安全和完整，不得為了利益而修改內容，應當細心整理，不得丟、漏、污、損檔案。

2 認真執行查閱、借閱、轉遞制度，提升事業單位人事檔案利用水平

2.1嚴格規范人事檔案的查、借閱。事業單位人事檔案應規定明確的檔案查、借閱范圍，人員，要求和方法。一般不準予查閱。事業單位人事檔案一般不得借出使用，如遇特殊的情況必須借出使用時，需說明借閱理由并經檔案主管部門批準；借閱人員應當保證檔案的完好；無論在借閱或歸還時都應該做好登記工作，保證檔案材料的安全、完整性。

2.2嚴肅規范事業單位人事檔案轉遞。人事檔案轉入時要清點材料是否完整、真實并做好登記。人事檔案轉出時應對檔案進行整理和裝訂，保留且禁止剔除、扣留或分批轉出檔案材料。除人員調動方面的轉入轉出外，應及時報告死亡人員檔案并按相關程序作出處理。

3 明確權限，細化職責，理順事業單位檔案管理機制

3.1明確管理權限。明確各部門的管理范圍、內容，使檔案管理工作更有效地進行。

3.2細化人員職責。各事業單位都配備足夠的事業單位檔案管理人員，負責檔案的日常管理。并配備聯絡員，負責本部門及所屬單位干部人事檔案的材料收集、歸檔和整理續訂工作。干部人事檔案管理人員、聯絡員應當由城實可靠、為人正派、責任感強、具有合適學歷的中共正式黨員擔任。

4 堅持標準，嚴格要求，進一步提高干部人事檔案形成材料的質量

4.1統一用紙，印制規范。增強檔案意識和責任意識，提高干部人事檔案材料形成質量。

4.2內容真實，前后一致不得隨意更改

4.3手續正式，符合要求。不得掉頁少份、缺頭少尾，要有承辦單位的公章和形成日期，應簽名蓋章的必須簽名蓋章。歸檔人事檔案材料應存放原件，若用復印件替代，必須有規定制度內的合理事由。

5 嚴格要求、明確責任，進一步做好干部人事檔案保管工作

5.1明確人事檔案保管工作的要求。建立獨立的檔案室，集中、全面、完全獨立保管，禁止分散和隨便存放，以免丟失重要人事檔案資料，并嚴禁任何人私自保存；要完備必需物質條件。要有防盜設備、防火設備、防光、防潮、防高溫設備、清潔防蛀設備等；

5.2明確事業單位人事檔案保管工作的責任。要明確管理人員的責任，實現責任到人。有利于增強保管人員的責任意識，預防檔案材料遭到損害，也有利于材料真正被損害時追究責任。

6 加強領導，健全制度，進一步保證干部人事檔案各項工作落到實處

6.1加強領導。各管檔單位和各部門、單位要充分認識事業單位檔案管理工作的重要性，要明確分管科室、分管領導和相關的具體負責人，進一步明確責任、細化分工。把事業單位人事檔案管理工作納入重要議事日程，切實加強領導。

6.2健全制度。事業單位各部門、單位要建立健全并嚴格落實事業單位人事檔案保管制度。對于保密、檢查、核對、材料采集、遞送、鑒別歸檔、整理續訂、查借閱等方面都有明確的規定，使檔案管理的各個環節都納入到制度管理的范圍中來。發現問題，限期糾正，對因檔案材料收集不及時導致事業單位人事檔案缺失，造成嚴重后果的，將追究分管領導及檔案聯絡員責任。

6.3嚴肅紀律。事業單位人事檔案工作人員責任重大，理應合法使用自己的權利和職能，并心甘情愿的履行自己認真工作的義務。若違反組織人事紀律和保密紀律，應當按照事業單位相關法律法規進行懲處；若違反法律，應當根據相關法律條文給予懲罰。若因個人利益而銷毀、篡改檔案材料損害他人利益的，應從嚴從重處理。

7 結束語

事業單位大都是一些公益性單位、非公益性職能部門等。它雖不以盈利為目的而以為人民服務為原則，但因有國家的扶持，良好的就業前景仍讓很多人趨之若鶩。事業單位工作穩定性強、福利待遇好、就業前景更為光明，故事業單位的職位是很多求職者都想要端的“鐵飯碗”。“千軍萬馬過獨木橋”其人員調動、就業競爭也更為激烈，做好事業單位的檔案管理工作，是規范事業單位工作運行的重要前提，也是工作人員更加努力工作的保障。

參考文獻

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